<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-05-17 | Digital transformering

Så får du din verksamhet att älska IT

Lästid: 10 minuter
  • Blogg
  • |
  • Så får du din verksamhet att älska IT

 Älska IT

 “Nej, ännu ett nytt IT-system. Hur har de tänkt nu!?” Hur många gånger har man inte hört de orden från uppgivna kollegor? Och visst upplever många IT som ett problem eller något som lastas på en. Många anställda känner därför att IT är något krångligt och tråkigt.

I den här artikeln ska jag försöka förklara hur du kan vända på det och få din verksamhet att älska IT.

 

IT upplevs fortfarande som krångligt

- “Det är så svårt att hålla reda på var jag ska göra saker”, säger den ena.
- “Vi har så många olika system att jag inte kan komma ihåg hur man använder dem”, säger den andra.
- “Jaha, nu har de beslutat att vi ska börja använda det här systemet”, säger den tredje.

Men ska det verkligen behöva vara så? Ska IT år 2016 behöva framkalla sådana känslor i en verksamhet? Hur ska en organisation kunna ändra attityd och vilja för att få sina anställda att börja älska IT?

Det är frågor jag själv ställt mig. Jag började därför söka efter svar både inom mig själv, såväl som på webben.

Nedan finner du några av de faktorer jag identifierat och som kan få din verksamhet att börja älska IT:

  • Involvera: Hitta pionjärer i organisationen, gå ut i verksamheten för att hitta de som brinner för IT och involvera dem. På det sättet känner personalen att det kommer från dem och kan påverka beslutsfattningen och välja vilka system som är användbara för dem i deras arbetssituation.
  • Informera: Investera i intern marknadsföring med ett tydligt budskap som motiverar och väcker intresse. Var tydliga med varför de system eller tjänster ni använder/tänker använda är viktiga och hur de hjälper individen såväl som organisationen.
  • Lyssna: Var lyhörd för din personals feedback och känslor. Det är de som faktiskt använder systemen dagligen så involvera dem i utvärderandet och utvecklandet av verksamhetens IT-landskap och IT-processer. 
  • Tillgängliggör: Det ska vara enkelt att komma igång, det ska vara enkelt att komma åt och det ska vara enkelt att få den hjälp och information man behöver.  Personalen ska helt enkelt känna att de får saker gjorda på ett effektivare och enklare sätt. Att få IT-processer på plats för att stötta de anställda är en viktig sak.  

Involvera pionjärer och låt dem göra jobbet

Det kan börja som ett ledningsbeslut att verksamheten ska digitaliseras och att IT ska bli en naturligare del av organisationen. Men vem ska leda arbetet för att personalen och de faktiska användarna ska gilla att arbeta i era IT-system? Förmodligen lever inte era anställda i stenåldern, utan har ganska bra koll på IT.

Idag pratar man inom företag om Shadow IT vilket innebär att det finns användare som börjar nyttja andra system än de som IT har tillgängliggjort för att få saker gjorda. Läs mer här om hur du kan hantera Shadow IT

Gå därför ut på de olika avdelningar och i organisationen och försök identifiera vilka som verkar vara intresserade, har vanan eller själva redan använder redskap i sin arbetssitution eller privat. Involvera dem, lär av dem och låt dem få utvärdera olika verktyg, tjänster och system innan de införs.

Utse dem till digitala pionjärer och låt dem vara med att påverka och tycka till när ni sen väljer eller utvecklar era system. På det sättet hittar ni de som såväl har kunskap i verksamheten som intresset för nya tekniska lösningar.

Pionjärer i er verksamhet 
Det finns alltid pionjärer som är grymma på IT. Försök hitta dem i organisationen.

 
Jag läser även i artikeln “Studie: Så får du dina anställda att älska att jobba” som presenteras i Veckans Affärer. Där lyfts flera punkter fram som knyter an till detta. Bland annat nämns just möjligheten att påverka samt möjligheten att få saker genomförda som viktiga för att öka personalens engagemang och motivation. Varför inte testa det även när det gäller era IT-satsningar? Involvera och ge era anställda förtroende att genomföra saker så kommer de att börja älska IT. 

