<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2021-04-29 | Automatisering

5 argument för att implementera Hyper Automation

Lästid: 8 minuter
  • Blogg
  • |
  • 5 argument för att implementera Hyper Automation

Hyper Automation är disciplin som sammankopplar tre olika tekniker - Robotic Process Automation (RPA), Artificiell Intelligens (AI) och Digital Process Automation (DPA). Ändamålet med disciplinen är att ta ett helhetsgrepp kring automatisering snarare än att fokusera på enskilda moment. 

För att enklare illustrera vad Hyper Automation kan innebära för ett företag kan det liknas med en visp för att vispa grädde. Ett företag som ännu inte tillämpar automation brottas ofta med manuella arbetssätt och ett informationskaos - de använder en traditionell manuell handvisp. När den manuella vispen ersätts med en elvisp tar det inte lång tid innan skillnaden mellan de båda verktygen synliggörs. Valet att gå tillbaka till handvispen är då avlägset. Lägg då till en timer som stoppar vispen när grädden är helt perfekt vispad och du har tillämpat det sista steget (AI).

Hyper Automation visp exempel

Så varför implementerar ledande företag dessa tre tekniker i kombination? Vad finns det för effekthemtagningar? 

 

1. Framtidssäkra arbetssätten 


Det senaste året har varit ett år som kommer förknippas starkt med förändring. Många företag och organisationer runtom i världen har fått se över sina rutiner och arbetssätt för att bemöta nya utmaningar och krav. Det kan handla om bland annat att fler handlar online och att det i sin tur lett till fler returer eller att hyperpersonalisering i både produktutveckling och försäljning. Oavsett så krävs det nya metoder och hjälpmedel för att vara konkurrenskraftig och ha en hög kundnöjdhet. Men det räcker inte att bara förenkla för kunden, det behöver genomsyra hela organisationen. Speciellt när Generation Z blir alltmer involverade i ledande roller och förväntar sig en viss standard vad gäller system och hjälpmedel på arbetsplatsen. 

Samtidigt har det öppnat upp ögonen hos de som tidigare ansett att status quo är tillräckligt. Det går inte längre att blunda för att förändringar kommer att fortsätta definiera och påverka vår vardag. Det svåra är att förutse när nästa stora förändring eller katalysator inträffar och vad det är. 

Några exempel på hur Hyper Automation framtidssäkrar arbetssätt:

  • Det skapar en tydlig och överskådlig struktur för hur processen är formad.  
  • Det minskar personberoendet och istället för att kompetensen ligger hos individen finns det digitala och automatiserade flöden som driver arbetet framåt. 
  • Det underlättar tvärfunktionellt arbete där varje avdelning kan se och påverka sin del i flödet.

 

2. Automatisera från start till slut 


Ett alternativ är att implementera taktisk automatisering, det kan liknas med mindre punktinsatser och oftast mer reaktiv implementation. Det kan till exempel vara ett arbetsflöde som under en längre tid har plågat medarbetare. Efter ett par mindre punktinsatser förvandlas delar av processen som tidigare legat grund till frustration mer moderna och effektiva. 

Det andra alternativet är att ta ett mer holistiskt angreppssätt som kallas strategisk automatisering. Istället för att vara reaktiva och släcka bränder tillämpas här en proaktiv metod med ett större helhetsperspektiv. Från manuella eller delvis automatiserade arbetssätt till helt automatiserade ways of working. 

Strategisk automatisering handlar även om att lyfta frågan brett i hela organisationen och inte bara utgå från specifika avdelningar eller individer. Det är ett sätt att skapa samsyn kring hur organisationen ska röra sig framåt och utveckla befintliga ways of working. 

 

3. Ökad visibilitet

I exemplen ovan tar taktisk automatisering ofta ett mindre grepp kring hur automatiseringsarbetet ska genomföras. Vanligt är då att det är fragment av av hela processer som digitaliseras eller automatiseras. Risken är då att medarbetare börjar improvisera andra delar av arbetsflödet. Detta försvårar såklart uppföljning av arbetet i stort då det inte finns en gemensam nämnare som skapar harmoniska ways of working. 

Med en sammanhållen systemmiljö där olika discipliner kommunicerar med varandra är det avsevärt mycket enklare att mäta och följa upp och så vis identifiera förbättringspunkter. 

En reklamationsprocess till exempel innefattar flera steg. Traditionellt så har företagen fokuserat på att underlätta och facilitera för kunden vilket har lett till att många företag, kanske framförallt manufacturing retail hybrids (företag som både tillverkar och säljer produkter), hamnat efter vad gäller den interna hanteringen. Från att en kund skickar tillbaka en vara behöver det även utredas saker som:

  • Varför skickar kunden tillbaka varan?
  • Hur ska kunden kompenseras?
  • När kommer varan tillbaka? 
  • Är det ett återkommande problem med en specifik produkt? 
  • Vad ska hända med själva varan?

Alla dessa saker skapar olika datapunkter som kan fungera som ett beslutsstöd framgent. Utan en sammanhållen process och automatiserade tekniker kommer det i bästa fall innebära enormt mycket arbete att sammanställa och analysera all data, i de flesta fall en total avsaknad av uppföljning och enorma mängder svinn. 

 

4. Flexibilitet för att bemöta disruptiva händelser

Om det är något som vi alla blivit smärtsamt varse om på senare tid så är det att vi behöver vara snabbfotade och flexibla för att bemöta disruptiva händelser som kastar om vardagen på bara några timmar. Det handla om vulkanutbrott som stoppar all form av flygtrafik, eller ett skepp som ställer sig på snedden och blockerar Suezkanalen och en global pandemi. 

För att snabbt kunna ställa om krävs även en god kännedom om rådande ways of working så att omställningsarbetet kan underlättas. Om omstruktureringens första steg är att kartlägga arbetssätten är det som att hamna på bakfoten direkt - Det praktiskt taget äter dyrbar tid och risken att andra aktörer som agerar snabbare vinner värdefulla kunder är stor.

Med hjälp av automatiserade hjälpmedel och tydligt strukturerade ways of working blir steget dock inte lika långt. Värdefulla datapunkter kan identifiera förbättringspunkter som via AI kan ske helt automatiskt. Om en spak vrids om här, så borde även en annan spak vridas om där. Det beslutsstödet i en mer omfattande omställning kan vara skillnaden mellan att få ett försprång mot konkurrenterna gentemot att hamna på efterkälken. 

 

5. Frigör tid till innovation

Administrativa, manuella och improviserade arbetsuppgifter är för de flesta en del av vardagen. Skulle vi kunna eliminera hälften av dessa finns det enorma tidsbesparingar att hämta hem. Sedan finns det en fin balansgång att ta, kommer det innebära att medarbetare får fler uppgifter på sitt bord eller kommer den tiden kunna användas till innovation. Att medarbetare får mer tid över till värdeskapande aktiviteter är inte bara postivt för företaget, det är en motiverande faktor för individen som istället för att arbeta med mer administrativa uppgifter kan vara med och bidra på riktigt. 

 

 



Är du nyfiken på att läsa mer om Process Automation och hur ni går tillväga för att implementera det? Här har vi samlat de mest fundamentala verktygen för er att ha med i verktygslådan för att verkligen lyckas.