Det bortglömda steget till processförbättringar

Lästid: 7 minuter
  • Blogg
  • |
  • Det bortglömda steget till processförbättringar

bortglomda_steget.jpg

I en allt mer snabbrörlig värld är det inte längre frågan om att förändras, frågan är snarare hur ofta och i vilken grad vi måste förändras. Det finns dem som påstår att framtidens (kanske redan nutidens) mest framgångsrika organisationer inte är de som erbjuder den bästa tjänsten eller produkten, utan de organisationer som snabbast kan införa en processförbättring, en förbättring som snabbt ändrar erbjudandet, servicen, prissättning, distributionssättet eller vad det nu kan vara.

 

Att snabbt kunna förändras blir alltså en extremt viktig framgångsparameter.

Vi måste med andra ord skaffa oss en beredskap för hur vi på ett effektivt sätt kan hantera förändring - då och först då kommer vi att bli mästare på att implementera processförbättringar.

 

 time_for_change

 

Det bortglömda steget

Vi har gjort alla förberedelser, läst på alla "best practice" och påbörjat arbetet, men i bakhuvudet gnager tanken - Har vi glömt något och i så fall vad?

- En fågel gör ingen sommar, brukar man säga. På samma sätt skulle man säga att en förändring inte innebär att man inte blivit förändringsbar och förändringsbenägen. Det glömda steget är att säkerställa att förändringar blir en del av vardagen och för att bli det så krävs att man inser att man måste etablera en rad olika färdigheter för att hantera dessa återkommande/ständiga förändringar och förbättringar. Inom vilka områden måste man ta detta till sig?

 

 

1. En förändringsbar organisation

Att skapa organisatoriska förutsättningar för att kontinuerligt förändras är en fråga om ledarskap och kultur. En kultur som klarar förändringar ställer krav på transparens, kommunikation och är tillåtande när det gäller fel. Att förändra en existerande kultur är ett arbete som på intet sätt skall tas lättvindigt utan är ett arbete som kräver fokus och resurser. Det är först när förändringen är genomförd som den har uppstått, dvs inte i samma ögonblick som den finns dokumenterad i en PowerPoint. 

Naturligtvis måste också ledarskapet anpassas, så att det passar för att hantera en förändringsbar organisation. Det vore naivt och tro att alla ledare på ett naturligt sätt är bra förändringsledare och kan förflytta sig från att bedriva ledarskap i en trögrörlig miljö till att agera i en omgivning som kontinuerligt förändrar sig. Här krävs utveckling och träning för att stärka ledarna.

 

2. Tänk tillräckligt bra istället för perfekt

Ambitionen att göra saker rätt och perfekt ligger nog i den mänskliga naturen. Vi vill nog var och en till mans göra saker så bra vi kan, prestera på toppen av vår förmåga.  Om vi hela tiden strävar efter att implementera den perfekta processförbättringen kommer vi sannolikt aldrig i mål. En process som tar hänsyn till alla eventualiteter och skall täcka alla möjliga scenarios kan nog inte bli något annat än en målsättning. Bara att intellektuellt ta fram alla alternativ är en stor uppgift, att sedan klara av att göra det i en föränderlig värld är snudd på omöjligt. Om man fortfarande har den ambitionen kommer det ta lång tid (vilket gör att målbilden hela tiden flyttar sig i en föränderlig värld) och kommer sannolikt kosta omotiverat mycket pengar. Att övergå till ett synsätt där man har ambitionen att något skall vara tillräckligt bra när man sätter igång för att därefter förfinas och förbättras är ett betydligt bättre angreppssätt. Korrigeringar blir enklare, man kan börja plocka hem positiva effekter direkt och medarbetarna får en känsla av framdrift och förbättring.

 

3. Du måste ha IT stöd som klarar förändring

Att ha klart för sig vad som behöver åtgärdas och förbättras och inte kunna införa det till följd av statiska rigida system borde inte få förekomma år 2016. Trots det så är detta allt för vanligt. Hur ofta har vi inte hört -"Vi skulle gärna arbeta på ett annat sätt men vi måste anpassa oss efter system" eller -" vi kommer att börja arbeta enligt det nya sättet så snart vi ändrat i våra system,.....det tar bara 9 månader". Att fullt ut implementera processförbättringar bygger på att det finns lösningar på plats som stödjer det nya sättet att arbeta. Det kan man naturligtvis göra genom att förändra i befintliga system, men om tid och kostnad är viktig så finns det idag helt andra möjligheter med kompletterande lösningar som gör det möjligt att gör det möjligt att snabbt etablera nya arbetssätt. Snabbhet är och kommer i allt högre grad bli en viktig konkurrensfördel i framtiden. Men att snabbt och framgångsrikt införa processförbättringar är också en fråga om att ha nya medarbetare som ges möjlighet att på bästa och mest effektiva sätt genomföra sitt arbete i en föränderlig värld.

 

Trygghet ligger i förändring! Det enda vi vet om framtiden är att den inte kommer se ut som idag. Detta kommer ställa krav på allt från oss som individer, på våra organisationer och på våra system. Att klara av att vid ett enstaka tillfälle implementera ett nytt sätt att arbeta på är bra men det räcker inte. Det steg som ofta glöms bort är att vi måste ge oss själva förutsättningarna att implementera processförbättringar igen och igen och igen. Att gå framtiden till mötes med ett öppet sinne och devisen "Build to learn, not to last" på näthinnan, ökar sannolikt förutsättningarna att lyckas dramatiskt.

 

Ladda ner vår guide:  Sex steg till processförbättring