<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2017-03-28 | Offentlig sektor

Digitalisering av processer inom offentlig sektor

Lästid: 7 minuter
  • Blogg
  • |
  • Digitalisering av processer inom offentlig sektor

Möjligtvis blir detta året då vi slutar prata om digitalisering och istället lägger ordet till handlingarna. Fokus kommer istället återigen handla om de processer, innovationer och smart teknik som skapas för att förverkliga offentlig sektors mål om att leverera god kvalitet utan resursslöseri. Vi är inte riktigt framme än, men vi är på väg.

Digitalt först - Hur kommer digitaliseringen att påverka processerna inom offentlig sektor?

Svenska regeringen menar att vi behöver ta tillvara på digitaliseringens möjligheter för att kunna klara av de utmaningar som vi och samhället ställs inför. Programmet ”Digitalt först” genomförs under 2015-2018 och syftar bland annat till att förbättra styrning och samordning inom området.

Digitalt först är också en princip som menar att tjänster skall designas utifrån ett digitalt perspektiv först. Alltså att medborgare och intressenter skall kunna genomföra sina ärenden digitalt. Ett klassiskt exempel handlar om att medborgare ska slippa lämna samma uppgifter flera gånger.

Här hoppas dock jag, att vi sätter ribban betydligt högre än att vi enbart talar om dessa externa tjänster, och tittar närmare på de interna processer som konsumerar resurser ifrån den offentliga sektorn.

Om vi gör en kort definition av orden digitalisering och processer:

  • Digitalisering – Samhällsfenomen där tidigare analoga och manuella moment görs digitala eller automatiska med hjälp av teknik
  • Processer– Rutiner, Arbetsflöde och verksamhetsprocesser. Ett sätt att strukturera upp arbetsmoment i en given ordning för att säkerställa kvalitet, effektivitet och kontinuitet.

Under senaste årens kundbesök inom offentlig sektor så har jag stött på flera exempel av ”Digitalt först” – som i vissa fall var skapade innan begreppet myntades. Oftast så är det någon form av e-tjänst där en tidigare pappersbaserad ansökningsblankett har blivit digital. Den digitala blanketten ligger publicerad på en webbplats och har i många fall teknik för att kunna signeras digitalt.

När blanketten skickas in, skapas ett ärende som sedan skyfflas runt i kommunens ärendehanteringssystem. Men det finns också flera exempel där kommuner skapar ytterligare en ”inkorg” för just inkommande blanketter, och där en egen kanal skapas upp. Det blir alltså merarbete för medarbetarna, förutom att hantera mail, telefon, post och fax så var de dessutom tvungna att hålla koll på den digitala brevlådan. 

Kommunen har gett en ökad nytta till kommunmedborgare som nu kunde fylla i ansökningsformuläret när helst de vill, men den interna effektiviteten för kommunen blev knappt påverkad.

Vi har alltså nått målet om ”Digitalt först” men har i realiteten inte digitaliserat några interna processer. Jag skulle vilja jämföra med dagens livsmedelsaffärer som skaffar utcheckningszoner och självscanning. Smart sätt att överföra, och digitalisera vissa arbetsmoment som tidigare skedde manuellt av kassörskor. Men helt ärligt, så är väl ändå kundvärdet ganska litet? Du gör personalens tidigare arbetsuppgift, antagligen långsammare och du får ingenting för det.

Men om vi ser digitaliseringen som en möjlighet att även förändra processerna och den interna effektiviteten så ser vi snart att den inte bara blir en möjlighet utan snarare en nödvändighet för att lyckas med samhällets utmaningar med tanke på den demografiska utveckling och våra utmaningar i omvärlden. Vi behöver helt enkelt hitta nya sätt att leverera samma kvalitet till en mindre kostnad.

Digitalisera de interna processerna

I takt med att den teknologiska utvecklingen går framåt och den digitala mognaden hos allmänheten höjs, så kommer vi gradvis att kunna digitalisera mer och mer funktioner. Mobilt BankID var en stor milstolpe som gjorde det möjligt för medborgare och företagare att enkelt signera ansökningshandlingar och dokument.

Med hjälp av machine learning, integrationer och regelmotorer så kan kontroller, registrering och diverse manuella arbetsmoment minimeras. Nästa steg blir en digitalisering av själva verksamhetsprocessen, att se alla interaktioner som processer som styrs av händelser. Processen kan driva ett ärende framåt, i rätt ordning och till rätt kompetens.

Idag krävs det fortfarande människor som gör bedömningar vid olika ansökningar, prövningar eller tvister. När det gäller ekonomiska beslut, kreditkontroller osv så är det enklare. Bedömning av risker och kreditvärdighet är ”bara” matematisk logik. Men vem vet, runt hörnet finns det teknik och robotar som kan tolka semantiken och göra egna beslut baserad på text.

INTRESSERADE AV HUR ERA INTERNA PROCESSER GÅR ATT DIGITALISERA?
BOKA IN EN DEMO AV VÅRT VERKTYG OCH TA REDA PÅ DET!


Oavsett vilket så krävs det en process som guidar flödet framåt. Med detta så menar jag att processen är viktig både idag, och i framtiden. Det är dessutom något av det första som görs inför upphandling av nya verksamhetssystem, även om dessa skall verka i ett decennium framöver.

Inom offentlig sektor så tror jag på att följande processer blir digitaliserade under närmaste åren, vilka jag också nämnde i mitt tidigare blogginlägg:

  • E-förvaltning på riktigt – E-tjänster med sömlös integrering med verksamhetens processer när det gäller tillståndsansökningar, ansökan om förskola, hämtning av avfall, boka uppföljningsmöten eller efterkontroller som synkas med vårdkedjan etc.
  • Myndighetsövergripande processer - exempelvis mellan Länsstyrelse och diverse myndigheter för att hantera EU-bidrag, och olika stödpaket.
  • Processer som sker mellan företagare/medborgare, myndighet, externa företag och byggherrar i bygglovsprocesser och kring mark & exploatering.

Och vi är faktiskt ganska duktiga på att använda teknik för att förbättra vår verksamhet, enligt en undersökning ifrån 2016 så ligger faktiskt offentlig sektor i framkant av Sveriges digitalisering.

Redo för tydligare processförbättringar?

Är ni intresserade av att ta kliv framåt för en smartare verksamhet? Då har vi något för er. Nämligen en steg-för-steg-guide: 6 steg till processförbättring. I sex steg går vi igenom hur ni kan förbättra processer på ett både smidigare och effektivare sätt.

Guide: 6 steg till processförbättring