<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2020-11-11 | DPA

Så skiljer sig Digital Process Automation (DPA) från 3 andra alternativa lösningar

Lästid: 9 minuter

Det kan ibland kännas som en djungel att navigera kring alla olika digitala verktyg som finns tillgängliga för verksamhetsutveckling. Trebokstavsförkortningar duggar tätt och det kan vara svårt att särskilja de olika teknikerna från varandra. Ändå handlar det ofta om stora investeringar i både tid och pengar så det är viktigt att valet blir rätt. 

ÄNDAMÅLET FÖR VERKSAMHETSUTVECKLINGEN AVGÖR VALET

Digitalisering inom verksamhetsutveckling ligger högt upp på agendan bland flertalet organisationer. Däremot skiljer sig behoven enormt från varandra. Den ene vill automatisera rutinmässiga arbetsmoment utan att behöva involvera människor, den andre vill skapa digitala verksamhetsstöd för hela processer - från start till slut och samtidigt nyttja den mänskliga kompetensen. Vid effektivisering av processer är det viktigt att tidigt identifiera vilket mål projektet har för att kunna välja rätt lösning.

Vid automatisering av rutinmässiga arbetsmoment utan mänsklig handpåläggning kan Robotic Process Automation (RPA) vara en ypperlig kandidat för att lösa de utmaningar verksamheten brottas med. Medan det andra exemplet med digitaliserade verksamhetsstöd från start till slut med mänsklig interaktion lämpar sig bättre för Digital Process Automation (DPA). 

Med andra ord, ingen lösning är en så kallad “silver bullet”, det finns ingen lösning som kan täcka alla behov. Det finns däremot de som enklare kan implementeras i ett ekosystem av system och tjänster. I denna blogg tänkte vi redogöra för hur just DPA skiljer sig från tre andra alternativa lösningar. 

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA)

Vi tar avstamp i RPA, en av de mer omtalade lösningarna idag. Som tidigare nämnt är RPA en enastående lösning för att minska antalet tidskrävande rutinmässiga arbetsmoment genom automatisering, till exempel repetitiva och rutinmässiga arbetsmoment, som till exempel att flytta en viss information från ett system till ett annat - klipp och klistra. RPA är kort förklarat en programmerad mjukvarurobot som utför utvalda arbetsmoment för att frigöra tid till medarbetare och kvalitetssäkra informationen som matas in i systemen.

I jämförelse med DPA är RPA allt som oftast mer resurskrävande och automatiserar enskilda aktiviteter snarare än hela processer. Det krävs väldigt många mjukvarurobotar för att skapa samma digitalisering/automatiseringsgrad som DPA där samtliga moment i processen finns samlade i en och samma plattform. 

En av utmaningarna med RPA är att mjukvaruroboten bara är så avancerad och intelligent som den är programmerad att vara. Roboten tar inga egna beslut och den gör enbart det den är tillsagd att göra. Den mänskliga kompetensen utesluts alltså. Det finns två avgörande skillnader mellan RPA och DPA.

  1. RPA optimerar enskilda aktiviteter eller uppgifter medan DPA löper genom hela processen och koordinerar människor, robotar och system. 
  2. RPA behandlar regelstyrda och repetitiva uppgifter medan DPA tar vara på mänskliga kompetenser och erfarenheter.

Sammanfattning: RPA kan vara ett utmärkt alternativ vid punktinsatser där arbetet inte kräver någon mänsklig interaktion. Det kan även fungera som ett komplement till DPA men tekniken nyttjar inte den mänskliga kompetensen. Samtidigt krävs det väldigt många mjukvarurobotar för att automatisera en hel process, vilket leder till stora investeringar och svårföränderliga verksamhetsstöd.

ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM

Ärendehanteringssystem fungerar ofta som ett stöd för supportavdelningen som öppnar och stänger ett ärende. Utmaningarna med ärendehanteringssystem uppstår oftast när målet är att förbättra processefterlevnad eller koordinera information inom en process. Detta eftersom arbetsuppgifterna allt som oftast utförs utanför själva systemet med “tickets” som mäter progress eller slutförda arbetsuppgifter. Detta medför även utmaningar till mitigera personberoendet eftersom var och en utför uppgifterna på sitt sätt. Samtidigt är det ofta utmanande att samla in information utöver aktuell status på ett ärende och se var i processen arbetet befinner sig. 

