<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-12-27 | BPM

Dagen D är kommen för manuella processer i verksamheten!

Lästid: 8 minuter

slutet pa manuella processer

I decennier har vi haft en rad IT system och lösningar på plats för att underlätta vårt dagliga arbete. Dessa lösningar har utvecklats och förfinats och med tiden blivit mer och mer kraftfulla. Trots detta finns det fortfarande delar av verksamheten som inte har stöd av varken ERP, CRM eller andra lösningar och system. Vilka möjligheter finns att digitalisera dessa manuella arbetssätt och varför bör man använda vår low code plattform Barium Live för att göra det?

Att det fortfarande finns stor del processer som hanteras manuellt kvar inom de flesta företag och verksamheter kan bero på en rad olika orsaker. Det kan handla om att det inte gått att räkna hem en digitalisering historiskt sätt. Eller så har det inte prioriterats då tidsinsatsen bedöms som allt för stor. Det kan röra sig om processer som spänner över flera system där manuella steg finns kvar i övergången mellan system och så vidare och så vidare. I detta blogginlägg kommer jag lyfta fram fem argument varför man skall göra sig av med sina manuella processer och hur Barium Live är ett utomordentligt verktyg att använda i sammanhanget.

1. Minska personberoendet med Barium Live

De flesta manuella arbetsflöden utförs ofta av samma personer från tid till annan. Inte sällan har dessa processer bristfällig dokumentation både avseende inblandade, information och arbetsgång. Ofta är det erfarenheten hos dom som arbetar i processen som säkerställer att arbetet blir gjort på rätt sätt. I dessa fall är man beroende av de enskilda individer som är involverade. Om någon slutar, blir sjuk eller av annan anledning inte kan genomföra sin arbetsuppgifter blir det svårt för någon annan att ta vid. Om man däremot väljer att digitalisera processen, det vill säga skapa en applikation som styr arbetet i enlighet med processen med rätt information och instruktioner till rätt roll i rätt tid med fullständig översikt i varje enskilt tillfälle, blir personberoendet betydligt mindre. Nya medarbetare kan snabbare utföra arbetsuppgiften och därmed byggs personberoende och risk bort. Barium Live kan med fördel användas för att ta att på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt digitalisera arbetssättet och därigenom minska personberoendet.

 

Skärmavbild 2016-12-01 kl. 11.25.29.png 

2. Skaffa kontroll och överblick med Barium Live

En annan utmaning med manuellt utfört arbete är att det är svårt att överblicka vad status är just nu och vem som har ansvaret vid varje enskilt tillfälle. Det kan vara en grannlaga uppgift att ta reda på information kring status och det arbetet i sig leder till extraarbete, inte bara för den som söker informationen utan även för de som måste besvara frågor från den som söker. Manuella arbetsflöden innebär med andra ord extra arbete för en rad personer bara för att ta reda på status. Om en process däremot digitaliseras med Barium Live är det möjligt för olika intressenter att få reda på status och ägandeskap när så önskas. Informationen är bara ett knapptryck bort och ingen behöver aktivt bidra till att statusinformationen skapas utan det sköter lösningen om själv.

Skärmavbild 2016-12-01 kl. 09.39.52.png

 

3. Mät era arbetssätt med Barium Live

När man arbetar i manuella flöden och processer blir i regel uppfattningen om hur mycket resurser som läggs ned och genomloppstider ett subjektivt tyckande. Detsamma gäller vad som är flaskhalsar i arbetsgången och hur mycket som sköts enligt normala rutiner och hur mycket som sker genom olika typer av undantag. Att mäta ger insikter som är faktabaserade snarare än godtyckligt tyckande. Att veta hur effektivt man arbetar är i praktiken omöjligt då arbetet sker i manuella flöden. Med Barium Live skapas automatiskt förutsättningarna för att få reda på genomloppstider, fördelning mellan alternativa hanteringar samt  en hel del annat. Att ha fakta på bordet är en vital del när det gäller att förbättra och förfina arbetssätt.

 

Skärmavbild 2016-12-01 kl. 11.21.48.png 

 

4. Implementera era förbättringar med Barium Live

Att hela tiden sträva efter att förbättra och effektivisera sitt arbete är något de flesta försöker åstadkomma. Det kan röra sig om rena resursförbättringar men också om förbättrad kvalitet i form av färre fel eller bättre återkopplingen till intressenterna till det arbetet man utför. En sak är att identifiera de förbättringar som behövs göras men det är en helt annan sak att få de nya arbetssätten på plats. I manuella processer är man helt beroende av varje enskild individs förmåga och inte minst vilja för att få ett ändrat arbetsrätt på plats. Oavsett kommunikation och argumentation är den i slutet på dagen den enskilda medarbetaren som säkerställer att det blir gjort. Om man istället har ett digitaliserat arbetssätt i Barium Live säkerställer lösningen att arbetet sker i enlighet med förändringen. Att göra om och förändra lösningen så att den motsvarar det förbättrade sättet är något som varken är komplicerat eller tar lång tid. Barium Live är designat för att stödja ständiga förbättringar.

 

5. Automatisera manuella arbetsuppgifter med Barium Live

Manuella processer är manuella...., det innebär att det är svårt för att inte säga omöjligt att automatisera arbetssteg. Automatisering baseras på digitalisering och innebär att man frigör tid från moment som inte nödvändigtvis kräver manuella ställningstaganden. Det är bättre att ägna den tiden åt saker som verkligen kräver bedömningar och värderingar av medarbetarna. Med hjälp av Barium Live kan man automatisera steg i sin arbetsprocess oavsett om dom är enkla eller kräver en mer komplicerad affärslogik. Det är viktigt att betona att denna automatisering inte behöver finnas på plats från dag ett. Eftersom Barium Live är designat för att förändra kan man förändra ett process under resans gång. Initialt kan alla arbetssteg utföras av medarbetare men successivt, om förutsättningarna finns, kan man automatisera enskilda arbetssteg eller t.o.m hela processen.

Sammanfattning

Är dagen D kommen för manuella processer, det är frågan. Ovan har jag redogjort för fem anledningar varför man bör släppa de manuella processerna och istället digitalisera dessa. Historiskt har det sannolikt varit svårt att motivera systemkostnaderna för att göra denna typ av digitalisering men med en plattform som Barium Live är det ekonomiskt försvarbart. Dessutom kommer det gå fort att få en enskild lösning på plats på en plattform som successivt kan ersätta den ena manuella processen efter den  andra med ett digitalt stöd! 

Om du vill veta hur vi kan hjälpa dig att bli av med digitala processer så tveka inte i att boka ett möte.

 

Boka en kostnadsfri konsultation med  en konsult från Barium nu!