<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">

Hur digitaliseringen vässar processerna inom innovation och produktutveckling

Lästid: 10 minuter
 Hur digitaliseringen vässar processerna inom innovation och produktutveckling

 

Globalisering, ökad "disruption" och snabbrörlig marknad där nya och ofta bättre produkter dyker upp än snabbare och minskar försäljningsfönstren.

Vad spelar IT för roll i att stötta verksamhetens utmaningar?

Här belyser jag hur digitalisering kan vara en väg fram för att skapa en mer kreativ och effektiv process i organisationen. 

4 sätt som digitaliseringen vässar processerna inom innovation och produktutveckling

Digitalisering är en metod som kan användas för att förbättra processerna inom innovation och produktutveckling och jag kommer beskriva fyra olika delar där jag har sett positiva effekter:

  1. Korta ner ledtider – svara upp emot en snabbrörlig marknad och kortare försäljningsfönster
  2. Minska administration och ej värdeskapande uppgifter – fokus på kreativitet
  3. Transparens och struktur skapar bättre underlag för beslut – rätt beslut av produkter/tjänster
  4. Mätbarhet och förändringsbarhet – ger möjlighet för konstant förbättring

1. Korta ner ledtider

Digitalisering av processerna innebär att man skapar ett digitalt flöde där aktiviteter och information är kopplade till tydliga roller (medarbetare) som utför dessa aktiviteter på en viss utsatt ledtid. Effekten blir att det digitaliserade processtödet automatiskt distribuerar arbetsuppgifter till olika roller så snart de är redo att utföras. Kommunikationen mellan olika roller automatiseras så att det inte "faller mellan stolarna". Själva cykeltiden för processen minskar. Inget mer manuellt skickade av e-post mellan olika personer (internt eller externt) för överlämning av information mellan olika steg i processen. I tillägg går det att sätta förfallotider/datum på arbetsuppgifterna vilka visualiseras, kan kopplas ihop med påminnelse eller eskaleringar för att säkerställa ledtiden.

Detta kan även minska personberoende då det är möjligt att koppla en roll till flera olika medarbetare som alla kan se och utföra uppgifter kopplade till rollen. Hur ofta har det inte hänt att ett visst arbete blir försenat för det har fastnat i e-post inkorgen för en viss medarbetare då den personen är hemma sjuk eller liknande? I ett digitaliserat flöde finns möjligheten för en annan medarbetare både se detta och "ta över" uppgiften. Vi minimerar personberoende och automatiserar överlämning av arbete mellan olika roller. Detta leder till signifikant reducerade ledtider.

Med digitalisering skapas en hög transparens, vilket är bra för både medarbetarna som utför arbete i utvecklingsprocessen och för ledningen som kan se exakt hur olika produktinitiativ fortlöper. Medarbetarna kan se exakt vilken belastning de har, hur många uppgifter ligger i deras "inkorg", vilka förfallotider/datum de har, vilka prioriteringar olika produktutvecklingsprojekt har, etc. De kan säkerställa att de gör rätt saker i rätt ordning. Det blir också väldigt enkelt att påvisa var det finns flaskhalsar i processen och eventuell resursbrist. För ledningen blir det enkelt att se vad status är i olika utvecklingsprojekt och var eventuella problem finns i realtid utan att behöva jaga projektledare för att få reda på vad statusen är och att snabbt sätta in åtgärder för att säkerställa ledtiden.

Hur många gånger har vi inte suttit och kollat på en rapport eller Excel-lista och funderat på hur korrekt informationen är och när den uppdaterades sist?

2. Minska administration och ej värdeskapande uppgifter

I en digitaliserad process går det att minimera administration och komplexitet genom att arbetsstegen i processen som medarbetarna utför endast innehåller och visar den information som behövs i just det steget. I ett visst steg i processen så får medarbetaren en tydlig arbets-vy där endast relevant information presenteras genom digitala formulär, länkad dokumentation och länkar till andra system så att de inte behöver slösa tid på att förstå vad som ska göras, hitta rätt dokument och system.

Med tydliga uppgifter och korrekt information som är enkel att komma åt så blir det enkelt för en medarbetare att förädla informationen eller föra in ny information. Den digitaliserade processen kan sen automatiskt generera rapporter och annan dokumentation enligt definierade mallar som i sin tur sen automatiskt kan skickas ut till intressenter. Informationen anges på ett ställe, i formulär kopplade till den digitala processen, som sen används på olika automatiserade sätt och där med besparar medarbetaren onödigt jobb.

