<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">

RPA, BPM, Low Code och Process automation

Vår faktasida om RPA, BPM, Low Code och Business Process Automation. Läs om skillnader och likheter med dessa plattformar och tekniker

 

Robotic Process Automation är på mångas läppar nu, men vad är det för något? När passar det bra, och hur förhåller sig den här tekniken med närbesläktade plattformar såsom Business Process Management (BPM), Low Code och Process Automation?

Vad är Robotic Process Automation (RPA)?

Det är lätt hänt att börja tänka på fysiska robotar som rullar runt i korridorerna och serverar kaffe á la familjen Jetsons eller Star Wars. Men när vi pratar RPA så handlar det istället om en speciell mjukvara som konfigureras för att automatiskt genomföra diverse skrivbordsuppgifter som normalt utförs av en människa framför en datorskärm. Se det mer som en extra kollega, men som jobbar dygnet runt och som inte kräver några raster. RPA-programvaran är tänkt att kunna arbeta i era befintliga system och har egentligen mer gemensamt med ett avancerat Excel-makro än en plåtburk.

Exempel på RPA-process:

  1. Öppna en mailkorg och hämta ut mail med en viss rubrik i ämnesraden
  2. Tolka informationen i mailet eller dess bilaga
  3. Hämta information ifrån en databas/Excel för att klassificera ärendet
  4. Scanna av användargränssnittet i ett gammalt system och automatiska klicka med musen i en speciell ruta
  5. Registrera ärende i ett affärssystem / ERP
  6. Skicka ett automatiskt mail till berörd personal

 

Följande är ett ganska klassiskt RPA-exempel, och det är framförallt de fetmarkerade punkterna (2 & 4) som är unikt för RPA - övriga punkter klarar de flesta workflow/BPM/Low Code/e-tjänsteplattformar av. RPA fungerar bäst när det finns manuella och repetitiva arbetsuppgifter i en hög volym. Särskilt bra fungerar RPA om det därtill finns regler och logik som enkelt går att tolka för RPA-mjukvaran. Sådana ärenden återfinnas inte sällan på outsourcade servicecenter och kundtjänstavdelningar.

Genom att automatisera tidigare manuella moment så är det vanligt att kunna påvisa verksamhetsnytta genom förbättrad kvalitet, men framförallt reduktion av ledtid och nedlagt arbetstid.

Vad är skillnaden mellan RPA och processautomatisering?

BPA, Business Process Automation (eller processautomatisering på svenska) har tillämpats aktivt i åratal, och till och med decennier. Så hur skiljer sig detta mot det nu så populariserade RPA?

Både BPA och närbesläktade BPM (som beskrivs längre ner) fokuserar på flöden, affärsprocesser och värdeskapande inom organisationen. Dessa system används helt enkelt för att skapa en struktur och IT-stöd för att supportera era unika affärsprocesser - oftast i form av skräddarsydda applikationer.  I korhet så brukar BPA tillämpas på ett specifikt flöde, exempelvis "order-to-cash", till skillnad mot BPM som oftast har en mer övergripande och holistisk bild där hela organisationen ses i form av processer och där ett BPM-projekt inte sällan har som ambition att digitalisera en stor mängd processer inom ett flertal områden. (Observera att BPM-system oftast innehåller komponenter/moduler för just BPA). 

RPA är däremot väldigt uppgiftsorienterad, och trots att namnet innehåller "process" - så handlar det snarare om en arbetscykel av uppgifter såsom knapptryckande, klipp-och-klistra snarare än support utav en affärsprocess end-to-end. RPA fungerar ofta bra för att hantera högfrekventa processer som tidigare utförts av människor, men det kan också vara så att det som egentligen behövs är en översyn av organisationens processer och arbetsflöden.

En annan skillnad handlar om att RPA inte är lika beroende av de kringliggande systemen. Det går med andra ord ”automatisera en trasig process” – eftersom man låter en mjukvarurobot göra det arbete som idag sköts manuellt. Om det finns stora volymer av ärenden så blir det snabbt lönsamt att låta en mjukvarurobot utföra arbetet i stället för en människa. 

Processautomatisering brukar å andra sidan handla om att strukturera upp processen och se till att den bli optimerad innan den automatiseras. Den här approachen är något mer ambitiös, och kräver också ett mer genomtänkt angreppssätt då den kan innehålla förändringsledning och införande av nya arbetssätt och system. Valet av metod beror helt på den art av ärenden eller process som avses - men pratar vi digital transformation så är vår syn att det handlar om att förädla processerna samtidigt som de också automatiseras.

RPA-v-BPA(Bilden kommer från Basware)

Om vi kikar på bilden så ser vi hur RPA kan ses som grädden på moset när det gäller automatisering av affärsprocesser (högra stapeln). Vad som oftast behövs är ett rejält lyft kring organisationens allmänna automatisering och digitalisering, varpå de största vinsterna kan uppstå.

 

RPA vs BPM

BPM, eller Business Process Management är en närstående kusin till RPA. Men BPM handlar inte enbart om mjukvara, utan handlar likväl om ett synsätt att processorientera verksamheten och att optimera flöden. BPM kan ses som en förälder eller ett paraply till Business Process Automation, då BPM förutom teknik även innehåller en managementdisciplin kring hur processer och verksamheter skall organiseras. Det kan exempelvis handla om att införa ett ”utifrån-och-in” synsätt, samt att minska antalet onödiga interaktionsmoment med en kund.

RPA-leverantören UiPath gör en fyndig (men aningen överdriven) anekdot på temat, tänk er följande scenario om självkörande bilar:

En BPM-approach skulle förespråka att vi bygger ett lager med ny väg ovanpå befintligt vägnät som är designade för nya former av självkörande bilar och som inte begränsas av gamla synder (lite som snabbtågs-diskussionen i Sverige). Samtidigt kommer det nya vägnätet dela standarder och kompatibilitet med det gamla vägnätet för att uppnå interoperabilitet.
Ett RPA-synsätt skulle istället innebära att vi nyttjar robotar för att köra våra befintliga bilar på våra gamla asfaltsvägar precis som en människa skulle göra. Automatisering, men ingen direkt transformation.

Thomas Wennersten, IT-chef i Trollhättans stad gör istället en liknelse mellan RPA och robotar som gräver med spadar på en byggarbetsplats. Visst skulle effektiviteten öka om robotar grävde med spadar istället för människor - de skulle aldrig vara sjuka, hamna i konflikter eller behöva pauser. Men detta innebär att teknikutvecklingen bygger på obsolet teknik (i detta fallet spadar). För att verkligen skapa digitalisering och transformation så är det kanske en grävskopa som behövs?

Ibland fungerar RPA bäst, ibland BPM bäst - men allra oftast i en kombination. Det viktiga handlar om att veta när man skall använda vilken metod för vilken utmaning. 

Går det använda BPM för RPA?

Ja, absolut. I de allra flesta fallen som RPA har tillämpats inom både privat och offentlig sektor så hade en BPM-plattform med emkelhet kunnat användas för att automatisera processen. RPA har blivit otroligt populariserat vilket lett till en stor efterfrågan, även om många kunder hade kunnat använda sin befintliga BPM-plattform för att automatisera flödet.

När vi tittar på liknelsen i avsnittet ovan, så kan vi samtidigt konstatera att även moderna BPM-plattformar kan samexistera och öka värdet av befintliga system. Inte sällan som ett koordineringslager som integrerar och koordinerar med alla system. Exempelvis kan ett ärende komma in via en e-tjänsteplattform, knuffas in i ett BPM-system, handläggas automatiskt, generera en faktura i ekonomisystemet, samt uppdatera kontaktdatabasen med den nya informationen. Detta är bröd-och-smör för BPM, och har varit så i tiotals år. 

Low Code vs RPA 

Low Code plattformar har precis som RPA blivit väldigt populärt under senare tid. Low Code plattformar gör det möjligt för både systemutvecklare och verksamhetsutvecklare att skapa skräddarsydda applikationer åt sin verksamhet med hjälp av drag-och-släpp och visuella verktyg. Detta gör det möjligt att driva digitalisering i en högre takt då det varken krävs kod, programmering eller långa projekt för att automatisera processer och arbetsflöden inom verksamheten.

