<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-09-06 | BPM, IT, SharePoint, BPMS

Fungerar BPM med din SharePoint-strategi?

Lästid: 10 minuter
  • Blogg
  • |
  • Fungerar BPM med din SharePoint-strategi?

hammare_och_spik.png

 

Det fanns en gång en tid när monolitiska system var vägen att gå. En schweizisk armékniv som kunde fixa allt. Möjligen inte att brygga kaffe, men nära nog. Hur många är inte företagen som gått på de stora mjukvaruföretagens berättelse och anammat en SAP- eller SharePoint-strategi där man utlovar en one-stop-shop för allt som har med företagets verksamhet att göra? Tyvärr är det ganska många, och trots att denna typ av strategi skapar problem för företag som anammat den, så fortsätter allt fler företag och koncerner att falla i gropen.

Innan jag fortsätter vill jag vara tydlig med att jag inte argumenterar mot SAP eller Sharepoint, de har en plats att fylla. Det jag vill belysa här är snarare ett lite annat sätt att se på hur man kan effektivisera sin ledning och styrning av sitt bolag genom att lägga an ett BPM-perspektiv, Business Process Management. Och hur man på ett effektivt sätt får bättre utnyttjande av sitt dokumenthanteringssystem.

IT-köparen har en utmaning när det är dags att utvärdera rätt sorts lösning

Det gäller dock att ha respekt för IT-köpare idag. Att köpa rätt sorts programvara eller system har nog aldrig varit svårare, då skillnaderna på system och vad de kan göra är relativt små och konkurrensen mellan leverantörerna stenhård.

Dessutom så är enterprise-system som finns på marknaden i dag, väldigt bra på det de är avsedda för. Så för IT-köparen innebär det mycket jobb och ansvar när man skall utvärdera rätt sorts lösning för sin verksamhet. Eftersom det inte sällan innebär att det endast är små skillnader mellan de olika leverantörernas erbjudanden, så blir jobbet att jämföra mellan olika leverantörer snabbt både ansträngande och tråkigt. Det är inte svårt att inse att en form av ”beslutsutmattning” snart kan infinna sig.

Det är vid denna tidpunkt som vissa köpare är benägna att bara välja en produkt som är "tillräckligt nära" eller att återanvända ett verktyg som redan lanserats i organisationen för något annat ändamål. Och kanske inte helt otippat så är detta ett fenomen vi ofta stöter på när vi träffar kunder och klienter som investerat i Microsoft SharePoint. Missförstå mig rätt, SharePoint är ett fantastiskt kraftfullt portal- och dokumenthanteringssystem. Bara det faktum att det är så utbrett bland företag runt om världen visar på hur lättanvänt det är och hur brett användningsområde det täcker in. 

BPM för effektivare ledning och styrning 

Vill man få en effektivare ledning och styrning av sin verksamhet så bör man fundera på att processorientera sig.  

”Men...” kanske du nu säger, ”…vi jobbar redan processorienterat, vi har ett ledningssystem (läs SharePoint) där vi dokumenterar alla våra processer och rutiner!”.  Och ja, de flesta företag som idag har en någorlunda strukturerad verksamhet har någon form av ledningssystem på plats. (Då menar jag inte nödvändigtvis ett ledningssystem i form av en mjukvara, utan att man har dokumenterat sin verksamhet antingen genom att beskriva sina processer grafiskt eller som text i dokumentform. Är bolaget tillräckligt stort eller om verksamheten lyder under lagar, förordningar eller författningar så är ett ledningssystem med rutinbeskrivningar i det närmaste tvingande.)

Där skulle det kunna stanna, men för medarbetaren som skall arbeta enligt processen och utföra arbetsuppgifterna däri  så räcker ofta inte detta.  Så vill man som chef att medarbetarna skall följa processen så behövs ett ”räcke” för dem att hålla sig i. Du behöver ge dem ett sätt att  veta när det är dags att utföra en specifik arbetsuppgift, vad arbetsuppgiften innebär och vad som skall avhandlas.  För att underlätta ytterligare behöver du vid vid varje arbetsuppgift ge dem stöd i form av enkel tillgång till stödjande och styrande dokumentation.

Om allt du har är en hammare så kommer det mesta se ut som en spik

Med det sagt så har faktiskt SharePoint har viss workflow-funktionalitet inbyggd, och för organisationer som arbetar väldigt linjärt så skulle detta kunna vara tillräckligt. Men för företag med  lite mer komplexa flöden så krävs verktyg som på ett intelligent sätt kan hantera beslutsfattande, dokumenthantering och verksamhetsregler. Att försöka få SharePoint att göra allt detta är ett typexempel på när man försöker använda ett system till något som det inte är riktigt avsett.

Trots detta är det vanligt bland företag att försöka använda SharePoint för att hantera arbetsflöden och/eller för att stödja affärsprocesser. Det är helt logiskt, naturligtvis handlar det i första hand om att utnyttja den investering man redan gjort. Tyvärr är det en väldigt kostsam väg att vandra - Att bygga användbara arbetsflöden i Sharepoint kräver utvecklarinsatser, en kompetens som sällan finns ute i den verksamhet som skall jobba i- och med processen.

Låt verksamhetsansvariga designa och utveckla digitala processer

Så i stället för att anlita utvecklare för jobbet, bör de verksamhetsansvariga själva designa, utveckla och göra förändringar i sina processer. Det är ju de som känner bäst till företagsmålen och vad som driver affären. Att behöva översätta verksamhetsbehoven för ett team med utvecklare förlänger inte bara tiden för att få igenom förändringen, det kostar också mer i form av tid, pengar och resurser. 

Så i stället för att försöka pressa fram en processlösning ur SharePoint, välj ett BPMS som har stöd för exekverbara processer. Välj dessutom ett BPMS som är lätt att arbeta i och som har möjlighet att integrera med ditt befintliga dokumenthanteringssystem.

Lättare sagt än gjort eller hur? Nej, faktiskt inte alls särskilt svårt eller kostsamt heller för den delen. Har du ett bra dokumenthanteringssystem på plats, har du redan kommit en bra bit på vägen. I dokumenthanteringshanteringsystemet sätter du upp dokumentstrukturen, godkännandeflöden etc. Men här kommer poängen igen; Du sätter alltså INTE upp processen i dokumenthanteringssystemet, utan i ditt BPMS.

Detta angreppsätt stöds även av Forrester i deras rapport "SharePoint and BPM". I rapporten konstaterar man bland annat att för att verkligen lyckas med sina arbetsflöden och processer behövs en tredjepartsprodukt implementeras som hanterar dessa utanför SharePoint. En av anledningarna skall enligt Forrester vara den underliggande arkitekturen i SharePoint som enbart stöder enklare processmönster.

Fördelarna med ett BPMS förutom att integrera med SharePoint

En av fördelarna med ett BPMS är att du förutom att integrera med SharePoint, även kan integrera din process med andra system i din arsenal. Så när mitt BPMS är på plats och mina processer och flöden är uppsatta, ser jag  till att integrera mitt BPMS och de processer jag identifierat med mina andra, redan befintliga, affärskritiska system och applikationer. På det sättet blir min verksamhet digitaliserad på riktigt, jag får en organisation som arbetar processorienterat och äntligen kan jag börja leda och styra min verksamhet på ett sätt som inte är möjligt annars; Jag baserar samtliga beslut på verkligt data, data som kommer ur vårt verkliga arbete i processen.

Vill du få tips om hur du går tillväga när du och ditt företag skall genomgå den digitala transformationen, kan du gärna läsa min artikel "IT-chefens tips vid digital transformation". Är du nyfiken på resultatet av en lyckad digital transformation så lyssna gärna på hur Västra Götalandsregionen använder BPMS för att driva förändring.

Och slutligen, för mer tips och en bättre förståelse för hur BPM och SharePoint kan fungera tillsammans så rekommenderar jag att du bokar in ett möte eller demo med oss. Tillsammans tittar vi på hur ni på bästa sätt kan dra nytta av er befintliga investering, och hur ni på ett kostnadseffektivt sätt kommer kunna öka er förmåga till effektiv ledning och styrning av er verksamhet med hjälp av BPMS och SharePoint:

 

 

Boka din demo