<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2019-08-09 | Digital transformering

Digital process automation (DPA) - allt du behöver veta

Lästid: 7 minuter

Digital Process Automation, eller DPA som det vanligtvis förkortas, cirkulerar allt mer flitigt runt mötesbordet, vid kaffeautomaten eller i lunchrummet. Anledningen stavas ofta effektivisering och digitalisering. Men vad är DPA och vilka användningsområden finns? Vi tänkte försöka bena ut detta och ge en snabb överblick över de mest centrala delarna.

VAD ÄR DPA? 

DPA är en utveckling från ett segment av Business Process Management (BPM). BPM handlar om att effektivisera processer och arbetssätt och istället fokusera på det som är viktigt. Vad som är viktigt skiljer sig såklart åt i olika branscher men frigörs det tid som egentligen skulle gå till administrationsarbete eller uppföljning kan det läggas på mer värdeskapande uppgifter. 

I grund och botten handlar DPA om att digitalisera processer och verktyg som ett svar på den digitala transformation vi nu genomgår. Genom att digitalisera dessa delar faciliteras informationsspridningen inom organisationen och personberoendet minskar. Om en medarbetare behöver ha tillgång till viss information, beroende på behörighetsnivå, ska den informationen finnas lättillgänglig och tydligt presenterad. 

SKILLNADEN MELLAN DPA OCH BPM

Som det ofta blir vid tekniska innovationer och verktyg flyger akronymerna tätt men jag hoppas att ni hänger med än så länge. BPM är alltså till viss del besläktat med DPA, och på sätt och vis kan DPA liknas med det yngre syskonet i skaran. Men vad är det då som särskiljer dessa syskon?

  • DPA innefattar även steget som innebär att digitalisera processerna var BPM redan förutsätter att sagda processer finns kartlagda digitalt. 
  • Vanligtvis förknippas DPA med företagsprocesser, och i många fall stämmer det. Men DPA kan implementeras på i princip vilken repetitiv process som helst. Vilket skiljer sig aningen från BPM som enbart riktar in sig på automatisering inom företag. 
  • För det tredje fokuserar DPA mer på den mänskliga aspekten och lägger inte samma vikt på det faktiska systemet. Grundbulten är att medarbetare ska ha rätt förutsättningar för att göra sitt jobb och fokusera på rätt saker. 

Bortsett från dessa tre distinktioner är likheterna fler än olikheterna. 

VAD BETYDER DET I PRAKTIKEN

I praktiken betyder det att du behöver ha kundfokus när du implementerar DPA. Till skillnad från BPM så räcker det inte med att enbart effektivisera verksamheten och lämna det där, kunden behöver alltid finnas med i tankarna. Då försvinner den mänskliga aspekten ur ekvationen vilket även gör det lätt att börja gå mot fel håll och fokusera på fel saker när fokus enbart ligger på att effektivisera. Istället bör en fråga som ställs tidigt i implementationsfasen vara Vad skapar detta för nytta för kunden och hur förbättrar det kundnöjdheten?.

Selecta download case


Ett exempel på detta kan vara att du ofta får klagomål från en kund på sena leveranser. Självklart kan det vara en lagerfråga, att varan helt enkelt saknas och att du behöver se över den interna processen. Får kunden däremot ingen indikation om att varan kommer dröja skapas det snabbt ett missnöje. DPA kan se till att, via digitala processer, den informationsöverlämningen sker i ett tidigt skede eller allra helst direkt från början. Nu är vi tillbaka vid den första punkten igen, det handlar om att alla medarbetare ska ha tillgång till rätt information, vid rätt tillfälle så de kan förmedla den på rätt sätt. 

I vårt exempel kan det förklaras med följande punkter:

  • Kunden ska kunna se om varan finns i lager.
  • Medarbetare ska kunna se vad som finns att tillgå eller när det finns på plats.
  • Leveranser uppdateras automatiskt och tar hänsyn till vad som finns i lager för att se till så att det alltid är välfyllt. 

HUR DIGITALISERAR DU ERA PROCESSER?

Först och främst behöver ni kartlägga vilka processer som ska digitaliseras. Vårt tips är: 

  • Börja med mindre processer som kan ge snabba resultat.
  • Efter att ha digitaliserat dessa kan andra processer digitaliseras.
  • Arbetet måste ske i samverkan mellan avdelningar så det görs på rätt sätt och blir till ett bra verktyg för den som ska använda sig av det. 

När kartläggningen för vilka processer som behöver effektiviseras är gjord behöver avdelningarna sitta ned tillsammans och se över hur processen faktiskt ser ut. Vilka är det som är inblandade, vilken information behöver finnas med, i vilka led ska processen gå och så vidare. Detta behöver inte vara skrivet i sten utan utvecklas i iterationer om behovet finns. Ofta dyker det upp något upp under resans gång som kan vara föremål för optimering, ett steg som är överflödigt till exempel. Det viktigaste är att det inte finns några genvägar eller att kvaliteten tummas på. Sedan kan modellerandet börja, när ni ritar upp hur allt ska se ut i en digital miljö.

Den perfekta processen ladda ner

När det sedan kommer till automatisera dessa processer är det viktigt att ha de tidigare momenten, som vi har pratat om ovan, gjorda. Att automatisera en oorganiserad och ej digitaliserad process är inte bara svårt, i vissa fall är det rent ut sagt omöjligt. 

För att automatiseringen ska fungera behöver ni specificera vilka “triggers”, alltså utlösare, och “Actions”, effekter, processen innefattar. Ska det till exempel hämtas data från en instans och föras över till en annan är det första steget en “trigger” och själva flytten en “Action”. 

BÖRJA AUTOMATISERA

Nu har du förhoppningsvis lärt dig en del nytt och fått upp hungern för att börja digitalisera processer, nästa steg är att göra något med det! Är du osäker på vad DPA är och vill prata med en av våra experter kan du enkelt boka ett möte via länken.