En del leverantörer av Low Code har sina rötter inom BPM - och utgår därför från verksamhetens processer när applikationer tas fram. Oftast genom att processmodeller får agera "skelett" för hur applikationen kommer fungera. Genom att använda standardiserade ramverk för processmodellering (exempelvis BPMN) så kan en processmotor tolka de uppritade symbolerna och därefter skapa en applikation av den uppritade processmodellen.

Om vi tittar på liknelsen tidigare om att BPM är ett slags lager av vägnät som läggs ovanpå befintliga system - så kan vi konstatera att en Low Code plattform gör det möjligt att skapa detta lager med minimalt av arbetsinsats och utan att behöva riva upp gammal infrastruktur. Low Code bygger ett snabbspår med hjälp av färdiga moduler vilket kortar ner time-to-market avsevärt.

Så om vi fortsätter med liknelsen om snabbspår och tittar på bilden ovan kan vi konstatera att Low Code kan bygga upp era nya processer och applikationer jättesnabbt, och ett RPA-system kan läggas på toppen ovanpå för att köra de nya fina snabbtågen med en robot istället för människa. RPA minskar arbetstid på ett givet arbetsmoment, medans Low Code och BPM minskar ledtiden i en hel process.

Vilket alternativ är bäst för dig?

Som vi ser det så finns det inga motsättningar mellan exempelvis BPM, Process Automation och RPA – och i många fall så har leverantörer redan teamat upp för att erbjuda kunderna en helhet. Om ni ska in i ett RPA-projekt så kommer det underlätta ifall ni modellerar upp era affärsprocesser i ett modelleringsverktyg, och skapar ett skräddarsytt handläggningsstöd som RPA-mjukvaran kan jobba i.

Om ni å andra sidan redan använt BPM för att skapa skräddarsydda applikationer – så kan ni lyfta dessa till en ny nivå genom att använda RPA för att få bort de resterande manuella momenten. Exempelvis för att stansa och skyffla data mellan olika system, eller för att hantera vissa legacy-produkter med dåliga integrationsgränssnitt.

Oavsett approach, så hoppas jag att ni uppskattar inlägget och når framgångar med era initiativ. Vill ni lära er mer om BPM, Process Automation och hur dessa kan samverka med RPA så får ni gärna boka in en demo med oss så berättar vi mer.

Boka demo av Barium Live  

Här kan du läsa mer :

 

 

 

 

 

Fredrik Selander | 2017-02-21

Processporr för digitala verksamhetsutvecklare

  Med risk för klagomål om oetisk språkbruk i kommersiellt syfte så vill jag dela med mig av en liten historia som utspelades på en workshop [...]

4 min
BPM
Fredrik Selander | 2017-01-31

Verktyget du behöver för att proaktivt förbättra verksamheten

Visst låter det klyschigt, ett verktyg för att proaktivt förbättra verksamheten. Men sanningen är att de flesta verktyg och IT-stöd oftast ä [...]

5 min
BPM
Fredrik Selander | 2017-01-17

Verktyg för verksamhetsutvecklare - Bli hjälte på kontoret

Verksamhetsutvecklare, vilket drömjobb! Att få utveckla och förbättra verksamheter, vem vill inte det? Men vem är verksamhetsutvecklaren och [...]

4 min
BPM
Håkan Strömbeck | 2017-01-03

4 saker att beakta när man skall optimera IT-miljön för ökad förändringstakt

  Att bygga och köpa lösningar som är kostnadseffektiva har under flera årtionden varit IT avdelningens huvudsakliga fokus. Naturligtvis har [...]

8 min
BPM, IT
Håkan Strömbeck | 2016-12-27

Dagen D är kommen för manuella processer i verksamheten!

I decennier har vi haft en rad IT system och lösningar på plats för att underlätta vårt dagliga arbete. Dessa lösningar har utvecklats och f [...]

8 min
BPM
Håkan Strömbeck | 2016-11-29

Hur säkerställer du en effektiv upphandling av BPM-system

Är det något som skiljer en upphandling av ett BPM system jämfört med upphandling av andra lösningar? Naturligtvis finns det en rad frågestä [...]

8 min
BPM, IT, Digital transformering