<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2017-12-18 | HR

Mailkorgen som arbetsverktyg – en av orsakerna till stress

Lästid: 3 minuter

I takt med att tekniken går framåt har tillgången till information ökat. Med hjälp av dina mobila enheter kan du nu egentligen svara på mail oavsett vart du än är. Utan någon djupare efterforskning så skulle jag påstå att antalet mail har ökat drastiskt under de senaste åren. I många fall är detta mail som involverar flera intressenter (cc:ade) och allt som oftast koordinerar ut arbetsuppgifter.

 

Scenario: Nyanställningsprocessen

En chef har rekryterat en ny kollega och ett 20-tal olika arbetsuppgifter skall utföras innan personen påbörjar sin anställning. Arbetsutrustning ska beställas, ID-kort och nycklar, epostkonto och systembehörigheter skall läggas upp och slutligen kanske en blomsterkvast skall stå på bordet när den nyanställde kommer. Ganska snabbt blir det tydligt att de flesta arbetsuppgifterna skall delas ut och utföras av personer som berör flera avdelningar. Arbetsuppgifter som vidare dessutom tenderar att fördelas ut i en mailslinga och i bästa fall med tillhörande Excelfil som schematiskt visualiserar arbetsfördelningen.

Detta är mönster som jag tror det flesta av oss känner igen, när vi pratar om HR-onboarding, och säkerligen något som de allra flesta arbetar med att effektivisera och förbättra. Men hur många lyfter blicken och ser detta som ett återkommande mönster?  Vill ni se flera processer för HR-avdelningen, kolla in här.

  

Skapa ramverk som minskar möjligheten att göra fel

Genom att upprätta ramverk som säkerställer att vi har rätt information, på rätt tid och rätt plats skapar vi goda förutsättningar för att underlätta den enskilde individens dagliga arbete.

Ramverket skall motverka att en arbetsuppgift inte utförs alls, att en arbetsuppgift inte utförs på utsatt tid och att en arbetsuppgift utförs men ej återkopplas. Ramverket i detta sammanhang kan i många fall direkt översättas till en processkarta som tydligt definierar vilka aktiviteter som skall utföras, av vem och i vilken ordning.

Processer och processkartläggning har i stort sett alla organisationer arbetat med sedan urminnes tider. Men de flesta initiativ stannar oftast vid en interaktiv processkarta som i kanske bästa fall är digitalt tillgänglig och någotsånär uppdaterad.

En processkarta definierar, synliggör och skapar samsyn kring ett definierat arbetssätt och kan i många fall vara ett bra diskussionsunderlag hur man vill vidareutveckla en process. Men kan en enskild processkarta säkerställa att vi verkligen gör som vi säger över tid? Troligtvis inte!

Genom att skapa ramverk som eliminerar felkällor som exempelvis bristande information vid överlämningar och otydligt ägarskap skapar vi förutsättningar att fokusera på värdeskapande aktiviteter istället för att lägga tid och energi på administration.

Vilka processer / ramverk arbetar du med där arbetsverktygen oftast består av excel-filer och mailkonversationer och som allt som oftast utgörs av ett stort personberoende?

Påbörja resan idag och ladda ner en enkel guide i processförbättring eller ta kontakt med mig.

Guide: 6 steg till processförbättring