<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2019-12-03 | RPA, DPA, Automatisering

Nyckelfaktorerna för att lyckas med automatisering

Lästid: 5 minuter

Digitaliseringsvågen som sköljer över världen har förändrat hur företag och organisationer bedriver sin verksamhet. Vi vet inte hur omvärlden kommer att förändras, men vi vet att det kommer se annorlunda ut. En nyckelfaktor för att lyckas ligger därför i förändring - och anpassningsförmåga. 

Det finns mängder med organisationer som blöder tid på grund av gamla, för många eller inte ändamålsenliga system. Ungefär en halvtimme per anställd går åt till IT-strul varje dag. Det resulterar i ungefär en arbetsdag i månaden eller ett antal veckor per år! I det konkurrensutsatta klimatet vi lever i idag är det nog få organisationer som känner att de har ett antal veckor att avvara. Speciellt som dessa system finns till för att stötta verksamheten, inte tvärtom. 

Därför står automatisering och robotar ofta högt upp på agendan i ett led att förbättra, effektivisera och framtidssäkra arbetssättet. Ofta efterföljs dessa begrepp av orden “digitalisering” eller “digital transformation”. En förutsättning för att börja implementera Robotic Process Automation (RPA), eller andra verktyg för att digitalisera, är att rätt grundstenar finns på plats.

Robotar kan hjälpa oss med massor av saker idag, men de kan tyvärr (eller som tur är) inte göra allt.

VANLIGA MISSUPPFATTNINGAR KRING RPA:

  1. “RPA förbättrar arbetsflöden”. RPA hjälper till med att automatisera arbetsflöden - inte förbättra. Det säger sig självt men att automatisera en bristfällig process kommer inte att effektivisera verksamheten. 
  2. “RPA kan identifiera avvikelser”. Ett krav för en lämplig kandidat att robotisera är att processen har tydliga regler. RPA kommer inte höja på ögonbrynen för en avvikelse - tvärtom. Den kommer plöja på tills dess att uppgiften är slutförd. 
  3. ”RPA är flexibelt och kan anpassas allt eftersom våra arbetssätt förändras”. Tvärtom kan RPA vara relativt låst och oemottaglig till förändringar, även små sådana. Vi människor kan anpassa till förändringar som är så små att vi inte ens reflekterar över det. En programmerad robot är inte lika öppen för den typen av förändringar. 

OMRÅDEN DÄR RPA OCH DPA FUNGERAR VÄLDIGT BRA IHOP:

  1. Om det finns delar av ett arbetsflöde som innefattar uppgifter som alltid ser likadana ut. Till exempel att data ska transporteras från ett område till ett annat bidrar RPA med enormt mycket värde då det inte längre krävs att en människa ska klippa och klistra. Dessutom accelererar ni takten i vilken uppgifter blir gjorda. En flexibel DPA-plattform integrerar oftast till en RPA-lösning med enkelhet. 
  2. RPA kan som sagt spara tid i form av att ha en robot som sköter mer administrativa uppgifter. Istället kan ni fokusera på värdeskapande uppgifter. Däremot saknas det viss översikt av vad roboten gör - där kan en DPA-plattform bidra med transparens och uppföljning. 
  3. RPA och DPA har ett gemensamt mål, få verksamheten att arbeta smartare, spara tid på administrativa uppgifter och att verksamheten kan fokusera på det som skapar värde för organisationen. Tillsammans finns det oändligt med möjligheter. Det gäller bara att identifiera dessa!

En bra startgrop kan därför vara Digital Process Automation (DPA) som är väldigt kompetent när det kommer till att se över arbetsflöden och digitalisera dessa - end-to-end. En av hörnstenarna med DPA är att det är ett kontinuerligt arbete. Bara för att en process har digitaliserats är inte arbetet över. Via iterationer sker det ett fortlöpande förbättringsarbete. 

TVÄRFUNKTIONELLA ARBETSSÄTT

En annan aspekt som DPA kan hjälpa till med är det tvärfunktionella arbetssättet. Ett fundament av broar byggs mellan avdelningar och skapar synergier och möjliggör en effektiv och friktionsfri samverkan. Istället för det traditionella silo-tänket där en avdelning är specialister på sitt område och arbetar på sin kammare - utan att ta hänsyn till resterande delar av organisationen. I vår senaste guide, "Guiden till smarta arbetssätt för verksamheten", belyser vi just skillnaderna mellan dessa typer av organisationer, de processorienterade organisationer mot de traditionella. Ni kommer även, via ett test, kunna avgöra vilken kategori ni faller under. 

ladda ner guiden för smarta arbetssätt för verksamheten2

Så för att cirkulera tillbaka till förändring. En förutsättning för att samtliga i organisationen ska kunna arbeta på ett effektivt och agilt sätt är att de har rätt verktyg på plats. Se till att välja ett flexibelt verktyg som tillåter er att förändra era arbetssätt allteftersom ni förändras. Med det sagt finns även ett behov av att stötta verksamheten och hur den ser ut i dagsläget och frigöra tid från rutinmässiga arbetsuppgifter.