2017-11-21 | public sector

Norrtälje Kommun - digitalisering inom Samhällsbyggnad

Lästid: 5 minuter

Har ni tänkt på hur mycket olika kompetenser och processer som finns inom en kommunal verksamhet? Vård och omsorg, barn och utbildning, samhällsbyggnadskontor och stöd till kultur och fritid. Detta kräver flexibla IT-stöd som kan reducera manuellt arbete och säkerställa likabehandling på ett effektivt och modernt sätt. Norrtälje kommun ligger långt framme i utvecklingen, och vi har därför tagit ett snack med Anders Gelander som är VA-chef för att höra hur de digitaliserar VA- och servisprocesser med stöd av förbättringscoachen Matts Rehnström och vår plattform Barium Live.

 

Varför är det viktigt att jobba med verksamhetsutveckling med stöd av IT?

Anders och Matts anser att det är viktigt att jobba med digitalisering för att skapa strukturer som tillåter dem att organisera den stora mängd av samhällsbyggnads- och VA-projekt som pågår i dagsläget. Men även att ha strukturer som tillåter en att göra rätt och gå till väga likadant för varje projekt som genomförs.

 

Vilka effekter hoppas ni uppnå?

Effekterna som Anders vill uppnå är att ha konstant kontroll över sin verksamhet, deras inkommande ärenden samt deras verksamhetssystem. Det kan exempelvis handla om att en kund ska ansluta sig till deras anläggningar, och då blir det viktigt att ha kontroll på ärendet.

 

Vad finns det för utmaningar kring att uppnå en mer digitaliserad verksamhet?

De utmaningar som Norrtälje kommun upplever, är storleken och bredden i förvaltningen med ett flertal olika verksamhetsområden. Personalen ser flera fördelar med att digitalisera processer -  men det går inte göra allt på en gång. Istället får man välja ut olika delprocesser och jobba med dem först. Anders anser även att folk ibland har svårt att tänka innovativt, då de är så vana vid deras nuvarande arbetsprocesser och fortsätter därför i gamla hjulspår.

 

Hur engagerar ni ledningsgruppen?

Det gäller att diskutera och få chefer inom de olika avdelningarna på kontoret intresserade och engagerade för att skapa en samsyn kring hur förbättringsarbetet och digitaliseringen ska gå till. Det är viktigt att alla förstår hur arbetet ska ske för att få cheferna engagerade, förklarar Anders.

 

Hur motiveras en investering i ett IT-stöd?

Norrtälje kommun motiverar deras investeringar genom att prioritera kunder och invånare först, och alla ska ha chansen till en bra och snabb service, vilket skapas genom förbättringsarbete och digitalisering. Sedan så är det av stor vikt att påvisa fördelarna med ett IT-stöd och på vilket sätt detta kommer underlätta, spara tid och producera mer affärer, berättar Matts och Anders.

 

Hur involverar ni slutanvändare?

Matts - Vi jobbar med vår förbättringsmodell där vi tittar utifrån och in, och där vi kollar på problemet från kundens perspektiv för att se behovet. Sedan har vi inom offentlig sektor fördelen att de som jobbar inom de olika sektorerna också ofta är personligt involverade i utvecklingen inte bara som anställd utan även som kund och användare.

 

Vilka förmågor hos nya leverantörer är viktiga att fråga efter?

För Matts och Anders var det viktigt att kunna komma igång snabbt och smidigt, vilket de såg hos Barium och deras molntjänst Barium Live. Det var enkelt att komma igång och integrera deras molntjänst med deras nuvarande processer. På detta vis kunde de slippa stora upphandlingar som tar lång tid och kräver massor med installationer. En annan viktig sak var att Barium Live kunde kommunicera med andra verksamhetssystem och ha öppna protokoll (Rest-Api) så de inte blir beroende av leverantören.

 

Hur hjälper Bariums plattform Norrtälje kommun?

Matts och Anders tycker att Bariums plattform passade väldigt bra för att de snabbt kunde sätta igång, och det var enkelt och nära med support och konsulter. Detta gjorde att de både snabbare och enklare kunde påskynda digitaliseringsarbetet. Barium hjälper med kvalitetssäkring, genom att verksamheten kan organisera olika arbeten och se till att personalen håller ett likartat arbetssätt och samma bra kvalitet genom alla projekt och ärenden. Samt att det blir möjligt vid senare tillfälle att kunna gå tillbaka till äldre ärenden och titta hur man gick tillväga då. Genom att lägga ärenden i ett system och organisera alla i densamma så blir det enklare och mer pålitligt än att ha gamla post-it lappar och dokument att leta igenom.

 

Nyfiken på att digitalisera era kommunala processer?

Boka in en demo för att se några av våra applikationer, eller spana in vår sida för kommunala processer -  Den digitala kommunen.

Boka en demo med Barium

Kommentera