<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-05-11 | Digital transformering

De bästa sätten att bemöta Shadow-IT

Lästid: 6 minuter
  • Blogg
  • |
  • De bästa sätten att bemöta Shadow-IT

shadow-it-722094-edited.jpg

Shadow-IT är på intet sätt något nytt utan snarare en företeelse som blir allt mer vanlig. I vissa företag och organisationer utgör den så kallade okontrollerade IT:n en allt större del av de lösningar som används. Vilka utmaningar och möjligheter finns med detta och hur skall de som arbetar inom företagens IT organisation förhålla sig till detta.

Utmaningarna

Under åratal har många medarbetare anammat ny teknologi och lösningar i snabbare takt än vad IT avdelningarna kunnat erbjuda dessa. Exemplen på detta är flera.

  • Stationära v.s trådlösa arbetsplatser: Idag är detta en självklarhet men i början var det inte ovanligt att medarbetare tog med sig privata laptops som anslöts till mer eller mindre säkra accesspunkter för att möjliggöra ett mer mobilt arbetssätt.
  • Mobila applikationer: Inom varje företag finns säkert ett stort antal medarbetare som använder appar som inte är sanktionerade. Dessa kan utgöra viktiga verktyg i det dagliga arbetet.
  • Molntjänster: Har man ett problem vill man lösa det. Om inte IT avdelning snabbt kan tillhandahålla lämplig lösning så är det snabbt gjort att börja använda en molnlösning för att lösa sina problem. 

3 risker med Shadow-IT

Alla har vi en vilja och ambition att lösa problem, om så inte var fallet, skulle inte verksamheten köpa in system och lösningar i den omfattning det görs. Det för dock med sig ett antal konsekvenser.

  • Kostnader - Bolagen får ingen uppfattning om ett företags totala IT kostnader. Kostnaderna för okontrollerad IT  "göms" i regel som omkostnader i olika delar av organisationen. Detta innebär att det blir svårt för att inte säga omöjligt att se den total kostnadsbilden för IT.
  • Säkerhet - Vem tar ansvaret för de lösningar som förs in utan IT funktionens vetskap? IT kan knappast göra det då man inte känner till det. Verksamheten saknar ofta den kompetens som behövs för att till exempel bedöma säkerheten och de eventuella risker som finns med att ta en lösning i drift.
  • En version av sanningen - Om olika lösningar tas i bruk runt om i en organisation finns det en stor risk att organisationen får flera versioner av sanningen. Lösningarna i sig gör kanske rätt men de kanske använder bristfällig metadata och/eller har felaktiga definitioner av beräkningar. Allt detta leder till olika versioner av sanningen.

4 sätt att minska behoven av Shadow-IT

Det finns en uppsjö av sätt att undvika att verksamheten köper sina egna lösningar på ett okontrollerat sätt. Naturligtvis kan man förbjuda alla typer av IT inköp som görs utanför IT avdelningen. Om man inför ett förbjud gör man det enkelt för sig. Utmaningarna är fortsatt de samma utan någon egentlig lösning. Istället bör man agera på de bakomliggande orsakerna till faktorerna till varför detta sker.

  • Snabbrörlighet - IT måste snabbt svara på verksamhetens krav. Finns nya behov gäller det för IT att möta dessa krav och då inte bara i ord utan i handling. Ibland måste även regeln om att 80% är tillräckligt bra, d.v.s tid kan vara viktigare är fulländning.
  • Sälja in IT - IT-avdelningen måste vara beredda att kontinuerligt "sälja in" sig själv till verksamheten. IT måste tydligt förklara vilka expertkompetenser man besitter och hur man på bästa sätt kan bidra med allt från integration, säkerhet, arkitektur och så vidare.
  • Provaktivitet- För att vinna och bibehålla sin expertroll måste IT-avdelningen ligga steget före verksamheten. Att proaktivt föreslå hur ny teknologi kan stödja och utveckla verksamheten och affären ökar inte bara förtroendet för IT avdelningen. Det ger även IT en möjlighet att hålla i taktpinnen och därigenom minska behovet av Shadow-IT.
  • Bimodal-IT - Säkerställ att båda perspektiven av bimodal-IT täcks. Hos de flesta IT-avdelningarna ligger fokus fortfarande på att hantera den mer långsiktiga sidan (maratonlöparen/samurajen) och litet resurser spenderas på den mer snabbrörliga (sprintern/ninjan)

En IT-avdelning som slutar se verksamhetens IT-inköp som okontrollerade störande upptåg från verksamheten utan istället ser det som en effekt av egna tillkortakommande och möjliga förbättringspotentialer är med största sannolikhet en IT-organisation som går en ljusare framtid till mötes.

Den typen av IT-organisation kommer att öka sitt anseende, ses som en naturlig del i utveckling av verksamheten och bli en funktion man vänder sig till med sina utmaningar snarare än en som man till varje pris försöker kringgå.

IT-chefens nya uppdrag

IT-avdelningen är idag en kunskapsorganisation, och för att kunna fullfölja detta uppdrag måste avdelningen förstå affärsvärdet i olika produkter och tjänster. Det innebär att IT-chefen och IT-avdelningen både måste lösa problem, samt hitta produkter som verksamheten inte själv vet att den behöver.

Detta och mycket mer diskuterar vi i vår nya trendrapport: IT-chefens nya uppdrag. Ladda ner och lusläs!

Ladda ner IT-chefens nya uppdrag här

Här följer källor för mer information!

Gartner: Embracing and Creating Value From Shadow IT

Barium Business Live: Digital transformation, slutstation eller bara en hållplats på vägen?

Barium Live: Digitalization driven process