<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-06-07 | Digital transformering, IT

Så påverkar digitalisering dina användare

Lästid: 10 minuter
  • Blogg
  • |
  • Så påverkar digitalisering dina användare

Så påverkar digitalisering dina användare

Hänger ni på IT avdelningen med i era medarbetares digitaliseringstakt eller halkar ni efter? I dagens allt mer digitaliserade samhälle där barriären till att hantera ny teknologi blir allt lägre och yngre generationer som är uppväxta med smart phones gör sin entré på arbetsmarknaden ökar kraven på företagets IT organisation.

 

I en av Accenture nyligen gjord undersökning framgår att nästan hälften (43 procent) av de anställda i Norden upplever att deras företag kan göra mer för att dra nytta av den digitala tekniken. I samma rapport framkommer det att företagens medarbetare själva i väldigt hög grad (70 procent) proaktivt lär sig nya digitala verktyg och metoder. Man skulle med andra ord tycka att allt är frid och fröjd med tanke på alla motiverade arbetare som tar ansvar för sin vidareutveckling som sedan företaget kan dra nytta av. Det finns dock en rad utmaningar med detta.

4 riskområden för användare i framkant

Kan man verkligen se utmaningar i användare som ligger i framkant när det gäller användandet av IT och som själv tar ansvar för sin utveckling och utbildning. Svaret på den frågan är ja. Nedan följer en rad områden som det är värt att vara uppmärksam på när det gäller användare i framkant.

IT som expertfunktion

Under årtionden har IT haft den självskrivna rollen som experter kring allt som har med IT att göra. Val av teknik för arbetsplats, hårdvara, mjukvara, databaser, integrationsprinciper och så vidare har allt passerat genom IT som i de flesta fall får fatta det slutliga och avgörande beslutet. Med en ny digital generation som nu gjort sin entré in i näringslivet dyker det helt plötsligt upp medarbetare med djup kompetens runt om i verksamheten. Det är framför allt inom de nya typerna av teknologi som denna ökning finns. IT avdelningen kan med andra ord räkna med att bli utmanade och ifrågasatta av dessa kunniga medarbetare vilket stundom kan leda till viss frustration och energiläckage

 

Shadow IT

Det ligger nog nästan i den mänskliga naturen att vi försöker lösa problem när vi ställs inför dom. Hur detta yttrar sig beror naturligtvis på hur problemet yttrar sig och i vilken tidsperiod i historien vi befunnit oss, med dagens digitaliserade medarbetare kan detta få för IT avdelningen oönskade konsekvenser. Då den teknikkunninge medarbetaren behöver lösningar på ett IT relaterat problem frågar den (förhoppningsvis) fortsatt IT avdelningen i första hand. Om inte svaret blir det önskade avseende lösning men också tidsaspekten kan personen i fråga ta sakerna i egna händer. Det ökade utbudet av molnlösningar innebär att en driven medarbetare snabbt kan identifiera lämpliga lösningar på hens problem. Därefter kan hen genom ett testkonto utvärdera om lösningen/-arna avhjälper problemet för att i nästa stund tecknat en licens/ett abonemang. Detta kan leda till en närmast explosionsartad utveckling av Shadow IT.

 

Säkerhet

Vi blir allt mer digitala inte bara i vårt arbetsliv utan även i vårt privatliv och ibland kan det vara praktiskt att snabbt svara på ett privat mejl på vår arbetsdator eller vice versa. "Bring your own device" d.v.s principen där man använder sin egen utrustning i arbetet blir allt vanligare vilket ytterligare suddar ut gränserna mellan arbetet och det privata. I ett sådant sammanhang är det lätt att inse att den enskilda användaren och medarbetaren kan få svårigheter att hålla ordningen och reda på säkerhet ur alla aspekter. Vad kan man/får man öppna för bilagor i mejl och inte? Vilka appar är okej att ladda ner? Uppfyller den här molntjänsten våra säkerhetskrav och/eller kan den hota vårt ISO och CSR arbete? Ja alla dessa frågor är kanske inte det som först dyker upp i huvudet på den som sitter och försöker sköta sitt arbetet på det smartaste och mest effektiva sättet. Att det ökar säkerhetsriskerna med mer digitala användare ja det råder det nog ingen tvekan om.

 

Obalanser i kompetens 

I takt med att fler och fler arbetsplatser och fler och fler arbetsroller får större inslag av IT för att utföra sina arbetsuppgifter finns risken i att det uppstår stora skillnader i kompetens och förmågan att ta till sig det nya. Medan vissa snabbt tar till sig teknologin och lär sig dra full nytta av den kommer andra ha desto större utmaningar. Detta kan leda till frustration, känsla av otillräcklighet och i de värsta fallen leda till minskad arbetslust och sämre prestation. IT lösningar må vara hur enkla och intuitiva som helst men dom innebär alltid en förändring och som individer har vi olika svårt att hantera förändringar. Att låta bli att ta höjd för förändringsledning (Change Management) i samband med introduktion av nya It stöd är alltid förenat med risk och med en ökad digitalisering som påverkar en stor grupp användare brett i organisationen är det viktigt att skapa goda strukturer för detta. 

4 fördelar med användare i framkant

Naturligtvis finns det inte bara utmaningar med de avancerade digitala medarbetarna det finns även ett stort antal fördelar som kan frigöras om saker och ting hanteras på rätt sätt. Genom digitalisering kommer en hel del arbetsuppgifter automatiseras och det kan naturligtvis uppfattas som ett hot. Trots detta känner endast 9 % av medarbetarna oro inför ökat digitalt utnyttjande enligt Accenture undersökningen som nämns ovan.

Nedan följer några av de fördelar som kan nås.

 

IT avdelningen utmanas

Att IT avdelningen utmanas kan man naturligtvis se som något negativt men det är ingen hemlighet att de flesta av oss presterar bättre när vi utmanas och tvingas ta fram det bästa i oss. Att ha medarbetare som besitter hög kompetens inom IT kan bli en stor tillgång om dessa krafter tas till vara och om IT tar sig an utmaningen.

 

Pionjärer och försökskaniner

För inte allt för många år sedan kunde det vara utmanande att finna personer i organisationen som var beredda att agera testpersoner och försökskaniner. Ofta sågs det extra arbetet som något som inte gav något tillbaks, och till följd av en trögrörlig teknologi innebar återkopplingen man gav sällan resultat i förändrade lösningar vilket naturligtvis minskade motivationen. I dagsläget finns fler som ligger i framkant bland medarbetarna och dessa är mer positivt inställda till att bidra och dessa bidrag får i högre grad genomslag tack vara mer förändringsbar teknologi. 

Bättre beställare

Ökad kompetens bland medarbetarna gör dessa mer precisa i vad de efterfrågor och på det sättet blir man, om än mer krävande, bättre beställare. Bättre beställare får en rad positiva effekter hos IT, man får lättare att leverera då kraven är bättre uttryckta. Tydligare krav leder dessutom troligen till kortare leverans tider, färre och mindre förändringar och därigenom lägre risk och lägre kostnader.

Minskat avstånd IT - Verksamheten

 I allt för många år har IT avdelningen setts som något tillhåll för nördiga personer som kan sina saker betydligt bättre än andra, utanförstående. Inte allt för sällan har IT funktionen bidragit till att förstärka denna uppfattning t.ex genom att droppa obegripliga trebokstavsbeteckningar med jämna mellanrum och tala med ett språk avsett för de införstådda. En ökad kompetens kring det digitala torde minska avståndet mellan IT och Verksamhet vilket innebär att den energi som använts internt för att överbrygga gapet istället kan riktas mot kunder och till att utveckla verksamheten.

Ovan var några av de saker som du på IT avdelningen kan möta på eller redan har erfarenhet av.

Vill du veta mer läs gärna vårt whitepaper "Så driver du som IT-chef förändring"

 

 Ladda ner vårt whitepaper:  Så driver du förändring!

 

För ytterligare läsning se

http://www.bdlive.co.za/business/2014/01/31/tech-savvy-employees-changing-the-workplace

http://www.bdlive.co.za/business/2014/01/31/tech-savvy-employees-changing-the-workplace

Barium