2016-09-13 | Barium Live, ERP

Barium vs ERP och Affärssystem

Lästid: 10 minuter
  • Blogg
  • |
  • Barium vs ERP och Affärssystem

erp_vs_barium.jpg

 

Att en organisation oavsett storlek behöver någon form av affärssystem råder det ingen tvekan om. För det lilla företaget kan det vara ett enkelt redovisningssystem medan det för en stor organisation kan röra sig om ett helt ERP som inkluderar en rad olika moduler som spänner över Ekonomi, HR, Supply Chain osv. Men hur står det egentligen till med kostnaderna för dessa system, möjligheten att över tid förändra dom och deras roll som katalysator för unikitet och konkurrenskraft? Ta del av tips för att komplettera, orkestrera och prototypa fram nya processer med Barium i kombination med ert ERP.

 

Under de senaste åren har vi i media, t.ex Computer Sweden, kunnat läsa om hur det ena ERP projektet blivit dyrare än det andra. Hur tidsplaner spräckts och inte med några få dagar och veckor utan med månader och ibland år. Affärssystem och ERP-system kanske bör ses för vad dom är och bör vara, dvs system som hanterar grundläggande funktioner i ett företag. Funktioner som måste finnas där, fungera klanderfritt och inte nödvändigtvis förändras allt för mycket och allt för ofta. I en snabbföränderlig, "disruptiv" värld måste man dock finna vägar för att hantera det som förändras i hög takt snabbt och kostnadseffektivt. Nedan följer några olika områden där affärssystem kan behöva kompletteras, med en lösning som Barium Live, för att göra en organisation konkurrenskraftig över tid.

 

Komplettera affärssystem med Barium

Även om många ERP och affärssystem har en rad olika moduler som fokuserar på olika områden är det inte alltid dessa är heltäckande. I vissa fall beror det på att den enskilda organisationen inte valt att implementera alla moduler på grund av kostnadsskäl, prioriteringar, behov eller andra orsaker. Det finns även områden för vilka affärssystemen saknar funktionalitet oavsett hur avancerade dessa är. Detta kan bero på uppkomsten av nya företeelser som ERP leverantören ännu inte har stöd för eller av strategiska skäl inte valt att satsa på. Oavsett vilket finns det då behov av att täcka dessa funktionella gap för att säkerställa att slutanvändarna får den funktionalitet hen behöver. Allt för att man på ett effektivt och tillfredsställande sätt skall kunna utföra sina arbetsuppgifter. Att anskaffa separata punktlösningar som fyller enskilda funktionella gap kan naturligtvis vara en lösning och om inte IT tar ansvaret för att göra detta finns risken att verksamheten tar sakerna i egna händer och inskaffar lösningar vilket naturligtvis ökar så kallad Shadow-IT.

Ett effektivare sätt är att anskaffa en plattform, Barium Live, som ger IT och verksamheten en möjlighet att snabbt skapa applikationer som skräddarsys för att fylla behoven. Kravet på en sådan plattform är naturligtvis att det snabbt går att skapa applikationerna, att det är både funktionella och driftstabila och att det är kostnadseffektivt så att dessa applikationer om och när så är relevant kan ersättas med funktionalitet i affärssystemen. Genom att använda en plattform hålls också antalet lösningar ned vilket ligger i linje med den konsolideringsambition kring system som finns i de flesta organisationer.

  

Orkestrera processer i ditt affärssystem

Hur långt är ett snöre? En väldigt enkel fråga att ställa, men kanske litet svårare att besvara. Hur lång är en process, det vill säga, var och hur påbörjas ett sammanhängande flöde av arbetsuppgifter och var slutar dessa? Traditionella affärssystem innehåller en rad olika processer framtagna för att passa inom olika funktioner och industrier. Ofta är det frågan om processer som i hög grad är standardiserade där graden av automatisering är hög och där mycket handlar om det som sker inom företaget med kontroll och effektivisering som huvudsakliga mål.


