<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2020-03-03 | RPA, DPA

5 utmaningar som Digital Process Automation kan lösa

Lästid: 9 minuter

Vid av anskaffning av IT-stöd så som automatiseringsstjänster finns det idag en uppsjö av olika alternativ att välja på. Att utvärdera varje alternativ kräver oceaner av tid och du kommer snabbt springa på trestaviga akronymer och begrepp som uttrycks och används på olika sätt, vilket snabbt blir förbryllande. I det här inlägget  kommer vi utgå ifrån begreppet Digital Process Automation (DPA).

Trestaviga akronymer må ha ett teoretiskt slut, men som representant på leverantörssidan kan det ibland vara svårt att se. DPA kanske är helt nytt för dig, eller så vet du att det står för Digital Process Automation. Jag ska inte ägna allt för många rader kring dess definition i det här inlägget. Vi har skrivit väldigt djupgående om DPA i det här inlägget. Istället tänkte jag fokusera på vilka utmaningar eller problem du faktiskt kan lösa med Digital Process Automation. 

Vad är då Digital Process Automation? Som tur är så är det någorlunda självbeskrivande. Det ska dock inte förväxlas med annan automatiseringsteknik, som till exempel Robotic Process Automation, som oftast benämns med en annan trestavig akronym RPA, för att spä på mitt tidigare argument ytterligare.

SKILLNADEN MELLAN DPA OCH RPA

Först och främst: Utesluter de varandra? Det korta och enkla svaret är nej, men mer om det längre ner i inlägget. 

Inom både DPA och RPA finns ordet ”process” med, men den största skillnaden ligger också i definitionen av process. En lösning för DPA, likt Barium Live, hanterar processen från start till slut (end-to-end). Det är alltså processer som involverar flera människor och en rad olika arbetsuppgifter, där det krävs mänsklig interaktion för att utföra någon form av arbetsuppgift eller fatta ett visst beslut. RPA hanterar allt som oftast enskilda aktiviteter som till sin karaktär är monotona och inte kräver någon högre grad av mänsklig interaktion. 

Exempel: Från en returnerad vara till en kompenserad kund. 

Returhantering är en process som många i fall är relativt komplex, och oftast eftersatt. Det är en process som i många fall består av ”om och men” i form av regler och förutsättningar att ta hänsyn till. I många fall skall information dessutom inhämtas från olika källor (system). En returhantering inbegriper även ofta olika typer av hantering beroende på om det skall skickas en ny produkt/vara eller om kunden endast skall krediteras.                      

Detta medför att det i en returhanteringsprocess vanligtvis krävs någon form av mänsklig interaktion för att bedöma/besluta om eller hur kunden skall kompenseras. I dessa arbetsflöden finns det även inslag av aktiviteter som skulle kunna hanteras med hjälp av en RPA-lösning, det vill säga ett steg som baseras på en viss typ av input, till exempel varor som understiger ett visst pris ska alltid krediteras.                    

Exempel: Registrera retur i ordersystemet. 

En del-aktivitet i en process som alltid utgörs av samma monotona händelser. Information om ordern skall flyttas från en excelfil till ett system. I 99% av fallen vet vi exakt vilken typ av information ordern består av och hur den skall läggas upp i systemet.

UTMANINGAR SOM DU KAN LÖSA MED DIGITAL PROCESS AUTOMATION

Som beskrivet i tidigare stycke så kan DPA hjälpa dig med att hantera hela processen - från start till slut. Digital processautomation innebär också att du tar dina processer från pappersmodeller till ett levande stöd i ett digitalt format. Detta skapar förutsättningar för mätbarhet och som i sin tur kan ligga till grund för förändringar och optimeringar av arbetssätt.

Men vänta nu, Ni har ju redan systemlösningar för era viktigaste processer? Kan ni inte automatisera där istället för att köpa ÄNNU en lösning? 

Så är det. Du har garanterat ett ERP, HR-system, ordersystem och gud-vet-vad-system. Men ändå flyger det inte?

I många fall vågar vi påstå att svårigheten (såväl komplexitetsmässig som kostnadsmässigt) att anpassa ovan nämnda system efter ert arbetssätt gör att många arbetsuppgifter idag hanteras och utförs utanför systemen.