På detta sätt går det att minimera och förenkla administrationen och därmed låta medarbetarna lägga sin energi och sitt fokus på innovation och värdeskapande arbete. Låter ganska enkelt och trivialt eller hur? Men hur många gånger har du inte själv inte tagit det där extra steget för att det är för stort motstånd, tröskeln är för hög helt enkelt? 

3. Transparens och struktur skapar bättre underlag för beslut

Genom en digitaliserad process uppnås ett enhetligt sätt att utföra processen för alla medarbetare där även enhetlig information samlas upp. Självklart kan en digitaliserad process tillåta olika "varianter" eller vägar som processen kan ta men poängen är att även dessa olika "varianter" eller vägar i sin tur är strukturerade och enhetliga i sig.

När processen utförs så samlas information upp genom digitala formulär samt "meta-data" information angående processen i sig själv, ledtider för olika uppgifter, vem utförde vad, etc. All information blir tillgänglig och transparent i realtid längs med processens utförande. Med den transparensen som uppnås på detta sätt så möjliggörs det enklare beslut för ledning och styrgrupper då information som struktureras upp genom digitaliseringen blir tillgänglig för alla att ta del av i samma sekund den anges, och det blir enkelt att jämföra mellan olika innovation- och produktutvecklingsprojekt eftersom information är strukturerad och jämförbar.

Som nämnt tidigare under punkt 2 så möjliggör digitaliseringen även att information (t.ex. automatiskt genererade rapporter) distribueras automatiskt i vissa givna steg i processen (till exempel 5 dagar före ett visst beslutsmöte/tollgate). Automationen och strukturen möjliggör ett enhetligt sätt att arbeta och ta beslut kring, förutom att bespara massa manuellt arbete för rapporter och skickande av e-post.

Hur många gånger har inte felaktiga beslut fattats på grund av avsaknad av viss information, att informationen kommit för sent, att det är svårt att jämföra informationen för den inte är enhetligt strukturerad? Detta kan åtgärdas med ett så enkelt medel som digitalisering!

4. Mätbarhet och förändringsbarhet

Som jag beskrev i punkt 3 så samlas en mängd information upp när en digital process utförs, som t.ex. vem som utför vad, när detta görs, hur lång tid det tar, hur mycket kommentarer det är i varje steg, hur ofta en uppgift skickas vidare, etc, etc. Denna informationen ligger till grund för att kunna analysera hur effektiv processen är och hur den eventuellt skulle kunna göras ännu mer effektiv. Till exempel så kan det tala om var i processen det finns flaskhalsar eller hur många innovationsförslag som läggs ner i ett sent skede i processen (dyra beslut). 

Med den typen av information finns det underlag för att analysera effektiviteten och agera för att förbättra hela eller delar av processen. Detta är helt i linje med den lean metodik som många organisationer jobbar hårt med idag.

För att det ska gå att genomföra på ett kostnadseffektivt sätt och vara kontinuerligt så behöver digitaliseringsstödet vara flexibelt med hög förändringsbarhet till låg kostnad. Om ett antal förbättringsåtgärder hittas men det kostar för mycket eller tar för lång tid att förändra stödsystemet/en så är det troligt att inget händer, eller inte händer lika ofta som det borde. Förändringar ska inte ta flera månader att införa, det kan göra på bara några veckor med rätt stöd!

Summering

Digitalisering är ett sätt att lösa, eller delvis lösa, flera utmaningarna inom innovation och produktutveckling, vilket kan skapa värde och ökad konkurrenskraft.

Att driva processer på ett snabbt och effektivt sätt som kortar ner ledtider, hjälper medarbetarna fokusera på värdeskapande uppgifter, och samtidigt skapar transparens med mätbarhet för att ständigt förbättras borde vara ett viktigt mål för varje organisation. Ett digitaliseringsstöd som är flexibelt och ger utrymme för snabba förändringar är centralt för att detta ska kunna göras på ett kostnadseffektivt sätt.

Är du redo att påbörja din resa mot den perfekta processen?

Ladda ner vår guide som ger tips på förbättringsområden inom några olika avdelningar och affärsområden.

 

 

Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen