<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2016-10-04 | BPM

5 best practices för att upphandla BPM

Lästid: 5 minuter

Att upphandla nya IT-system och i synnerhet BPM eller low code plattformar är en konst i sig. I grunden så är BPM ett IT-system eller en applikation precis som ett CRM, ERP eller BI-system. Men det finns några skillnader. Kika gärna inom dessa punkter för att få tips om några områden ni inte vill missa.

 

Upphandling, oavsett om det handlar om it-system, konsulttjänster, mat, maskiner, väktarbolag eller entreprenad handlar om att minimera affärsmässig risk, samtidigt som chansen till framgång för verksamheten skall maximeras.

Track-record för IT-upphandlingar och projekt i stort har tyvärr en usel historik. -Nästan i klass med upphandling av diverse byggen och infrastrukturprojekt. Projekt tenderar att ta längre tid, och kosta mer pengar än planerat. Jag vill därför passa på att bjuda på en del tips som utgår ifrån andra parametrar än just tekniken. Flera studier visar på att allt mellan 40-90% av IT-projekt misslyckas med att nå sina mål, och större projekt tenderar att ha ännu sämre odds att lyckas. -  Så här kommer några tips på vägen.

 

1. Kravställ de tekniska kraven likt en vanlig IT-upphandling

När det gäller teknisk kravställning så är det viktigt att ni fångar upp frågor såsom säkerhet, interoperabilitet med er IT-miljö, användarvänlighet, driftsäkerhet och integrationsfrågor samt rent funktionella krav för det ni vill uppnå. Tips är att sätta dessa frågor på en hög, och inte allt för detaljerad nivå. Det perfekta underlaget går helt enkelt inte att skapa.

Ni kan också inspireras av hur Nacka kommun har infört en ny upphandlingsmodell där man satsar på att kravställa funktion istället för specifik teknik.  I den nya modellen så utgår man ifrån att det inte går att hitta en helhetsleverantör, utan att samarbete blir viktigare. 

2. Se till att fånga upp hela kostnadsbilden

Om vi knyter an till hela bakgrunden med att skapa en upphandling och kravspecifkation så handlar det om att minimera risk och maximera affärsnytta. Kostnadsbilden är därför viktigt för att kunna sätta i paritet med nyttodelen.  

Delar att uppskatta för kostnadsbilden:

  • Licens & abonnemangskostnader
  • Support, underhåll och uppdateringar
  • Implementering
  • Utbildning
  • Intern arbetstid som behöver avsättas till projektet
  • Förändringsledning
  • Kostnad för integrationer

3. Sätt upp tydliga mål både för intern införsäljning, förankring och förändringsledning

En stor del av misslyckade projekt och upphandlingar har sin bakgrund i bristande förändringsledning, men också mottagande i organisationen för att lyckas nå de uppsatta målen. Detta är något vi har sett hos branschen i stort, och ligger egentligen bakom hela vår satsning på den här bloggen "BPM & Digital transformering". Se även mer tips ifrån Annelie Svensson på IKEA här.

Underskatta inte betydelsen av att ni ska arbeta tillsammans med den upphandlade leverantören, vilket gör det viktigt att ert samarbete funkar och blir produktivit. Det är inte alltid som ni fungerar likadant, men se till att ni kan komplettera varandra. 

4. Tid till värde

Nyttan som projektet skall leverera (exempelvis besparing om 10MSEK/år eller ökad försäljning med 2-3%/år) är givetvis värd mer om det levereras i januari än december. Underskatta inte värdet av en förflyttning i tid för projektets framgång. Både för it-lösningen, men också för att få in nya arbetssättet.

Här kan ni kolla på flera faktorer hos leverantörerna:

  • Tillgänglighet av efterfrågade resurser
  • Införandemetodik - en agil ansats tenderar att gå snabbare
  • Hur väl produkten/tjänsten är anpassad till införandemetodiken
  • Komplexitet i uppdraget - Oförmåga att hantera projektets komplexitet

 

5. Kör ett antal provskott

BPM handlar inte bara om att modellera upp processer och sedan skapa digitala processer/ärendeflöden/applikationer - Det handlar i många fall om nya sätt att arbeta, att lyfta blicken och se att varje avdelning bidrar till att uppfylla ett kundönskemål. Detta är för många en transformation, en förändring som inte ska underskattas. 

För att hålla tekniken simpel och kunna lägga krutet vid förändringsledning så är rekommendationen att börja litet och sedan sprida det goda exemplet vidare.  Det blir därför viktigt att ni som kund har möjligheten att testa en eller ett antal BPM-leverantörer för att se hur det arbetssättet funkar. Det skall uppfattas kul och fartfyllt att arbeta tillsammans, och det får inte uppfattas för baktungt. Då kommer ni få svårt att få upp tempot

 

 

Boka en kostnadsfri demo med  en BPM-expert från Barium!

 

 

Do´s and Don´ts - en något humoristisk tolkning av hur man INTE ska göra