<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">

Digitaliseringen vässar processerna inom offentliga sektorn

Lästid: 6 minuter
  • Blogg
  • |
  • Digitaliseringen vässar processerna inom offentliga sektorn

digitalisering_offentlig_sektor

Åh nej, kanske ni tänker redan nu. Finns det någonstans det inte skrivs om digitalisering idag? Faktum är att digitaliseringen omnämns inte bara i fackpress, utan i allt ifrån kvällstidningar, nyhetsmorgon på TV4 och till senaste teknikbloggarna för IT-chefer. Digitaliseringen är här för att stanna, och det påverkar varje persons vardag vare sig man vill eller inte. 

 

Men på vilket sätt kommer digitaliseringen att påverka processerna inom offentlig sektor?

 Om vi börjar med att kort göra en definition av digitalisering och processer så skulle jag vilja summera det såhär:

  • Digitalisering – Samhällsfenomen där tidigare analoga och manuella moment görs digitala eller automatiska med hjälp av teknik
  • Processer – Rutiner, Arbetsflöde och verksamhetsprocesser. Ett sätt att strukturera upp arbetsmoment i en given ordning för att säkerställa kvalitet, effektivitet och kontinuitet.

Givet ovan så är det viktigt att förstå dessa två i ett samband. Om man enbart digitaliserar en ansökningsblankett, exempelvis ledighetsansökan eller felanmälan, men struntar i att titta på den bakomliggande processen efter att dessa skickas in för hantering, så missas en stor del av den potentiella effekthemtagningen. Hos några kommuner som var tidigt ute kring e-tjänstesatsningar så var det faktiskt så pass illa att e-blanketter som döptes om till e-tjänster egentligen skapade ärenden till ytterligare en inkorg. Det blev alltså merarbete för handläggarna, då det behövde bevaka ytterligare en kanal för korrespondens med kunder/brukare/medborgare.

På så vis gavs ökad nytta till kommunmedborgare som nu kunde söka ledighet när helst de vill, men den interna effektiviteten för kommunen blev knappt påverkad.

Men om vi ser digitaliseringen som en möjlighet att även förändra processerna och den interna effektiviteten så ser vi snart att den inte bara blir en möjlighet utan snarare en nödvändighet för att lyckas med samhällets utmaningar med tanke på den demografiska utveckling och våra utmaningar i omvärlden. Vi behöver helt enkelt hitta nya sätt att leverera samma kvalitet till en mindre kostnad. Under Bariums inspirationsevent Business Live så talade Patrik Flensburg om Lomma Kommuns vision och dess kommunstyrelseordförandes tankar om framtiden. Hans målbild är så klockren, att jag vill låna den rakt av: 

"Allt som går att sköta digitalt ska skötas digitalt vilket sedan frigör personal och resurser som kan fokusera på de invånare som verkligen behöver personlig kontakt, stöd och hjälp. Det som gör det smidigt för många, hjälper också till att skapa förutsättningar för de som behöver det mest" - 

Anders Berngarn, kommunstyrelsens ordförande i Lomma Kommun

 Han menade att allt som går att digitalisera och automatisera skall göra det, och att detta leder till intern effektivitet och kostnadsbesparing vilket leder till att de som behöver hjälp mest, ska få det – och i ännu högre grad.

 

Mycket är ännu ogjort

I takt med att tekniken går framåt, tekniska hinder rivs och mognaden hos allmänheten höjs så kommer vi gradvis att kunna digitalisera mer och mer funktioner. Bank-ID var en stor milstolpe som gjorde det möjligt för medborgare och företagare att enkelt signera diverse ansökningshandlingar och dokument. Med hjälp av integrationer och regelmotorer så kan kontroller, registrering och diverse manuella moment och dubbelarbete minimeras. Nästa steg är en faktiskt digitalisering av själva processen, att se alla interaktioner som processer som styrs av händelser. Processen kan driva ett ärende framåt, i rätt ordning och till rätt kompetens.

 

sjalvbetjningsautomat_digital.png

Självbetjäningsautomat på Universitetssjukhuset i Linköping (Bildlån från Anders Bernholtz, CMIT)

 

Idag när den här artikeln skrivs så krävs det fortfarande människor som gör bedömningar vid olika ansökningar, prövningar eller tvister. Men vem vet, runt hörnet finns det teknik och robotar som kan tolka semantiken och göra egna beslut. Oavsett vilket så krävs det en process som guidar flödet framåt. Med detta så menar jag att processen är viktig både idag, och i framtiden. Det är dessutom något av det första som görs inför upphandling av nya verksamhetssystem, även om dessa skall verka i en decennium framöver.

Inom specifikt offentlig sektor så tror jag på att följande processer blir vässade och digitaliserade kommande fem år (några är redan där):

  • E-tjänster blir sömlöst integrerade med verksamhetens processer när det gäller exempelvis ansökningsärenden vid företagsetableringar, tillståndsansökningar, köplaster, skola, dagis, vårdplatser.
  • Myndighetsövergripande processer - exempelvis mellan Länsstyrelse och diverse myndigheter för att hantera EU-bidrag, och olika stödpaket.
  • Processer som sker mellan företagare/medborgare, myndighet, externa företag och byggherrar i bygglovsprocesser och kring mark & exploatering

 

Så varför inte lära mer om hur ni kan driva förändring i er digitaliseringsresa? Ladda ner vårt white paper - Så driver du som IT-chef förändring.

 

Ladda ner white paper