Inom de flesta organisationer finns det dock mer än ett system. Det kan vara frågan om delar av ett ERP system, ett annat för CRM, ett tredje för att t.ex hantera lager osv. Ett flertal av organisationens processer spänner över mer än ett system. I sådana miljöer kan användarna tvingas använda ett flertal olika lösningar för att utföra de arbetsuppgifter som ryms inom samma logiska flöde. Chefer och ledare har svårt att få en överblick kring status vid enskilda tidsperioder, vilket kan leda och leder till parallell rapportering i form av till exempel Word- och Excel-sammanställningar.  Att förändra arbetssätt, mäta och involvera andra intressenter som leverantörer och kunder kräver stora insatser avseende utveckling men även information och kommunikation för att säkerställa att man följer de nya arbetssätten. Vidare tenderar upplärningskurvan av nya medarbetare att bli lång när det inte finns en lösning som håller ihop en process från "ax till limpa". Barium Live kan i sammanhang bli den komponent som orkestrera och håller samman arbetssättet från A till Ö, och det oavsett om flera system ingår, processen ändras eller A till Ö flyttas så att andra, externa, intressenter involveras i arbetsflödet. Genom att integrera med de system som ingår i flödet blir vår lösning det sammanhållande kittet.

Konsolidera system och applikationer med Barium

Om ni inte redan genomfört eller påbörjat arbetet med att minska antal befintliga system i den egna organisationen så är det garanterat något man diskuterar och eventuellt planerar att göra. Att genomföra en systemkonsolidering eller byten av existerande affärssystem brukar vara en komplicerad övning som tar tid i anspråk och samtidigt är förknippade med höga kostnader liksom hög risk. I vissa fall måste man byta system till följd av föråldrad teknologi, dyra driftskostnader eller för att säkra kompetens (ofta kopplat till föråldrad teknologi). I andra fall kan det vara frågan om att minska antalet befintliga lösningar genom att expandera funktionaliteten i ett system på ett annat systems bekostnad allt i syfte att minska antalet befintliga lösningar, arbeta med färre leverantörer, underhålla färre kompetenser och så vidare. Oavsett de bakomliggande skälen till konsolideringen är dessa inte allt för sällan kombinerade med ett behov av att etablera nya processer. Genom att etablera nya eller befintliga processer i Barium Live som initialt integreras mot gamla lösningar och därefter mot de nya systemen kan man börja arbeta på nya sätt omgående och också i marginell omfattning påverka slutanvändarna när ett system byts ut till ett annat.  

Barium som prototypverktyg för nya arbetsssätt

Att genomföra förändringar i traditionella ERP system är ofta komplicerat och kostsamt, men ibland måste man få dessa på plats oavsett vad. För att undvika att dessa förändringar inte blir optimala, hålla både kostnad och risk på en så låg nivå som möjligt kan det vara en väl gjord investering att skapa en prototyp för att säkerställa att de förändringar man har för avsikt att göra blir det rätta. Med prototyp menar jag inte bara en skrivbordsprodukt utan en verklig lösning som tydligt blottlägger brister eller sätter fokus på förbättringsområden. Kraven på ett sådant prototypverktyg är att det ska vara kostnadseffektivt, att tiden som går åt att skapa en lösning är begränsad och att det är lätt att förändra och korrigera tills dess man når en optimal lösning. Vår low code plattform Barium Liveär ett tydligt exempel på en lösning som uppfyller alla de krav som nämnts ovan. Genom att arbeta med prototyper ökar IT funktionen kvaliteten i det man levererar till verksamheten och stärker därigenom sitt anseende.

Sammanfattning

Att driva ett företag utan en ERP lösning, oavsett hur enkel eller komplex denna är, får inte ses som särskilt troligt. Att man kan undvika en rad av de utmaningar som är kopplade till ERP lösningar och därigenom leverera ett större och snabbare värde till organisationen är dock möjligt. Oavsett om det är frågan om att fylla de funktionella gapen som finns i en ERP lösning, att orkestrera processer som sträcker sig utanför den befintliga lösningen och den befintliga organisationen, hantera risk i samband med systemkonsolideringen eller fylla rollen som prototypverktyg så har Barium Live en roll att fylla. Vill du få exempel på hur en BPM-plattform kan stödja ert ERP så kan du ladda ner vår guide - Den perfekta processen med exempel ifrån HR, Supply Chain, Ärendehantering och IT-avdelningen


Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen