<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2020-02-25 | Automatisering

Excel är bra på mycket - men inte allt

Lästid: 8 minuter

Excel-drivna arbetsmoment är på ett eller annat sätt djupt rotat inom de flesta organisationer idag. I många fall har Excel gått ifrån att vara ett kalkyl-program till att helt plötsligt nyttjas för helt andra funktioner. Det handlar ofta om gedigna excel-filer som arbetas fram för att fungera som någon form av checklista/formulär för att utföra arbetsuppgifter. De ansvariga personerna ombes tillföra information innan den skickas vidare till nästa person i kedjan eller läggs upp på en gemensam delningsyta. 

HUR KOMMER DET SIG ATT EXCEL ÄR ETT ÅTERKOMMANDE HJÄLPMEDEL? 

I många fall vågar vi påstå att svårigheten, såväl komplexitetsmässigt som kostnadsmässigt, att anpassa befintliga system efter ett önskat arbetssätt gör att många arbetsuppgifter kontinuerligt hanteras och utförs utanför systemen på ett ostrukturerat sätt. Många företag pratar om att arbeta processorienterat. I sin strävan efter detta arbetssätt försöker man formera organisationen efter tvärfunktionella arbetssätt. Här blir ofta värdeskapande för kund det en av huvudparametrarna. Dessa tvärfunktionella arbetssätt involverar allt som oftast flera interna funktioner och spänner även över flera olika system. Systemen är dock oftast “funktionella”. Det vill säga, systemet är framtaget för ett visst ändamål eller funktion och stödjer inte vårt arbetssätt från start till slut (end-to-end). Ganska snabbt börjar de utkristallisera sig så kallade gap mellan systemen där stora mängder information (arbetsuppgifter) hanteras “manuellt” utanför systemen. 

Detta resulterar ofta i att man arbetar fram en excelfil som är tilltänkt att användas som ett stöd för att avrapportera arbetsuppgifter. Excelfilen går från att hantera siffror och ekonomisk uppföljning till att helt plötsligt bli ett arbetsverktyg för att driva, förädla och delegera ut arbetsuppgifter. Ofta eskalerar detta till stora mängder mängder av information som hanteras på ett ostrukturerat sätt. Och inte bara det, detta används kontinuerligt för att hantera och förädla information för en rad återkommande arbetsmoment inom organisationen. 

SE MEN INTE RÖRA!

Dessa excel-dokument tenderar ganska snabbt att växa sig stora och komplexa och ibland bli som ett ERP-system i miniformat. Det gör att man över tid också får svårt att förändra då  ingen egentligen vågar röra bakomliggande macron eller uträkningar för rädslan av att hela dokumentet skall krascha.

Vi har nog alla fått både en och två Excelfiler dumpade i knäet och blivit tillsagda att fylla i viss typ av information i ett visst fält. Samtidigt har många av oss fått höra: “Vad du än gör, rör inte macron”. Den är nämligen ett heligt arv från kollegan som är Excel-guru eller en person som inte längre finns kvar på företaget. Utmaningen här låter ofta “men det är så vi måste göra det, för så har det alltid varit”. Komplementen till Excel är inget som växer på träd och det är nog många som känner att de måste förhålla sig efter denna devis. 

Excel blir snabbt ett återkommande arbetsverktyg som används för en rad andra arbetsmoment som till exempel HR onboarding, Produktutveckling, Order till Leverans och inte bara kalkyler eller budgetarbete. Volymen av data/information som hanteras på ett ostrukturerat sätt ökar lavinartat och blir allt som oftast isolerad till excelfiler, vilket gör det svårt att analysera och mäta.

FINNS DET NÅGOT ALTERNATIV TILL EXCEL?

Missförstå mig inte nu, jag vill inte säga att Excel är obsolet eller att det inte fyller någon funktion i dagens digitala landskap. Excel är fantastiskt på många sätt och vis - men det är inte till för att distribuera arbetsuppgifter. Svaret behöver inte heller vara ett helt nytt ERP-system eller anpassningar av tilläggsmoduler  med långa implementationstider och dyra projektkostnader. Det finns andra lösningar som med smarta verktyg snabbt kan anpassas efter era arbetssätt skapa stor affärsnytta, utan att en Excel-guru ska knacka ihop ett hemmabygge i Excel. 

Digital Process Automation, eller DPA som det oftast förkortas, har du kanske hört talas om i olika sammanhang. Det handlar om att ta manuella processer in i den digitala världen. DPA kan på många sätt eliminera de problem som vanligtvis uppstår när en organisation förlitar sig på Excel. Ett axplock av dessa är:

  • Ökad transparens i varje steg
  • Tvärfunktionella samarbeten mellan avdelningar och funktioner
  • Identifiera flaskhalsar eller andra förbättringsområden 
  • Minimera oändliga interna mailslingor
  • Arbeta mer agilt och anpassa systemen efter era behov 
  • Beprövade angreppssätt för att förändra IT-stöd i takt med att nya arbetssätt växer fram 

Med det sagt så väger såklart fördelarna tungt - de behöver dock inte eliminera Excel totalt. Även om en plattform som Barium Live använder sig av smarta formulär som knuffar processen vidare i rätt riktning, kan Excel komplettera processen på andra håll. Med hjälp av Barium Live kan ni ta fram ett IT-stöd som kan samexistera med såväl befintliga system som Excelfiler. Låt Excel hantera det som det som det är framtaget för och använd Barium Live för att skapa smarta IT-stöd som är skräddarsydda efter ert unika arbetssätt. 

HUR KAN DIGITAL PROCESS AUTOMATION KOMPLETTERA OCH ERSÄTTA EXCEL?

Så tillbaka till frågan; “Finns det något alternativ till excel?”. Både ja, och nej. Det finns lösningar som kompletterar och i många fall ersätter Excel. Det betyder dock inte att sagda system dödar Excel helt och hållet. Det finns fortfarande flera områden där Excel excellerar  och kommer förmodligen att göra i en lång tid framöver. Men när Excel används som ett arbetsverktyg för återkommande arbetsmoment i en organisation, dyker utmaningar snabbt upp som ett brev på posten. Om det gäller en aningen större och mer komplicerad process som till exempel reklamationshantering, order till leverans eller koordinering av andra logistiska områden behövs ett mer flexibelt och kraftfullt verktyg. För att svara på flera av dessa utmaningar finns som sagt DPA som kan:

  • Öka kvaliteten och se till att saker görs i rätt tid, på rätt plats och av rätt person
  • Säkerställa processefterlevnad med tydliga riktlinjer för varje steg
  • Öka mätbarheten genom att hålla all data i en och samma plattform
  • Mitigera personberoendet genom minskade överlämningar

Är du nyfiken på nya, smartare sätt arbeta? Ladda ner vår senaste guide där du kan läsa mer om hur DPA möjliggör tvärfunktionella arbetssätt. Guiden innehåller även ett självtest som hjälper er att identifiera er mognadsgrad. 

Ladda ner guiden  "Smarta arbetssätt för verksamheten"