<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2019-11-01 | Digital transformering

DPA - ett alternativ till svåranpassade affärssystem?

Lästid: 9 minuter

Alla organisationer behöver någon form av affärssystem. Det handla om allt från ett fristående redovisningssystem till kompletta ERP-system som täcker Ekonomi, HR, Supply Chain m.m. Problemet med stora ERP-system kan dock vara att bredden premieras på kostnad av flexibilitet. Användningsområdet är enormt men passar det verkligen sättet ni arbetar på?



Det kommer varken som en chock eller en nyhet att det kan ta lång tid - och gå över budget - när nya IT-stöd ska implementeras. Det kan variera allt från några månader till år om det vill sig riktigt illa. Ofta är det en väntan organisationen inte kan vara utan, det behövs vissa basbehov för att företaget ska kunna fungera. Behov som inte nödvändigtvis behöver anpassas eller justeras över tid. Men det finns områden som behöver utvecklas och skräddarsys för att passa just er bransch eller sätt att arbeta. Vi lever i en värld där förändringarnas vingslag genomsyrar allt vi gör, och förändringarna ska ske snabbt. Just i dessa fall är ett stort ERP-system sällan tillräckligt snabbfotat för att möta kraven.

Vi tänkte dela med oss av fyra tips på hur du, med hjälp av en DPA plattform, kan komplettera trög förändrade ERP-system för att på ett snabbare sätt prototypa fram nya verksamhetsstöd som ett ovanliggande orkestrerande processlager.

1. KOMPLETTERA AFFÄRSSYSTEM

ERP och affärssystem finner allt som oftast sina styrkor i att de kan angripa utmaningar i flertalet olika områden, men de täcker sällan allt. Detta kan bero på olika saker, organisationen i fråga har till exempel inte valt till de moduler som täcker ett visst område på grund av kostnadsskäl, andra prioriteringar eller behov. Det kan också vara att affärssystemet helt enkelt saknar funktionalitet i det området. Oavsett anledning till att funktionaliteten saknas så uppstår det ett uppdämt behov att fylla gapet, ett gap som behöver lösas för att verksamheten ska fungera på ett effektivt sätt. Två vanliga effekter av detta är att genomföra punktinsatser/lösningar som fyller enskilda funktionella gap eller att verksamheten tar sakerna i egna händer och införskaffar lösningar vilket naturligtvis ökar så kallad Shadow-IT.

För att adressera ovannämnda gap är det mer effektivt att anskaffa en DPA plattform som kan angripa problemet på en bred front. En DPA plattform river ner silos mellan verksamheten och IT och bygger istället broar mot ett gemensamt arbete avdelningarna emellan. Applikationer kan skräddarsys på kort tid och sedan förfinas och kompletteras över tid vilket tillåter er att arbeta mer agilt och snabbfotat för att fylla gapen ERP eller affärssystem inte har funktionalitet till att lösa.

2. TVÄRFUNKTIONELLA PROCESSER I DITT AFFÄRSSYSTEM

Affärssystem och standardiserade processer med hög grad av automatisering och fokus på interna processer samt kontroll och effektivisering är en vanlig kombination. Ofta är dessa standardiserade processer ristade i sten med en begränsad eller ingen möjlighet till anpassning eller integration till övriga system. Inom de flesta organisationer finns det dock mer än ett system. Det kan vara ett CRM-system, ett ekonomisystem, ett annat som tar hänsyn till varuförsörjning och så vidare. Liksom dessa olika system påverkar flertalet avdelningar påverkar de även flertalet processer som rör sig internt såväl som externt i organisationen. I miljöer som dessa kan medarbetare tvingas hoppa mellan flera olika system för att slutföra en uppgift. Detta medför inte bara utmaningar för medarbetarna i deras dagliga arbete, chefer och ledare har i dessa fall svårt att skapa sig en tydlig överblick vilket kan leda till parallell rapportering i form av oändliga mailkonversationer med tillhörande Word dokument eller Excel ark. 

Nya arbetssätt, involvera leverantörer eller kunder kräver allt som oftast omfattande utveckling, information och kommunikation för att säkerställa så de nya arbetssätten efterlevs. Inlärningskurvan för nyanställda tenderar även att bli längre då det inte finns en lösning som håller ihop processen från a till ö. Här kan en DPA plattform fungera som ett orkestrerande lager ovanpå befintliga lösningar, oavsett om det är flera system som ska kommunicera med varandra. Det kommer även underlätta för externa intressenter som kan bli inspelade i arbetsflödet. Genom att integrera med samtliga system blir plattformen det sammanhållande kittet. På så vis kan ni reducera rutinmässiga arbetsuppgifter och istället fokusera på värdeskapande uppgifter.

3. KONSOLIDERA SYSTEM OCH APPLIKATIONER

Har ni över tid ansamlat er flertalet system för att täcka utmaningar på olika håll i verksamheten? Ni är långt ifrån ensamma och organisationer från alla håll och kanter arbetar nu med att minska antalet befintliga system men det är inte något som sker i en handvändning. Det tar tid och kan vara komplicerat beroende på hur många system som tillkommit under resan för att inte tala om kostnader och risker. 

Systemkonsolidering kan ha olika katalysatorer. Det kan handla om att systemet inte längre är ändamålsenligt eller höga driftskostnader som medför att systemet behöver bytas ut. Det kan även handla om att minska antalet lösningar för att arbeta med färre leverantörer och underhålla färre kompetenser. Oavsett anledning till konsolidering medför dessa ofta ett behov av att etablera nya processer. Genom att etablera nya eller befintliga processer i en DPA plattform som initialt integreras mot gamla lösningar och därefter mot de nya systemen kan man börja arbeta på nya sätt omgående och också i marginell omfattning påverka slutanvändarna när ett system byts ut till ett annat.

4. PROTOTYPING FÖR NYA ARBETSSÄTT

ERP-system är som sagt sällan flexibla och ändringar i dessa tar ofta tid och medför ofta stora kostnader. Ibland så är det dock “ett nödvändigt ont”. För att mitigera risker och se till att de nya ändringarna kommer spegla verkligheten är det en sund investering att skapa en prototyp innan förändringsarbetet påbörjas. 

Med prototyp avses inte en vag skiss eller skrivbordsprodukt utan en verklig lösning. På så vis kan ni tydligt och enkelt blottlägga brister i de tilltänkta förändringarna och även korrigera dessa. Kraven på ett prototypverktyg bör vara att det är kostnadseffektivt och att det går snabbt att både lansera och korrigera tills en optimal lösning är lanserad. 

Dessa krav är väl anpassade efter vad en DPA plattform har att erbjuda. Det erbjuder även en möjlighet till att få med flera avdelningar i arbetet och verksamheten som faktiskt arbetar i systemet får vara med och säga sitt i hur det ska utformas. Ytterligare underlättar det om arbetet kan ske via ett grafiskt gränssnitt som är enkelt att förstå sig på. 

SAMMANFATTNING

En organisation utan en ERP-lösning, oavsett hur komplex eller enkel, är inte speciellt troligt. Att ni genom en DPA plattform snabbt kan fylla gap för komplettera de delar som ERP-systemet inte uppfyller och undvika flertalet utmaningar är desto mer troligt. Det kan handla om att fylla de funktionella gapen som finns i en ERP lösning. Orkestrera processer som sträcker sig utanför den befintliga lösningen och den befintliga organisationen eller hantera risk i samband med systemkonsolideringen eller fylla rollen som prototypverktyg. 

Vill du ha exempel på hur vi skulle kunna hjälpa er arbeta mer effektivt i dessa avséenden kan du boka in ett möte med oss via länken. 


boka demo