2016-12-01 | IT

5 tips för att konsolidera IT-landskap

Lästid: 5 minuter
  • Blogg
  • |
  • 5 tips för att konsolidera IT-landskap

5-tips-kring-konsolidering

IT-chefer, deras agenda och budget är ofta ett hett ämne för diverse tyckare. Både från IT-avdelningen samt verksamheten som har en aldrig sinande önskelista på nya funktioner och verktyg som hjälper dem att utföra sitt jobb snabbare, smartare och med högre kvalitet. Att då samtidigt konsolidera och minskat antalet system kan lätt kännas övermäktig. Är det viktigast att minska systemfloran eller ge användarna ett bättre verktyg?

 

 

1. Inventera överlappande system 

Att inventera system är kanske den mest klassiska metoden för att få överblick och uppskatta vart det går att konsolidera och minska ner på antalet system. Beroende på storleken i er organisation så kan det vara mer eller mindre överblickbart beroende på om ni har hundratals eller t.om tusentals olika applikationer som används. För att göra det mastiga arbetet överblickbart så går det dela in applikationer och system i kategorier som används, och det är även populärt att titta på kostnader och resursallokering som används för att enkelt överblicka vad som driver kostnader.  Utmaningen i en större organisation är att ni lätt kommer långt ifrån verksamheten. Risken finns att ni reducerar 10 system som omsätter en i sammanhanget liten kostnad, och som levererar ett relativt gott värde - men där effekten är för liten för att se på ett större plan. Vad är viktigast, att minska ett system eller att göra det yttersta för att verksamheten ska få det bästa stödet?

2. Finns det några g(l)ömda system som ni missat?

Ni känner säkert till begrepp som Shadow-IT, och det faktum att hälften av alla IT-inköp sker av verksamheten istället för IT. Risken eller kanske möjligheten är därför ganska stor att ni sitter på mer system och kapabiliteter än vad som finns i er dokumenterade systemportfölj. Ni kanske har en NPS/Kundundersökningsmodul i ärendehanteringssystemet på Kundservice. Marknadssystemet kanske har en inbyggd chatt-funktion? Säljstödet kanske har en signeringsfunktion för kontrakt och avtal inbyggt?

Ta ett extra varv och se om det finns kapabiliteter i system som verksamheten har köpt in. Se till att ni visar engagemang och uppskattning, så att inte verksamheten drar öronen åt sig i rädsla av att bli av med sitt nya favorit-verktyg.

3. Kontrollera nyttjandegrader

Att undersöka nyttjandegrad kan vara viktigt både inför avtalsförhandling likaså för att förstå vart det går att krama ur mer värde och effekt ur de investeringar som har gjorts i programvara och tjänster. Låg nyttjandegrad betyder inte nödvändigtvis att systemet skall konsolideras, det kan fortfarande leverera en hög effekt eller bidra till stort värde i förhållande till insats eller alternativen. Det kan förvisso vara så att ett initiativ kring användning kan resultera i ännu bättre effekter och det kan vara värt att påvisa.

4. Finns mer funktioner än ni känner till?

Mjukvara och molntjänster är inte hårdvara, och det kan vara värt att komma ihåg. Utveckling kan ske i ett rasande tempo. Det system ni köpte för 1-3 år sedan, kan har fått mängder med nya funktioner. Det kanske t.om har utvecklats en ny modul? Om ni har en on-premise installation så kanske ni har koll på nya releaser, men när det gäller molntjänster så är det inte helt säkert. Det kan vara så att funktioner har "tryckts ut" i omgångar vilket gör att nya funktioner finns redo för användning. 

5. Undersök plattformar istället för specifika applikationer

Ett smart sätt att minska ner antalet leverantörer och applikationer är att hitta plattformar eller "verktygslådor" med vilken det går att tillfredsställa flera olika behov på samma gång. Populärt just nu är att använda såkallade no-code eller low-code applikations plattformar i vilka det går att skapa applikationer utan kod eller långa projekt. Då kan licenser, kunskap, konsulter och integrationer återanvändas och leverera mervärde. Det blir dessutom lättare för slutanvändarna att känna igen sig i användargränssnitt som används på flera ställen.

I guiden "Den perfekta processen" får du tips om hur du kan hjälpa till att digitalisera processer i verksamheten. Ta tillvara på möjligheterna genom teknik och verktyg inom ett antal viktiga områden så som; IT, HR, Supply chain, ärendehantering. Få en inblick i vilka processer som präglar olika avdelningar på ett företag.

 

Ladda ner vår guide:  Den perfekta processen