En av de största fördelarna med teknik är också dess största utmaning. Det går fort - väldigt fort - att ta fram tekniska och smarta lösningar som är anpassade efter era arbetssätt med hjälp av DPA. Vi lever i en föränderlig värld där förändringstakten hela tiden ökar, vilket ställer krav på att vi i vissa fall måste utmana och ständigt förändra våra arbetssätt.  

Med DPA pratar vi ofta om lösningar som fyller gapen mellan olika system. I ett företag finns det flertalet arbetsmoment som involverar flera olika roller och system. System som i många fall är svåra att anpassa, eller som är föråldrade och helt omöjliga att anpassa efter rådande arbetssätt. Effekten blir i många fall att ett gediget Exceldokument upprättas. Detta mailas i tid och otid och ägarskap och statusöverblick blir en filosofisk fråga. Dessa Excelfiler medför också att vi plötsligt gett liv till ett ofrivilligt personberoende och byggt upp en struktur som svåröverskådlig och ogreppbar.

Samtidigt är det i praktiken ohållbart att bygga, byta ut eller uppgradera befintliga system år efter år. När den nya lösningen är på plats finns det tre nya behov som uppstått under samma tidsram.

Det är precis det här som är DPA-plattformens absolut största selling point. Det är en lösning som arkitekturmässigt kan positioneras som ett täcke, eller brygga, ovanpå befintliga system. Med DPA kan man skapa skräddarsydda IT-stöd som på ett kontrollerat sätt kan få dina system att samexistera.

DPA härstammar från BPM (Business Process Management) och det finns fortfarande flera likheter. Den främsta, och mest tydliga, är möjligheten att rita upp och designa era arbetssätt/processer i ett verktyg som inte kräver någon avancerad verktygskännedom. Från det designade arbetsflödet skapar du med enkelhet en affärsapplikation. 

PROCESS SOM APPLIKATION

Vad innebär det att skapa en körbar applikation av din process? Det är nu automatiseringen kommer in i bilden. Från din designade process kan du nu börja bygga in logik och automatisering för flera olika ändamål. Nedan är några vanliga exempel på utmaningar som DPA löser: 

  • Populera ett ärende med mer information från olika intressenter på ett strukturerat och automatiserat sätt - utan att bli personberoende. 
  • Säkerställa kvalitet på information genom att arbeta med valideringsstöd.
  • Säkerställ överlämningar – rätt information, till är rätt person, i rätt tid.
  • Automatisera affärsregler och beslut.
  • Skapa förutsättningar för mätbarhet (ledtider, flaskhals och så vidare).
  • Att bli helt pappersfria med hjälp av digitala blanketter och formulär som hjälper dig att efterfråga rätt typ av information vid rätt tillfälle.
  • Driva förbättringsarbete baserat på insikter med hjälp av realtidsdata och statistik istället för gissningar.  
  • Få befintliga system att samexistera.

DPA OCH RPA KAN (OCH BÖR) SAMKÖRAS

Som tidigare nämnt så finns det tydliga skillnader mellan Digital Process Automation och Robotic Process Automation. Skillnader som tillsammans kompletterar varandra.

Från ett DPA-perspektiv så finns det i en normalkomplex process flera delmoment eller aktiviteter som kan robotiseras och där vinsterna i form av kostnad och tid kan vara enorm. Med hjälp av DPA skapar vi förutsättningar för att hantera ärenden och arbetsuppgifter på samma sätt, varje gång, och varje dag - oavsett vem eller vilka som hanterar ärendet. Det i sin tur gör att vi på sikt kan dra nytta av RPA-lösningar i en ännu större skala.

FÖRSTA STEGET MOT ETT SMARTARE ARBETSSÄTT

I det här inlägget nämns några exempel på utmaningar som du kan lösa med DPA (och RPA). Vi har skrivit en omfattande guide för dig som är i startgroparna, eller kanske till och med påbörjat er resa mot automatiserade och digitala arbetssätt.

 

Ladda ner guiden  "Smarta arbetssätt för verksamheten"