<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-09-01 | HR

Så vässar du processerna inom HR

Lästid: 9 minuter
  • Blogg
  • |
  • Så vässar du processerna inom HR

Det är inte så många år sedan vi hade personalavdelningar vars huvudsakliga arbete gick ut på hantera personaladministrativa frågor. Idag pratar vi däremot om HR avdelningen som bidrar till organisationens framgång genom att söka och attrahera talanger, kompetensutveckla befintliga medarbetare, sköta framtida resursförsörjning och bidra vid omorganisationer och eventuella avvecklingar. Avdelningen har tagit positionen som en värdeskapande funktion men har man förbättrat sina arbetssätt i motsvarande grad.

 

Med ett bredare och mer omfattande arbetsområde ökar kraven på att hantera de utökade arbetsuppgifterna man har på ett mer effektivt sätt. Personalfunktionen måste helt enkelt bli vassare.

Kandidathantering

På senare tid har det uppmärksammats att hanteringen av kandidater är ett mycket viktigt område. Men med fokus på kandidaten som sökt arbete på ett företag men inte nödvändigt fått tjänsten. I en era där sociala medier får en allt viktigare roll sprids det snabbt om en kandidat inte fått det bemötande som hen kan förvänta sig. Detta kan ha en direkt påverkan på varumärket och snabbt försämra förutsättningarna för ett företag att rekrytera de personer man vill ha. Tyvärr har allt för få företag fokuserat på processen som hanterar de personer som inte får tjänsten. I boken Happy Talent: rekrytering som marknadsföring (Daxberg & Wijkström) uppmärksammas att de som vi ett tillfälle fått ett nekande svar på en tjänst ytterst sällan söker andra tjänster på samma bolag. Detta trots att kandidaten i fråga kanske var nära att få den första tjänsten men inte fick det rätta bemötandet. 


Att vässa kandidatprocessen och inbegripa även de som inte fick tjänsten, att definiera hur olika kandidater skall bemötas beroende på om dom inte alls var aktuella, eller i praktiken rätt för tjänsten är av största vikt. Ett kvalitativt och professionellt bemötande som känns personligt men som samtidigt är effektivt stärker så väl varumärket men säkrar även återkommande ansökningar. Traditionella personalsystem stödjer i regel inte dessa processer utan det krävs digitalisering via lösningar som kompletterar de befintliga lösningar för att nå den fulla potentialen

Från okänd till medarbetare 

Resan från ett identifierat behov av ny medarbetare till dess att man har en ny kollega med full kapacitet är något som många företag har utmaningar med. Arbetet är ofta manuellt och omständligt samtidigt som det involverar ett stort antal personer. För vissa av processens medverkande är detta något man sällan gör, medan andra har en betydligt större erfarenhet. Behovet av stöd för de involverade kan därför variera.

Att strukturerat och professionellt bygga upp en rekrytering samt hantera och lagra ansökningar är inte alltid så lätt som det låter. Även med befintliga HR-lösningar och lönesystem på plats finns det utrymmen där stöd saknas.

När man väl hittat en ny medarbetare och avtalet är påskrivet börjar det egentliga jobbet att ”få ombord” den nya kollegan. Rutiner kring detta kan vara bristfälliga och varierar ofta stort inom samma företag. I regel är systemstöd något som fullständigt saknas och risken att saker faller mellan stolarna är påtagligt. Under sådana förutsättningar kan det vara svårt att lyckats stötta en ny kollega till sin fulla kapacitet och samtidigt säkerställa ett bra och professionellt mottagande.

Många glömmer att rekrytering och introduktion är en viktig del i kultur- och varumärkesbyggande för företag, därför måste upplevelsen av rekryteringen upplevas som professionell och effektiv av samtliga som söker jobbet. En annan vinst med en effektiv introduktion är att den nya medarbetaren stöttas i att bli produktiv snabbare. Genom att säkerställa att all utrustning, såsom passerkort, telefon, dator och annat som behövs för jobbet, finns på plats redan dag ett kommer den nya kollegan i arbete så fort som möjligt. (För att inte tala om hur välkomnande det känns!). Behöver jag ens nämna att de företag som har genomtänkta processer som de efterlever och systemstöd för digitalisering lyckas mycket bättre i denna hantering?


Utvecklingssamtal och kompetensutveckling

I en föränderlig värd ändras förutsättningarna i en allt högre takt och på ett inte alltid förutsägbart vis. För att hänga med och möta nya konkurrenter och nya marknadsföreteelser krävs bland annat att företagen besitter rätt kompetens. Ett viktigt led i att säkerställa rätt kompetens är att kontinuerligt stämma av var medarbetarna står samt att säkerställa deras fortsatta kompetensutveckling. Dom flesta av oss har nog upplevt de årliga utvecklingssamtalen. Ibland kan det kännas som de görs för att de måste genomföras. Har man som chef förra årets anteckningar och dokumentation tillgängliga på ett bra sätt? Följs fattade beslut och planerade kompetensutvecklingsinsatser upp? Har vi ett systemstöd som hjälper den personalfunktionen, chefen och den enskilda medarbetaren i att hantera sitt arbete? Vad händer om vi vill ändra vårt sätt att genomföra arbetet både avseende intressenter, innehåll, arbetsprocess och frekvens, Är det möjligt? 

I dagsläget är det möjligt att svara ja på alla frågor ovan. Genom digitalisering av sina processer kan man kontinuerligt förbättra och förändra sitt sätt arbeta, med andra ord vässa sina HR processer.


Avveckling av medarbetare

Oavsett om anledningen till en avveckling beror på om medarbetaren säger upp sig, pensioneras, sägs upp eller slutar av anledning är det på samma sätt som vid rekryteringen att detta arbetet sker på bästa möjliga sätt. Ett sätt som säkerställer kvalitet, professionalism, rätt tillvägagångssätt beroende på orsak för avveckling och ett lika behandlande oavsett vilken avdelning och chef som hanterar det. Det bör bortsett från tidigare nämnde punkter också ske på ett effektivt sätt. På samma sätt som kandidathanteringen påverkar varumärket kan även avveckling av en medarbetare göra det. En väl genomfört avslut kommer skapa en god ambassadör för företaget. Ett väl genomfört avslut innebär också kostnadsbesparingar där telefonabonnemang sägs upp, utrustning återlämnas, mjukvarulicenser hanteras på korrekt sätt och så vidare. För att kunna genomföra detta på ett effektivt vis , så blir digitalisering av processer en naturlig möjliggörare.

 

”Personalen är vår viktigaste resurs!”


Hur skall vi leva upp till detta? Ja som beskrivits ovan är ett sätt att nyttja digitalisering till att vässa processerna ett tillvägagångssätt. Att finna lösningar som inte bara är koncept eller en blueprint utan fungerande processbaserade lösningar för rekryteringsunderlag, hantering av ansökningar och introduktion av nya medarbetare, kompetensutveckling och avveckling är en lösning. Om dessa sedan tillåter att man kommer igång direkt eller anpassas efter den egna verksamheten och de specifika behoven så är det ju ännu bättre. Det är även ett sätt att undvika risken för Shadow-IT.

Om ni genomför dessa saker får man inte bara en väl fungerande hantering av sin personal. Företaget kommer samtidigt stärka sitt varumärke, öka i popularitet som arbetsgivare men också bli ett effektivare och bättre fungerande bolag.  Detta eftersom man kommer ha rätt medarbetare på rätt plats och med rätt motivation.

Vill du få inspiration kring hur HR-avdelningen kan få stöttnig av digitala processer? Klicka på knappen nedan för att ladda ner vår guide!

 

Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen