<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">

5 områden att bemästra vid processförbättringar

Lästid: 9 minuter
  • Blogg
  • |
  • 5 områden att bemästra vid processförbättringar

processforbattring

Att förbättra sina processer på pappret med hjälp av Post-It lappar i ett konferensrum kan många gånger vara utmanande, men för det mesta genomförbart och i regel stimulerande. Men när man gjort sin kartläggning och dokumentation vad händer då, och hur går man från dokumenterade processer till implementerade dito?

 

Bakgrund

I årtionden har företag kartlagt sina processer. Drivkraften och skälen har varierat, ibland har det varit frågan om att på ett strukturerat sätt beskriva vad man faktiskt gör inom företaget och dess olika avdelningar. I andra fall kan det vara frågan om att beskriva nuläget och därefter hitta potentiella effektiviserings- eller kvalitetsförbättringar genom att utveckla sin processer till ett smartare börläge. En tredje och inte allt för ovanlig orsak kan vara att klara av en certifiering (ISO eller motsvarande). Oavsett orsak så finns en gemensam nämnare och det är att gå från det beskrivna läget till att faktiskt implementera och säkerställa att processerna blivit införda. Med implementerade processer menar vi processer som efterlevs d.v.s där medarbetaren förstår och agerar i enlighet med processen. Det är tyvärr allt för vanligt att processförändring och förbättringar slutar som som hyllvärmare, fysiska eller digitala, och arbetet fortgår precis på samma sätt det gjorde tidigare.

Vilka saker bör man då tänka på i samband med implementation av processer för att säkerställa att bli så framgångsrik som möjligt. Som CIO, IT chef eller medarbetare inom IT kan man naturligtvis inta olika förhållningssätt kring detta. Man kan vara reaktiv och svara på de krav som verksamheten lyfter fram, med risken att man inte själv kan påverka och bidra på ett värdeskapande sätt, eller så ser man det som en möjlighet att lyfta fram IT som en vital del i förändringsledning.

Nedan kommer jag belysa 5 olika områden som man bör bemästra för att på ett framgångsrikt sätt implementera en processförbättring.

1. Ledningens engagemang

I samband med all förändring så är ledningens engagemang av största vikt. Ledningens deltagande och engagemang visar dels att frågan är av stor betydelse vilket i regel innebär att det finns finansiella medel liksom tillgång till resurser i form medarbetares tid och annat som kan krävas. Att ha lednings stöd är också nödvändigt i samband med prioriteringar. Om stödet inte finns där och olika initiativ konkurrerar om resurser kan man i princip räkna med att andra saker, de som ledningen öppet stödjer, kommer att prioriteras framför det egna initiativet. Ur ett kommunikationsperspektiv är det också centralt med lednings stöd då ett sådant i regel leder till att medarbetarna förstår vikten av projektet.

 

2. Tydlighet kring anledning och mål

Det ligger nog i den mänskliga naturen att förstå varför vi gör saker och i vilket sammanhang vi agerar. Då man genomför en processförbättring gör man inte det för förändringens skull. Åtminstone borde det i alla fall förhålla sig på det sättet. Att tidigt fastställa vilka effekter man vill uppnå i och med införandet av processförbättringarna är av största vikt. Helst skall man kunna kvantifiera dessa effekter med hjälp av KPI:er där man sätter mål ur ett kort, medellångt och långsiktigt perspektiv. Hela poängen med en processförbättring är ju att förbättras, och hur skall man veta om man gjort detta om man inte mäter? Mål och mätetal blir också ett del i kommunikation liksom engagemanget från ledningen. Även om det är möjligt att lyfta fram den bakomliggande anledningen till en förändring utan både mål och mätetal blir det betydligt enklare om dessa finns på plats. Man kan också ifrågasätta varför förändringar skall genomföras om kvantifierade mål inte existerar.

 

3. Medarbetarnas involvering

Att involvera medarbetare är en viktig del i implementationsarbetet. Det finns en rad olika anledningar till varför detta  är en kritisk punkt. Medarbetarnas sitter i regel inne med mest kunskap om hur saker fungerar idag, vad som fungerar bra och vad som är mindre bra samt alla undantag från normalfallen. Dessutom kan ofta medarbetarna bidra med förändringar och förbättringar som de i sitt dagliga arbete identifierat men som av olika skäl inte införts.  Inte nog med att involvering är ett sätt att samla och sprida den djupa kunskap som finns, det är också en förutsättning för att genomföra implementationen så smidigt som möjligt. Har man fått vara med från dag 1, stött och blött olika alternativ och få göra sin röst hörd upplevs det inte som förändringarna kommer från någon annan. Kunskapen om förändringen är dessutom redan planterad varför implementation går mycket fortare och möts med en mycket högre acceptans.

 

4. En 80% fungerande process är tillräckligt bra

Huruvida 80 skall vara 80, 70 eller någon annan siffra är kanske av mindre betydelse. I en snabbt föränderlig värld blir det allt viktigare att komma igång med saker för att därefter korrigera och förbättra. Att teoretisk plocka fram det perfekta arbetssättet eller det perfekta systemet är förknippat med en rad risker. Ett exempel på en sådan risk är tid. Att definiera ett perfekt scenario där alla tänkbara varianter skall vägas in och där man samtidigt skall ta höjd för framtida behov är en grannlaga uppgift. Ett sådant arbetssätt kommer kräva resurser samt med största sannolikhet ta mycket kalendertid i anspråk. I en snabbföränderlig värld innebär kalendertid att förutsättningarna kan förändras och därmed utgångspunkten på vilken vi baserade vår perfekta modell. Med andra ord riskerar den perfekta modellen att bli fel. Förutom att vi riskerar att ha något felaktigt genom ett sådant angreppssätt finns det en stor risk att man under resans gång dragit på sig betydande kostnader som inte ger förväntad effekt. Att finna arbetssätt och systemlösning som är mer tillåtande för förändringar och där man snabbt kan testa och verifiera tänkbara arbetssätt och scenarios spar både tid och pengar.

 

5. Kommunikation, kommunikation och kommunikation

Tolkningsföreträdet ligger i betraktarens ögon eller öron om man så vill. Oavsett hur väl avsändaren av information tycker att hen formulerat sig och pedagogiskt beskrivit saker ligger tolkningen alltid hos mottagaren. Det är nog få av oss som hört talas om projekt och förändringsarbeten där det kommunicerats för mycket. Att redan från start sätt upp en tydlig plan kring hur kommunikationen skall ske, vilka olika intressentgrupper som finns, frekvens, media etc är oerhört viktigt för att nå framgång. Brister i kommunikation kan leda till rykten och skapa såväl oro som frustration. 

För att man på ett sätt skall förändra sina processer krävs med andra ord så mycket mer än teknologi. De 5 punkter jag lyft fram ovan är i praktiken detsamma oavsett processområde. Ofta får alla dessa 5 punkter stryka på foten till följd av resurserna (tid och pengar) fokuseras på IT stöd och att hålla tidplan i leveransen. Vill man säkerställa sin framgång på kort liksom lång sikt kan man dock inte förbise de punkter jag nämnt.

Vill du veta mer och få ytterligare kunskap så rekommenderar jag vår guide som du hittar nedan.

 

Ladda ner vår guide:  Sex steg till processförbättring