Ta rygg på digitalisering för effektivare verksamhetsprocesser

Lästid: 8 minuter
  • Blogg
  • |
  • Ta rygg på digitalisering för effektivare verksamhetsprocesser

Processer ses ofta som något nödvändigt ont, något som man arbetar aktivt med under en kort period, inför en certifiering, som en följd av nya chefer eller som en del i ett förbättringsarbete. Ofta omfattar det en punktinsats som när arbetet är avslutat hamnar i en pärm eller i ett arkiv. Men det kan och borde vara mycket mer än så, i synnerhet i digitaliseringens tidevarv. Ett tidevarv som rymmer utmaningar såsom ledningens ökade krav från styrelsen, en "disruptive" marknadssituation och vad vi gör med de insikter Big Data kan ge oss.

 

"-Vi har redan kartlagt våra processer!".
"-Processer? Dom har vi i och för sig dokumenterat, men vi måste ju vara praktiska också!".
"-Vi har beslutat att det inte är en gemensam process!". "- Ja men krävs det inte att ni gör arbetet från A till Ö innan ni kan anses vara klara?". "-Det är möjligt, men vi har beslutat att det inte är en gemensam process, så det så!"

Detta exempel på några av de kommentarer som jag och mina kollegor möts av dagligen. Det är hög tid se hur digitaliseringen kan öka effektiviteten och efterlevnaden i vårt sätt att arbeta.

 

Ledningens ökade krav från styrelsen - Mer för mindre

Mer för mindre är ett begrepp som gäller inom alla organisationer och företag idag. IT skall klara av att leverera mer nytta för en närmast oförändrad budget. Verksamheten skall klara av att leverera samma saker som igår fast på ett mer effektivt sätt, gärna med förbättrad kvalitet och kundupplevelse. Ledningen får ökade krav från sin styrelse och ägare och även det under epitetet mer för mindre. Även kunderna kräver att produkterna och tjänsterna skall bli bättre, snyggare, mer funktionella o.s.v och allt till ett pris som är oförändrat eller ännu hellre lägre.

Hur skall man då klara av att leva upp till dessa förväntningar. Det finns så klart ingen universell lösning utan det är en rad olika verktyg som måste nyttjas. Ett av dessa som får ökad uppmärksamhet är digitalisering och digital transformation som bland annat inbegriper styrning och automatisering av arbetssätt.

 

I en "disruptive" marknad  gäller det att vara förändringsbar

Dagens företag och organisationer skall inte bara klara av att leverera mer för mindre. Det är minst lika viktigt att vara förändringsbar eller om man så vill anpassningsbar. Ny aktörer, leveranssätt, marknadsplatser, kundbeteende, krav från anställda och så vidare påverkar förutsättningarna för hur vi bedriver vår verksamhet. Man talar om en marknad som är "disruptive" det vill säga en marknad där förutsättningarna förändras snabbt och ibland på ett helt oförutsett vis. 

Det digitala skiftet driver på denna utveckling vilket exemplifieras genom, av vid där här laget nästan uttjatade exempel såsom Uber, Spotify och Airbnb. Att ha ordning och reda på sitt agerande, sina processer, och att snabbt kunna ändra dessa kan man ju gissa är en förutsättning för att kunna hantera konkurrensen från den typen av konkurrenter. Om man inte har bra kontroll på hur man agerar och hur man skulle vilja agera, dvs sina processer,  hur kan man då anpassa sig vid förändring? 

 

Big Data - Advanced analytics/Big Insights - Big Actions

Ett viktigt område inom digitaliseringen är det som man på allvar började tala om för några år sedan, Big Data, dvs de stora datamängder som genereras via nätet, tekniska apparater, mätutrustning, sensorer och så vidare. I första vågen var fokus på hur all denna data skulle organiseras för att tillgängliggöras. Datamängderna överträffar ju de volymer som är relevanta och ekonomiskt försvarbara att lagra på traditionellt sätt. Hadoop och andra typer av tekniker dök upp för att klara hanteringen på ett bra sätt.

Nästa steg kom helt naturligt. Om vi nu har tillgång till all denna data hur skall vi då tolka den. I vissa fall behöver den tolkas i realtid och på detaljnivå och i andra fall är trender och mönster på grupperade och generella nivåer viktigare. I de flesta fall är en kombination av dessa kanske det som har störst värde. Som svar på detta har verktygen kring "Self-Service BI", avancerad analys, prediktiv analys, Big Data Analytics mm uppstått. Allt detta i syfte att skapa bättre insikter som leder till bättre beslut i varje given beslutspunkt.

Nu börjar det bli hög tid för nästa stora område inom den digitala resan. Om vi nu skaffat oss alla dessa insikter är det inte hög tid att sätta ramar och effektivisera agerandet? Big Actions är ingen vedertagen term, ännu, men nog så viktig. Om vi hela tiden överöses med massor utav insikter som vi förväntas agera på. Ett agerande som varierar baserat på de svar insikterna ger oss. Vore det då inte bra om vi kunde få hjälp med vad vi förväntas göra beroende på insiktens utkomst. Vore det inte bra om vissa delar kunde automatiseras så att vi kunde ägna vårt fulla fokus på de saker som verkligen kräver vår uppmärksamhet. EN förutsättning för detta är att processerna som bestämmer vilka typer av åtgärder som behövs finns på plats.

 

Hur långt är ett snöre?

"-Hur långt är ett snöre?" Den frågan fick jag och min familjen vid ett tillfälle i en frågesport. Frågan ledde till en lång, bitvis intensiv, diskussion mellan oss i familjen. Naturligtvis finns inget korrekt svar på frågan men vi enades om att ett snöre skall vara så långt som det behöver vara beroende på vad det skall användas till (ett typiskt "lagom" svar).

Man skulle kunna ställa samma fråga kring en process - Hur lång skall den vara? Naturligtvis beror det på vad man vill uppnå och vad som skall vara slutresultatet. Den ökade digitaliseringen leder dock till att gränserna suddas ut mellan kund/konsument, vi som bolag, leverantörer och andra typer av intressenter. Helt plötsligt samlar vi in betydligt mer information via allt från terminaler, utrustning, klockor, bilar m.m. Information som flödar och som skapar förväntningarna på statusuppdateringar i realtid samt att eventuella förändringar annonseras snarast möjligt. Alla digitala verktyg till trots står vi oss slätt om inte processerna som skall styra hur informationen flödar och vem som skall reagera på vad och vid vilken tidpunkt finns på plats.

I de punkter ovan har jag lyft fram fenomen som uppstår i samband med eller som en konsekvens av digitalisering. I samtliga fall finns det mycket att vinna genom att ha ordning och reda på sina processer. I ett framtida blogginlägg kommer jag beskriva hur detta går till.

Du kan också läsa mer i vårt whitepaper om det du bör tänka på som IT-chef för att driva förändring.

 

Ladda ner vårt whitepaper:  Så driver du förändring!

 

Du kan även läsa mer på vår hemsida