<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-08-02 | HR

Så kan IT-chefen processoptimera inom HR

Lästid: 8 minuter
  • Blogg
  • |
  • Så kan IT-chefen processoptimera inom HR

post-it-lappar-hr.jpg

Skrivbordet börjar fyllas med post-it lappar bestående av To-Do’s, en kollega/chef går förbi och ger en blänkare om något man inte får glömma, berget på min ”to-do-lista” bara växer. För att skapa någon form av struktur flyttar jag hanterade arbetsuppgifter till höger på skrivbordet och på så sätt tar jag mig igenom dagen. Jag skapar en Excellista för att hålla koll på vad som ska göras, vem i teamet som gör vad och när de har sin deadline, jag har flera sådana listor. I mitt organiserade kaos har jag trots allt så pass bra koll att vi tar oss i mål den här gången också, det var dock inte smärtfritt.

Det är dags att lyfta blicken.   

Få kontroll på alla aktiviteter 

Många av de kunder som jag har hjälpt med deras HR-processer har ofta uttryckt att de behöver ”få koll på saker”. Det finns en stor frustration över att ha dålig överblick över pågående arbetsuppgifter, kontroll och styrning av deadlines eller det ständiga jagandet efter information via mail. Den dåliga kontrollen gör i slutändan att processen tar lång tid från start till slut. En trögjobbad process som skapar frustration är ett klockrent utgångsläge för processoptimering. 

I en process som Introduktion av nyanställd behöver arbetsuppgifter fördelas till en rad olika individer som ser till så att den nyanställda har allt den behöver för att komma igång på sin nya arbetsplats. Det är många blanketter som ska fyllas i och ofta frågar blanketterna efter samma information. Blanketterna lämnas till personer som behöver information om den nyanställda för att kunna skapa accesser i olika system eller för att boka in utbildningar med mera. Hur fungerar det hos er idag? Vandrar blanketterna runt mellan olika skrivbord eller via mail? 

Dålig överblick över pågående arbetsuppgifter

"Vilka system ska den nyanställda arbeta i? Vem är det som ger access till system X? Är det klart än? Har en ny dator köpts in åt den nyanställda? När börjar han/hon?"
De här frågorna känner du säkert igen och denna förvirring över arbetsuppgifter kan skapa stress hos involverade personer i introduktionsprocessen. Finns det oklarheter kring när den nyanställda ska komma och om det saknas access till olika system som den nyanställda ska ha tillgång till kan det dröja veckor innan personen i fråga blir produktiv.

Jag har exempelvis träffat kunder där nyanställda inte har access till rätt system vilket gör att de istället lånar sin kollegas inloggningsuppgifter för att kunna slutföra sina arbetsuppgifter. Detta är en risk mot både informationssäkerhet och spårbarhet. 

 

Kontroll och styrning av deadlines

Många arbetsuppgifter är beroende av en deadline, X antal veckor i förväg måste en dator beställas för att finnas på plats den första arbetsdagen. Utbidningar ska bokas in, passerkort ska beställas, parkeringstillstånd ska fixas m.m. det är kort sagt ett spindelnät av aktiviteter som ska koordineras. Det är skönt att kunna bocka av arbetsuppgifter en efter en på en lista, detta ger i alla fall mig en känsla av lugn och jag kan lätta lite på stressen.

checklist.jpg

Som nyanställd har man ofta en bild av hur det kommer vara att komma till en tjänst som man längtat efter, och en arbetsplats som man sett fram emot att få vara en del av. Denna bild kan ganska snabbt raseras under den första arbetsdagen. Det första intrycket bör vara positivt och ge den nyanställda en tillfredsställande känsla av att han/hon kommit till en arbetsplats som har koll och där de får saker gjorda. 

Information via mail

Trots att det idag finns mängder med HR-system, både på marknaden och hos kunder så är det ändå
e-post och excellistor som är de mest använda arbetsredskapen. De är lätta att tillgå och att använda men de medför en del utmaningar: 

  • Personberoende - uppgifter skickas till individer istället för grupper
  • Mail/dokument försvinner - När mail försvinner eller missas så saknas möjligheten att få påminnelser
  • Ingen tydlig uppföljning - även om mailen lägger sig som en kommunikationstråd i din inkorg så är det trots allt svårt att följa upp om arbetsuppgifterna verkligen blivit utförda
  • Ingen tydlig överblick  - i mailkorgen är det svårt att få en överblick över arbetsuppgifter som behöver utföras

 

Processen tar lång tid från start till slut

Tid är verkligen pengar, en arbetsdag utan rätt redskap är en icke produktiv dag. På samma sätt är en dag med access till system som man inte längre ska ha access till, en säkerhetsrisk. 

Om vi vänder på introduktionsprocessen är det minst lika viktigt att arbetsuppgifter görs i rätt ordning och i rätt tid vid avslut av anställning. Fundera på om ni i dagsläget har en person som nyligen slutat och som kanske fortfarande har access till något system?

Processen har en deadline, när individen lämnar arbetsplatsen ska alla aktiviteter ha genomförts. Passerkort ska lämnas tillbaka, accesser ska avslutas, dator ska återlämnas och ominstalleras, arbetsintyg ska skrivas och vi ska tacka av personen. Vi ska kort sagt avsluta och förbereda för att en ny person ska ta vid. 

Visst vore det bra om alla processer och rutiner fanns väldokumenterade i ett användarvänligt system?

Fyrstegs-guiden för processoptimering 

När du bestämt dig för att lyfta blicken och ta företagets arbetsrutiner till ett nytt steg börjar du med att;

  1. Rita upp processen som du vill få bättre koll på. Genom processmodellering kan du bestämma hur du vill att arbetssättet ska fungera. Med hjälp av processen kan du standardisera arbetsuppgifter så att alla arbetar på samma sätt med exempelvis introduktion av nyanställda.

  2. Sök efter ett systemstöd som ser till så att det standardiserade arbetssättet faktiskt efterlevs.

  3. Förankra arbetssättet hos berörda grupper för att undvika toppstyrning. Genom att kommunicera
    förändringsarbetet och utbilda i det nya arbetssättet skapar du en känsla av tillhörighet vilket tidigt kan råda bot på eventuellt motstånd.

  4. Utse en till två personer som är ansvariga för att driva förbättringsarbetet framåt.

 

Klicka på knappen nedan för att ladda ner en guide med exempel på digitala processer från HR-avdelningen eller spana in våra lösningar på hemsidan.

 

Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen