<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2017-03-22 | IT

Återanvänd tidigare erfarenheter kring digitalisering

Lästid: 4 minuter

Första månaderna av året har gått i ett rasande tempo, och snart är vi inne i april där både påsk och vår står inför dörren. Det känns nästan klichéartat att upprepa budskap kring det ökande tempo i vilket omvärlden förändras, det är bara att acceptera att vi hela tiden kommer leva i en konkurrenssituation med omvärlden. Trots detta uttryck är jag fortfarande förvånad över hur lite samarbete som sker inom privat och offentlig sektor.

 

Det är inte goda exempel som saknas inom digitalisering

Ja, jag vet att det finns mängder med goda exempel av kompetensnätverk, diskussionsforum, communitys osv. Sambruk är ett gott sådant exempel, Kivos, Inera och eSam några andra. Men jag skulle vilja sticka ut hakan och påstå att detta snarare är uttryck för de positiva undantagen snarare än huvudregeln.

Nyligen hade jag ett trevligt samtal med en medarbetare vid en statlig myndighet, och som berättade hur de snart skulle påbörja ett projekt och förarbete kring att digitalisera utskick av handlingar och beslut.

Myndigheten i fråga hanterar personuppgifter, och precis som hos många andra offentliga verksamheter så krävs en rättvis, säker och effektiv hantering av ärenden. Ändock så lever kulturen av konsensus och egenbestämmande starkare än viljan och förmågan att återanvända kunskap ifrån andra myndigheter. Deras behov, säkerhetsnivå och kravbild är identisk med tiotals, om inte hundratals andra myndigheter, men ändå ska hela arbetet göras om på nytt.

Detta är tyvärr något som återkommer väldigt ofta, och i ett land där vi har 347 myndigheter och 290 kommuner så blir det ett extremt resursslöseri ifall vi ska göra om samma misstag och förarbete gång på gång.

 

Ytterligare områden där samverkan kan förbättras kring utveckling och digitalisering av processer

Första steget till utbyte av information är behovet av att skapa en gemensam modell för att definiera processer, och vad passar bättre än BPMN-ramverket som har blivit de facto standard för att beskriva verksamhetsprocesser? BPMN består av tre stycken grundsymboler, och är anpassad för att vara väldigt verksamhetsvänlig. Samtidigt så är det tydligt att ramverket är skapat för att processerna skall kunna digitaliseras och automatiseras. I en tid då vi inte längre dokumenterar för sakens skull, utan för att erhålla förmågan att kunna digitalisera verksamheten så känns det klockrent.

Ifall en kommun väljer att skapa en process enligt den här standarden, så blir det samtidigt möjligt att utbyta kunskapen med andra kommuner, utan att behöva uppfinna hjulet på nytt. Det kan handla om en ny HR-process, en inköpsprocess eller en reklamationsprocess. Med hundratals kommuner som delar samma uppdrag, och som inte står i konkurrens till varandra så borde det inte vara omöjligt att låna och dela med sig.

Jag har självklart respekt för att verksamheter väljer att organisera sig på olika sätt, att det finns självbestämmande och att mognaden runt digitalisering ligger på olika plan. Men någon gång så behövs en central samordning för att saker skall hända, annars kommer vi på efterkälken. Lyckligtvis så är jag inte ensam om att tycka detta, och det är kul att läsa hur regeringens utredare kommer med förslag om att införa ett samlat ansvar för digitalisering.

Hoppas att vi kan komma igång snart, och att ett sådant uppdrag inte enbart hamnar i knät hos ett antal större leverantörer. För då blir det vattenfallsprojekt och bortspolade skattekronor ytterligare en gång.

Tid är pengar, så glöm inte att prioritera hastigheten i de projekt ni vill genomföra. Nyfiken på hur processer går att digitalisera snabbare? Ladda ner vår guide och lär om möjligheter att digitalisera processer inom olika områden.

 

Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen