<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2019-11-28 | Digital transformering

Så mycket kostar dina föråldrade system - varje år

Lästid: 6 minuter

Det är dags att agera och skapa rätt förutsättningar för din organisation! I dagens konkurrensutsatta miljö finns det få, om ens någon, som har råd att tappa 30 minuter per dag på grund av bristfälliga system. Så varför ser vi inte större krafttag för att motverka detta?

Förra veckan läste jag en intressant artikel som hänvisar till professor Bengt Sandblad vid Uppsala universitet. I artikeln belyser han tydligt de allvarliga problem som många organisationer tampas med till följd av bristfälliga IT-system.

Det kan till exempel handla om system som inte är anpassade för att samverka med varandra, ej ändamålsenliga system som inte stödjer användarna eller arbetsuppgifterna på ett bra sätt. Av artikeln framgår det att i genomsnitt en halvtimme per dag går åt till IT-strul bland dem som under merparten av sin arbetstid använder sig av olika digitala redskap. 

30 minuter kanske inte låter som mycket, men för en organisation om 100 anställda motsvarar det förlorad produktivitet motsvarande nästan 6,5 miljoner kronor per år!

Utöver den monetära aspekten handlar det även om att frigöra tid till mer värdeskapande uppgifter och ta bort den frustration som ofta uppstår till följd av undermåligt systemstöd. 

Med 20 års CFO-erfarenhet från olika bolag kan jag skriva under på att dessa utmaningar är reella, vilket har förstärkts ytterligare under mina tre år på Barium där vi dagligen stöter på kunder med liknande utmaningar. 

SLUTA KOMPENSERA FÖR UNDERMÅLIGT SYSTEMSTÖD

I Sverige har vi varit tidiga med att hoppa på digitaliseringsvågen och många organisationer har infört ett stort antal system för att lösa verksamhetskritiska uppgifter. Däremot har inte IT hunnit med att anpassa sig till en allt mer föränderlig omvärld. Många organisationer arbetar i en omfattande systemflora med föråldrade IT-system som inte är anpassade till användarna och användningssituationen.

Ofta försöker enskilda medarbetare kompensera för att IT-systemen inte fungerar som de ska genom att öka sin egen arbetsbelastning. Uppfinningsrikedomen är stor och man hittar egna genvägar för att lösa uppgiften. En inte alltför ovanlig situation vi möter är ett virrvarr av omfattande Excelfiler, långa mailslingor eller samtal fram och tillbaka  mellan kollegor för att få framdrift i en arbetsuppgift. En virvelvind av ostrukturerad information som flödar i organisationen och som givetvis är omöjlig att överblicka.

frustration


Enligt Bengt Sandblad är det vanligt att avancerade IT-system köps in utan att de verkliga behoven klarlagts ordentligt. Dessutom gör den snabba utvecklingen av informationstekniken att även nya system snabbt blir gamla om de inte har möjlighet att enkelt anpassas efter nya behov.

UTMANA GAMLA ARBETSSÄTT OCH GÅ NYA VÄGAR

Att anpassa befintliga IT-system är ofta både dyrt och tidskrävande. Men det finns alternativa smarta lösningar som snabbt och effektivt skapar en produktivare vardag. Men det handlar även om att ge dem som arbetar i verksamheten större makt och inflytande över utvecklingen av nya IT-system. Det är trots allt de som borde ansvara för förändringsarbetet med tanke på den kunskap, kompetens och förståelse de har för de verkliga behoven. Sen är givetvis IT viktiga att ha med på resan för att säkerställa exempelvis informationssäkerhet och förvaltning. 

På Barium jobbar vi dagligen med att hjälpa organisationer som upplever dessa problem. Våra lösningar utgår ofta från en orkestrerande ansats. Med det menar vi att med stöd av vår plattform BariumLive och tillsammans med verksamheten visualiserar vi det önskade arbetssättet. Slutprodukten blir en skräddarsydd applikation som effektiviserar samverkan mellan människa och befintliga system. Samtidigt säkerställs ett effektivt arbetssätt mellan olika individer och avdelningar. Vi går från kaos till ordning på bara några veckor snarare än år.  Plattformen ger vidare förutsättningar för driva iterativa och flexibla förbättringar. Detta genom att vi kan börja mäta ledtider inom organisationen och snabbt eliminera flaskhalsar som tidigare dolts i bristande transparens. Vår ansats är inte att ersätta de stora affärskritiska systemen, utan få dessa att samverka med verksamheten på ett effektivare sätt. Sen är det inte ovanligt att våra kunder kan släcka ned olika nischlösningar som introducerats för att avhjälpa ett specifikt problem när vi istället implementerar ett digitalt arbetssätt, end-to-end.

Vårt mål ligger långt bortom att hantera de direkta konsekvenserna som Bengt Sandblad pekar på. Effekten av att sammankoppla system, individer och avdelningar med hjälp av skräddarsydda affärsapplikationer ger helt andra genomloppstider, eliminerar risk för felhantering och bidrar vidare till ett starkare strukturkapital. Sedan kan inte effekten av nöjdare medarbetare underskattas som kan fokusera på värdeskapande uppgifter istället för att brottas med undermåliga system.

30-minuter-blogg


Känner du igen dig i den här problembeskrivningen och vill hjälpa din organisation att frigöra mer tid till värdeskapande arbetsuppgifter? Hör av dig till oss så kommer vi mer än gärna och presenterar hur vi kan hjälpa just er samt dela med oss av relevanta kundcase från dina branschkollegor.

 

Ladda ner "Guiden till smarta arbetssätt för verksamheten"