<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">

Tips för att införa ett ledningssystem som användarna älskar

Lästid: 6 minuter

Oavsett om ni eller verksamheten står inför att införa ett nytt ledningssystem för GDPR, kvalitet, miljö, informationssäkerhet eller annan regelefterlevnad så är det viktigt att ledningssystemet och dess processer ses som ett hjälpmedel och inte som ökad byråkrati och administration. Ha målet att leverera ett verktyg som lättar trycket från personalens axlar.

 

Ett ledningssystem kan innebära flera olika saker, och här vill jag förtydliga att jag utgår ifrån ett kvalitetsledningssystem - även om tipsen kommer vara generella och applicerbara även i andra områden.

Vad är ett ledningssystem?

Ett ledningssystem används för att ge riktlinjer och principer för att styra och leda verksamheten i en önskad riktning. Med hjälp av ett ledningssystem blir det möjligt att planera, leda, följa upp, kontrollera, utvärdera och förbättra verksamhetens kvalitet. Inom flera branscher och verksamhetsområden där hög kvalitet är av särskild vikt ställs krav på att det finns ett ledningssystem. Det kan handla om informationssäkerhet då bristande kvalitet kan leda till läckage av känsliga uppgifter. Eller inom vård och omsorg där bristande kvalitet kan leda till allvarliga vårdrelaterade skador.

Om vi sedan gräver vidare något mer praktiskt, hur vi faktiskt uppnår ovanstående text så har policy-skrivare och leverantörer skapat lite olika bilder av hur detta skall uppnås. Många pratar om att införa ett systematiskt kvalitetsarbete, där verksamheten jobbar i form av processer. Därefter har första steget blivit att helt enkelt upprätta ett visuellt ledningssystem där verksamheten oftast beskrivs i form av processer - och där rutiner, dokument med mera blir knutna till olika aktiviteter som skall utföras.

Redan här vill jag hävda att den visuella representationen av processer och rutinbeskrivningar inte är tillräckliga för att uppnå syftet med ledningssystem - det behövs något mer.

Involvera verksamheten vid införande av ledningssystem

Ett vanligt tips är att involvera verksamheten tidigt, och det vill jag instämma kring. Sedan är det viktigt att inte bara involvera för sakens skull, utan att ni har tänkt igenom vad syftet är.

Ibland kan ni inte ta konsensusbeslut kring allt, så möjligheten till påverkan måste ställas på en rimlig nivå. Om verksamheten har beslutat att införa exempelvis SOSFS 2011:9, ISO-27001, GDPR eller GMP måste medarbetarna förhålla sig till detta. Men då kan det vara värt att förankra det beslutet med verksamheten. Anledningen kan ibland vara rent regulatoriska krav från myndigheter, men det kan även vara att era kunder ställer dessa krav, eller export mot vissa marknader.

När ni sedan börjar titta på leverantörer av diverse olika IT-stöd för dessa standarder är det viktigt att det finns ett tydligt ägande ute i verksamheten, och att slutanvändare involveras vid sidan om superanvändare. Vi ska ha klart för oss att för majoriteten av användare  kommer ytterligare systemstöd, krav och regler uppfattas som ett merjobb. Att kunna få med slutanvändare blir därför otroligt viktigt för att få ett djupt engagemang.

Välj IT-stöd som utgår ifrån användarnas behov före den utopiska IT-strategin.

Trenden är tydlig, högre innovationstakt och verksamhetsdriven utveckling ligger högre upp på agendan än konsolidering. Det IT-avdelningen kan göra är att ställa krav på interoperabilitet, och fokus på val av standarder i så lång utsträckning som möjligt. Att verksamheten idag står för större andel av IT-spenderingen än IT-avdelningen är tydlig markering om vem som bestämmer i slutändan. Om inte verksamheten får stödet de önskar från IT, så köper de in hjälpen vid sidan om.

Så för dig som jobbar med IT, häng med och vägled verksamheten - annars blir du omsprungen.

Glöm inte bort varför - igen

Se till att bjuda in leverantörer tidigt till projektet, och fyll på med insikter och smarta idéer innan ni låser er fast vid en kravspecifikation. Allt går inte att läsa sig till på webben, var inte rädd för att träffa säljare, utmana dem och se till att dra nytta av andra kunders erfarenheter. Hur ska ni kunna skriva en framåtlutad kravspecifikation om ni inte vet vad som går att göra?

När ni fyllt på med inspiration - kolla igenom kraven igen. Behövs alla krav? Vilka är börkrav och vilka är skallkrav? Har ni kvar ert fokus på rätt ställe? Har alla kraven bäring på verksamhetens mål? Tänk på att för många krav skrämmer bort leverantörer och lämnar endast kvar större spelare och medverkar till en sämre konkurrenssituation som ni får betala dyrt för.

Vill ni se ett enkelt, lättanvänt och smidigt ledningssystem skapat med användaren i fokus? Boka in en demo idag.

 Boka din demo