<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-06-02 | Digital transformering, IT

Digitaliseringen vässar processerna inom IT

Lästid: 5 minuter
  • Blogg
  • |
  • Digitaliseringen vässar processerna inom IT

skomakarens_barn

Trasiga skor hos skomakarens barn, eller trasiga processer och obsoleta it-system på IT-avdelningen. Den här artikeln belyser IT-avdelningens dilemma med att effektivisera sina egna processer i en omvärld där kraven och hjulen snurrar allt snabbare. 

 

Skomakarens barn har de sämsta skorna

Jag har under årens lopp genomfört många möten och diskussioner med diverse roller inom både stora och små IT organisationer och ständigt påmints om utmaningar kring IT-avdelningens egna system. 

Under dessa möten slås jag ofta av hur bristfälliga systemstöd IT-avdelningar har för att hantera sina egna processer, arbetssätt samt rutiner för att kunna leverera IT effektivt till övriga organisationen.

Ofta möts jag av en förvirrad blick, letande i olika mappar och kataloger eller sökningar på någon SharePoint sida ”det ska finnas här nånstans, ska bara hitta det…” efter att jag frågar om hur rutiner och beslutsprocesser ser ut för ex:

  • Beredning av beslut för ex investeringar
  • Beställningar av uppdrag för ex integrationer eller nya SharePoint-siter
  • Hur hanteras insikter från att en rapport påvisar att man är underlicenserad
  • Hur säkerställer ni att medarbetarna har ”rätt” accesser samt att dessa tas bort när medarbetare slutar

 Här har jag alltså presenterat 4 områden där IT-stödet kan brista, men det finns många fler områden.

Ständigt nya krav på IT

Det pratas i alla medier om hur viktigt det är att IT-avdelningar ska vara mer kundfokuserade, innovativa, proaktiva, göra mer för mindre samt aktivt leda verksamheten med digitaliseringsresan. Hur mycket fokus och tid tillåts läggas på IT:s egna arbetssätt?  

Kraven och önskemålen utifrån är inte nya utan har efterfrågats i decennier, trots detta har de interna, av IT-ägda processerna inte fått mycket fokus och kärlek för att kunna effektiviseras tillräckligt mycket och på effektivt sätt. Detta leder till att IT allt som oftast rundas när nya strategiska lösningar ska fås på plats snabbt.

Hur ska då IT-avdelningen kunna uppfattas som proaktiv av verksamheten?

Ta kommandot och effektivisera/förbättra flödet i IT:s egna interna arbetsprocesser så att mer tid och resurser kan frigörs för att kunna leverera effektivare utåt!

Fel medicin på rätt problem inom IT-avdelningen

Ofta försöker IT avdelningar adressera de interna IT-processerna med ett ITIL-ramverk ihop med ett ”färdigt” IT-Service Management systemstöd från någon leverantör. Angreppssättet bygger på att IT avdelningarna anpassar sina arbetssätt till färdiga ”best practice” processer istället för att utgå från sina egna arbetssätt och se till att det eventuella IT-stödsystem baseras på dessa och inget annat.

Det jag sett, som ofta blir resultatet av detta angreppssätt är att systemen blir för svåra och tunga att införa.

Därmed uppfylls inte de ursprungliga behoven fullt ut och effekter kan inte tas hem, medan en stor del av kostnaderna redan är tagna.

Svårt att se helheten och sitt bidrag till verksamheten

Ytterlige en utmaning på IT-avdelnigen och dess flera kompetenser är förståeelse för helheten och att få ett likartat synsätt över sitt bidrag till verksamheten. På IT-avdelningen så ska flera kompetenser vara med och bidra. Exempelvis så finns databasutvecklare, utvecklare, testare, designers, nätverkstekniker m.fl som ska leverera en "slutprodukt" till verksamheten, och som inte alltid tydligt ser sin viktiga del i helheten.  Detta skapar ofta en bristande förståelse om varför det är viktigt med kvaliten i just det varje person gör. 
 
Här behöver man skapa en förståelse om helheten, var och ens viktiga del i den samt en riktig känsla av gemensamt team och mål, dvs där man ställer upp för varandra för att uppnå det gemensamma målet.
Genom att tydligt beskriva de gemensamma processerna och var och ens roll i denna helhet, så kan det vara ett steg närmare den transparens och tydlighet som kan ta er en bit på vägen.

Sammanfattning

Som synes så finns det en del utmaningar på IT-avdelningen för att få ihop processerna, och det är dags för IT-chefen att lyfta blicken för att inte verksamheten skall "ta tag i det själva". Shadow-IT är konsekvenserna av ett problem, ett problem att inte kunna besvara verksamhetens krav och önskemål. Då går man till en annan leverantör.

Vill du lära dig hur du kan bemöta kraven snabbare ifrån verskamheten, och ta på dig ledartröjan i digitaliseringsarbetet?

Ladda ner vårt kostnadsfria white paper nu:

 

Ladda ner vårt whitepaper:  Så driver du förändring!