Som vi tidigare har nämnt löper DPA genom hela processen och skapar framdrift med hjälp av digitaliserade/automatiserade arbetsmoment som förser rätt person med rätt information vid rätt tillfälle. Det skapas en tydlig transparens med status i varje led av processen. Precis som vid ärendehanteringssystem visas progress i form av slutförda arbetsmoment men visualiseringen av detta blir långt större. Även om varken tid eller kostnad för implementering eller anpassning av systemet behöver vara högre. 

Två saker som är de mest avgörande skillnaderna mellan ärendehantering och DPA är:

  1. Ärendehantering kan hantera enskilda händelser i en process och markera status för om händelsen är gjord eller inte. DPA driver processen från start till slut och underlättar informationsinhämtningen som ligger grund för framtida effektiviseringsarbete. 
  2. I ett ärendehanteringssystem sker arbetet oftast utanför själva systemet vilket gör att personberoendet fortfarande finns kvar då det inte finns etablerade arbetssätt vilket i sin tur hämmar processefterlevnaden. DPA orkestrerar och koordinerar hela processen och ser till att all data finns tillgänglig i plattformen eller systemet. 

Sammanfattning: Ärendehantering kan vara ett utmärkt alternativ för till exempel en supportavdelning som öppnar och stänger ärenden. Om målet är att effektivisera och digitalisera verksamhetsprocesser kan det vara klokt att utvärdera andra alternativ. 

UTVECKLINGSPLATTFORMAR

I en utvecklingsplattform sker oftast byggdelen och exekveringsdelen i separata system. Det behöver i sig inte vara en nackdel men det bidrar till en spretig IT-miljö. Samtidigt kräver utvecklingsplattformar utvecklarkompetens, kompetens som inte alltid är enkel att finna eller för den sakens skull behålla. 

DPA å andra sidan skapar förutsättningarna för en snabbare och mer resureffektiv utveckling än utvecklingsplattformar. Ofta kan det handla om ett antal veckor snarare än månader och år innan det finns en färdig lösning på plats med hjälp av DPA-plattformar. Användarna kan ta fram nya IT-stöd, förändra och exekvera - allt i samma plattform. 

Med det sagt finns det givetvis områden som lämpar sig väl till utvecklingsplattformar. Det gäller bara att analysera alternativen och identifiera den bästa lösningen för det specifika projektet. Är till exempel tiden för att implementera eller förändra IT-stödet en viktig faktor bör valet falla på en annan lösning än utvecklingsplattformar. 

Två aspekter som skiljer utvecklingsplattformar från DPA:

  1. En DPA-plattform är långt mer resurseffektiv och snabbrörlig än utvecklingsplattformar.
  2. Det finns ett tydligare samarbete mellan IT och resten av verksamheten med en DPA-plattform. Lösningar och iterationer tas fram i samarbete mellan avdelningar för bästa resultat. 

Sammanfattning: Utvecklingsplattformar kan vara kraftfulla verktyg för att ta fram nya IT-stöd. Jämfört med DPA saknar dock utvecklingsplattformar den flexibilitet och dynamik som skapas när du snabbt kan skapa och förändra IT-stöden. För en process som är väl förankrad och inte kommer att utvecklas över tid kan utvecklingsplattformar vara ett svar. Det innefattar även de små förändringarna som krävs för att förädla en befintlig process. Är det däremot önskvärt att snabbt kunna bemöta nya utmaningar och förändringar i omvärlden, stora eller små, bör andra alternativ gå före. 

EXCEL - DEN VANLIGASTE TIDSBOVEN

Som tidigare nämnt finns det en uppsjö av lösningar och leverantörer som erbjuder smarta sätt att effektivisera verksamhetsprocesser och automatisera/digitalisera repetitiva eller monotona arbetsuppgifter. Det finns även flera lösningar till samma problem. Några av dessa har vi redogjort för ovan. Ett gemensamt symptom som återspeglar en utsatt organisation är dock ett omfattande användande av kalkylark som kompletterar bristfälliga IT-system. Excel är väldigt bra på mycket, men inte allt. Excel är förmodligen den vanligaste tidsboven i majoriteten av alla organisationer som bidrar till extrajobb, personberoende och frustration.  

Finns det ytterligare intresse av mer information har vi även skrivit en blogg om allt du behöver veta om DPA.

SAMMANFATTANDE TABELL ÖVER EGENSKAPER


jämförande tabell DPA alternativa lösningar