<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-11-29 | BPM, Digital transformering, IT

Hur säkerställer du en effektiv upphandling av BPM-system

Lästid: 8 minuter
  • Blogg
  • |
  • Hur säkerställer du en effektiv upphandling av BPM-system

upphandla_bpm.jpg

Är det något som skiljer en upphandling av ett BPM system jämfört med upphandling av andra lösningar? Naturligtvis finns det en rad frågeställningar som bör ställas oavsett vilket system man har för avsikt att införskaffa. Det finns dock några specifika områden och förmågor man bör beakta beakta då man skall köpa ett sådant system. Nedan  lyfter jag fram de områden som jag anser det är mest relevant att tänka på för att maximera effekten i samband med en upphandling av ett Business Process Management System.

 

Att kostnader liksom val av leveranssätt (moln, hybrid, egen installation), implementationstid plus en rad andra områden spelar in vid val av system är ingen nyhet. Det är inte heller något som är specifikt för en enskild systemtyp utan frågor som är generella oavsett vilken lösning man har för avsikt att köpa. För att undvika att bara fastna på dessa generella frågor följer nedan 5 olika områden som bör hanteras för att göra din  upphandling så effektiv som möjligt. 

 

Definiera omfattning och processmönster

Den första frågan man bör ställa sig är hur stort processområde man avser att adressera med lösningen. Skall den stödja en eller ett fåtal processer eller skall det vara en plattform där man ser att man över tid kan utveckla ett stort antal lösningar av vilka inte alla är kända i nuläget.

Det är inte bara frågan om antalet processer utan vilken typ av processer man önskar lösa med sitt BPM verktyg. I bilden nedan finns fyra vanligt förekommande processmönster. I samband med anskaffande av ett BPM verktyg är det viktigt att ha klart för sig vilket eller vilka mönster de processer man önskar digitalisera har. Väljer man ett verktyg som stödjer fel mönster kommer effekterna inte bli maximala och frustration eventuellt att uppstå. Man kan behöva olika verktyg för olika typer av mönster - allt i enlighet med det bimodala synsättet på IT.

 

processmönster

 

Undersök modelleringsförmågor

En central del i den här typen av lösning är stödet för modellering. Att belysa detta område i samband med en upphandling är av största vikt. Frågor man kan ställs sig är av typen:

  • Följs en standard, BPMN, EPC, YAWL, UML och så vidare
  • Är vi framtidssäkrade - dvs är det möjligt att exportera modellerna i ett standardiserat format

Vid sidan om detta finns naturligtvis en rad funktionella frågor man kan ställa sig avseende hur visuellt gränssnittet är, möjligheten att jobba fler med samma modell, bilägga dokument och så vidare. Här bör man, återigen, ta fasta på de förmågor man vill att lösningen skall besitta på kort och på längre sikt. Dessutom är det av största vikt att ta ställning till vilka som kommer genomföra modellering och vilka kompetenser dessa individer besitter och om det är samma typ av personer som kommer arbeta med detta även i framtiden.

Identifiera förmågan att hantera information

Vilken information vill man skall hanteras i processen, text, siffror, beräkningar, uppslag mot andra system med mera? Vem skall kunna förändra informationen, skall den bara kunna läsas, gömmas, behållas efteråt och i så fall hur länge? Vilka skall konsumera informationen i processen och behöver det se olika ut  beroende på vem man är och var man befinner sig? 
Listan med önskemål kan i det närmaste göras oändlig och det är lätt att tappa fokus på det som är av vikt.  I praktiken skall man även här utgå ifrån hur användningsområdena ser ut, de nuvarande och eventuella framtida och låta det vara styrande för behoven. Integrerbarhet är med största sannolikhet en förmåga som bör belysas. Även om man initialt kanske har utgångspunkten att lösningen skall stödja rena manuella rutiner lär det inte dröja lång tid innan behovet av att både hämta och lämna information till andra system uppstår.

 

Undersök hur man kan skapa applikationer

Att jobba med BPM innebär inte alltid att man tar det hela vägen till applikationer som motsvarar de modeller man har skapat. Om man har för avsikt att skapa applikationer måste naturligtvis den lösning man väljer ha stöd för det alternativt kunna exportera modellerna till en annan lösning där modellerna kan importeras och omvandlas till applikationer.  Oavsett en plattform som lösning eller en kombination av olika lösningar är det en rad andra spörsmål som har stor betydelse. Att ha klart för sig vem som skall skapa applikationer är viktigt då man baserat på det kan lägga olika vikt vid om lösningen är av "non-code", "low-code" eller "code" natur. Ser man verksamheten som dom som ytterst skall skapa applikationer bör man välja lösningar ur de två förstnämnda grupperna om man däremot ser att det är programmeringskunniga personer inom t.ex IT som står som avsändare kan även lösningar ur den tredje gruppen vara aktuella. Med andra ord så har tillgången på kompetens samt organisationsstrukturen en direkt påverkan på vilka förmågor en lösning bör ha.

 

Undersöka hur enkelt det är att förändra och förbättra 

Är 80% tillräckligt bra eller kanske 70 eller i extrema fall 60%? I en tid av snabba förändringar kan det vara  av största betydelse att snabbt få en lösning på plats som successivt kan förändras och förbättras snarare än att försöka skapa den 100% (kan nog ses som en utopi) perfekta lösningen från start, vilket sannolikt tar mycket tid att få på plats och därigenom missade möjligheter för effekthemtagning. Beroende på vilken av metoderna man vill tillämpa kommer det ställa helt olika krav på lösningens förmågor avseende förändringsbarhet. Vem skall kunna förändra? Hur väl hanterar lösningen versioner och möjligheter att backa, brancha och så vidare? Kan vi förvänta oss en ökad volym och ökad takt av förändringar i en framtid? Att inte beakta frågor som dessa i samband med anskaffning av ett processverktyg är att missa målet.

 

Sammanfattning

Oavsett vilken typ av lösning man har för avsikt att införskaffa finns det en rad generella frågor man bör ställa sig men vid sidan om dessa finns det specifika frågor som har med en Business Process Management  lösning att göra. Ovan har jag lyft fram några av dessa som jag anser som viktiga, i synnerhet om man vill använda lösningen till att utveckla och förbättra sin verksamhet.

 

Ladda ner vår guide:  Sex steg till processförbättring