Process Automation sveper över landet - om än i flera olika skepnader. Det kan vara i form av smarta verktyg som säkrar framdrift och processefterlevnad eller robotar som sköter mer rutinmässiga arbetsuppgifter åt dig. Så vad är vad och hur kan ni dra nytta av dessa tekniker?
Dessa är några av de frågorna som vi kommer försöka få rätsida på. Process Automation är som sagt inte bara en teknik - det är ett paraply som innehåller ett flertal tekniker och lösningar. Några av de tekniker som återfinns under paraplyet är Digital Process Automation (DPA), Robotic Process Automation (RPA) och de två närbesläktade teknikerna Business Process Automation (BPA) och Business Process Management. Vad kännetecknar de olika teknikerna och hur de särskiljer sig kommer vi att dyka djupare i senare. En viktig sammanhållande komponent för Process Automation är däremot att det rör sig om att effektivisera, och som namnet även säger, automatisera processer inom organisationer.
En av de viktigaste aspekterna att ta hänsyn till är såklart hur dessa tekniker kan tillämpas för att verkligen bidra med nytta. En grundregel som vi brukar säga till våra kunder är att börja smått och identifiera mindre applikationsområden som kan bidra med värde - snabbt. Ett vanligt misstag vid implementering av Process Automation är att ha ett för stort scope, för tidigt.
Digital Process Automation (DPA)
DPA har flera närbesläktade tekniker, några av dessa har vi redan nämnt ovan i form av BPM och BPA. Det ska även sägas att andra besläktade tekniker kan återfinnas inom kategorin för DPA och fungera som supporterande i olika delar av en process. Ett tydligt kännetecken för DPA är att det är en manuell process som förädlats och digitaliserats, end-to-end. Det är precis det vi hjälper våra kunder åstadkomma med hjälp av vår DPA-plattform Barium Live.
DPA handlar om att lyfta arbetet från händer och fötter genom smarta systemstöd som tillåter anställda att arbeta tvärfunktionellt mellan avdelningar. Ett tydligt ägandeskap upprättas i varje led av processen och personberoendet minskar samtidigt som informationsspridningen ökar. Kort sagt kan verktyget fungera som en "cockpit" som säkerställer framdrift och samtidigt underlättar uppföljning och monitorering.
Tekniken har ingen specifik bransch som den fungerar allra bäst för, det finns inte heller en unik utmaning som lämpar sig extra väl för DPA. Däremot träffar vi ofta kunder som har. problem med bland annat:
- Gamla eller eftersatta system
- Långa ledtider
- Missade överlämningar
- Utmaningar med mätbarhet och uppföljning
Det kan alltså vara att systemen inte längre stöder det aktuella arbetssättet till exempel. Ett system implementerades för flera år sedan, anpassat efter rådande arbetssätt. Idag kan dessa arbetssätt dock se helt annorlunda ut. Dessa rutiner och arbetssätt har implementerats i ett affärssystem som sällan erbjuder möjligheten till att snabbt byta riktning. Systemet finns kvar men antingen så används det inte eller så är det inte anpassat efter verksamhetens vardag.
Robotic Process Automation (RPA)
Det är lätt hänt att man börjar tänka på fysiska robotar som rullar runt i korridorerna likt en futuristisk Sci-fi film. Men när vi pratar RPA så handlar det istället om en speciell mjukvara som konfigureras för att automatiskt genomföra diverse skrivbordsuppgifter som normalt utförs av en människa framför en datorskärm. Se det mer som en extra kollega, men som jobbar dygnet runt och som inte kräver några raster. RPA-programvaran är tänkt att kunna arbeta i era befintliga system och har egentligen mer gemensamt med ett avancerat Excel-makro än en plåtburk.
Exempel på RPA-process:
- Öppna en mailkorg och hämta ut mail med en viss rubrik i ämnesraden
- Tolka informationen i mailet eller dess bilaga
- Hämta information ifrån en databas/Excel för att klassificera ärendet
- Scanna av användargränssnittet i ett gammalt system och automatiska klicka med musen i en speciell ruta
- Registrera ärende i ett affärssystem / ERP
- Skicka ett automatiskt mail till berörd personal
Det handlar alltså om rutinmässiga arbetsuppgifter som inte kräver någon kognitiv tankekraft. RPA fungerar bäst när det finns manuella och repetitiva arbetsuppgifter i en hög volym. Särskilt bra fungerar RPA om det därtill finns regler och logik som enkelt går att tolka för RPA-mjukvaran.
Genom att automatisera tidigare manuella moment så är det vanligt att kunna påvisa verksamhetsnytta genom förbättrad kvalitet, men framförallt reduktion av ledtid och nedlagt arbetstid.
Med det sagt finns det tydliga symbioser mellan DPA och RPA. Det vi brukar säga är att du först bör implementera DPA för att sedan börja implementera mjukvarurobotar. DPA fungerar nämligen ofta som en fundamental grund som ni sedan kan utveckla och bygga vidare på för att starta arbetet med nya tekniker såsom RPA, AI eller Machine Learning.
Var ska du börja?
Aldrig har automation eller digitalisering var lika aktuellt. Förändringar vi inte kan rå över omformar hela vår vardag och våra arbetssätt. Att en organisation kan digitalisera, eller den delens skull automatisera, hela verksamheten på några veckor är inte logiskt. För att inte skapa falska förhoppningar bland medarbetare och riskera att projektet får en negativ konnotation redan från ruta ett finns det några saker ni bör ha i åtanke.
Våra stalltips är:
- Börja i en liten skala för att sedan utvidga
- Definiera och dokumentera processen
- Involvera de som arbetar i processen
- Arbeta strukturerat och agilt - flexibilitet är viktigt
- Förklara syftet för de som är berörda
Oavsett var ni börjar är slutmålet att bli mer effektiva och att förbättra kvalitén på utfört arbete. Det handlar inte om att ersätta människor - utan att upptäcka nya, smartare, arbetssätt. Vägen till att Process Automation är inte spikrak men för att räta ut kurvorna en aning så har vi samlat ett litet axplock med länktips nedan som vi hoppas kommer väl till hands.
Mer matnyttig läsning kring Process Automation
Om du känner för att förkovra dig i mer läsning och material kring Process Automation eller närbesläktade områden har vi ett omfattande bibliotek med guider, bloggar, kundcase och mycket mer under vår kunskapsbank som du finner här.
Kunskapsbanken Din kunskapskälla för allt som rör verksamhetsutveckling och digitalisering.
Kunskapsbibliotek Förkovra dig bland e-böcker, white paper, guider & infografik.
Blogg Bli inspirerad av vår blogg om DPA, digitalisering och mycket mer.
Support Vårt dedikerade supportteam finns nära till hands för att hjälpa dig med dina supportbehov.
Process Automation Vad är det och hur kan ni tillämpa det?
Digital transformation Vad är digital transformation och hur kan du accelerera den?
Helpcenter (extern)