Gör som Volvo – informera med intern marknadsföring

Jag läste artikeln “Så lärde sig folket på Volvo att älska it” i Ny Teknik om hur Volvo fick sin personal att börja älska IT. Deras sätt att lösa problemet har varit att arbeta aktivt med intern marknadsföring där fokus varit på att “väcka nyfikenhet” och “motivation” inom företaget. En marknadsföring som måste varit lyckad; då man i artikeln beskriver att de har sänkt kostnaderna för support, ökat personlig effektivitet och engagerat IT-användarna till att lära sig ny teknik.

 

Intern marknadsföring av IT-system

Med ett enkelt budskap och intern marknadsföring kan ni engagera personalen

 

Fundera på hur ni kan och behöver marknadsföra era IT-satsningar så att personalen känner såväl nyfikenhet som motivation. Fråga gärna era pionjärer och låt dem vara med och utforma budskapet.

Det är alltid lättare att få verksamheten med sig och gilla förändringar om man är tydlig och visar på värdet i det som görs inom organisationen.

Lyssna på användarna

Det finns många bra IT-projekt och det finns många dåliga. Något som ofta genomsyrar ett lyckat är att de faktiska användarna involveras och engageras.  Antalet “IT-system” eller webblösningar ökar lavinartat. Både på den privata marknaden såväl som inom offentlig sektor. Det finns en tjänst eller produkt för nästan allt som berör individen såväl hemma som på jobbet.

Se det som en möjlighet. Låt därför dina användare vara med och utvärdera de system eller tjänster som ni är intresserade av. Ha en process på plats för att regelbundet lyssna på deras feedback, låta dem påverka och framförallt låta dem komma med egna idéer och förslag. Då kommer de älska de lösningar ni väljer att arbeta vidare med.

 

Feedback från användarna är guld

Prata med användarna och observera dem när de använder era system. Det är de som är experterna!

 

Ett exempel där man lyckats med detta är Skatteverket:

"Med hjälp av fokusgrupper från allmänheten, företag och banker har e-tjänsterna utformats efter vad användarna behöver och efterfrågar. Alla Skattemyndighetens e-tjänster är utvecklade in house och samarbetet mellan it-avdelningen, rättsavdelningen och själva verksamheten är helt sömlöst."

Utdraget återfinns i artikeln "Så lyckas skatteverket med sin digitalisering" där framgångsfaktorer vid utvecklandet av deras e-tjänster för deklaration beskrivs. Texten visar framförallt på det värde feedback från användare och brukare kan ge i IT-satsningen inom en så stor organisation som Skatteverket.

Fokusera på tillgänglighet och få personalen att älska IT

"Du har glömt ditt lösenord", "Tjänsten kan inte nås från den här enheten", “Du måste var inloggad på ditt intranät för att komma åt denna tjänst…”.

Listan kan göras lång på saker som hindrar och får personalen i din verksamhet att tappa modet i sina försök att använda era IT-system. Att hitta sätt att minimera dessa hinder och öka tillgängligheten kan vara en viktig faktor för att få din verksamhet att börja älska IT.

Var därför noggranna i arbetet med kravställandet av era tjänster:

  • Hur fungerar det att komma-igång?
  • Hur enkelt är det att logga in?
  • Vilka enheter och andra system ska lösningen fungera och kommunicera med?
  • Känner era användare igen sig och hur ska ni kunna öka igenkänningsfaktorn i olika system?

Idag finns smarta lösningar på de flesta av dessa punkter. Samtidigt blir fler och fler IT-system och tjänster anpassade till olika typer av enheter och system med samma data. Så var smart och utnyttja det i er egen satsning på IT och digitala plattformar.

 

Tillgänglighet är viktigt för att öka användandet

Med dagens teknik och olika sätt att konsumera lösningar gäller det att satsa på tillgänglighet

IT-chefens roll förändras

Vi märker mer och mer hur digitaliseringen påverkar företag och organisationer, och hur detta i sin tur påverkar IT-cheferna. Både deras roll och uppdrag håller på att gå vidare till något annat, något mer.

För att kunna hänga med i svängarna behöver IT-cheferna ta tag i taktpinnen och styra upp, framförallt så de inte släpar efter. Man måste både kunna lösa problem, samt hitta produkter som verksamheten inte själv vet att den behöver.

Vi har utforskat dessa förändringar i vår nya trendrapport: IT-chefens nya uppdrag.
Ladda ner och placera dig ett steg före alla andra!

Ladda ner IT-chefens nya uppdrag här