<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2017-01-03 | BPM, IT

4 saker att beakta när man skall optimera IT-miljön för ökad förändringstakt

Lästid: 8 minuter

 oka-forandringstakt

Att bygga och köpa lösningar som är kostnadseffektiva har under flera årtionden varit IT avdelningens huvudsakliga fokus. Naturligtvis har detta gjorts med utgångspunkten i att verksamheten får det man efterfrågar men näst därefter har driftskostnader, stabilitet och standards varit ledord. Flexibilitet, snabbhet och agilitet för slutanvändarna har mycket sällan lyfts fram som argument vid urval och i de fall så skett har det ofta varit som lågt prioriterade områden.

 

I en tid när "time to market" blir ett allt mer centralt begrepp måste man våga ifrågasätta sina gamla sanningar, inte för att dessa nödvändigt behöver vara fel men för att undvika att man sitter kvar i ett läge som gör att man inte hänger med sin omgivning. I detta inlägg kommer jag lyfta fram fyra områden som man bör beakta när man optimerar sin IT miljö. Fyra områden som säkerställer att man kan öka takten i sitt förändringsarbete utifrån ett IT perspektiv.

1. Dags för IT-avdelningen att identifiera sina "kundpersonas"

Inom en rad olika områden, inte minst inom utveckling, sälj och marknadsföring, pratas det om personas och vikten av att förstå sina personas det vill säga sin målgrupp och inte bara som kollektiv utan uppdelad i de relevanta undergrupper som finns. I en värld när allt förändras snabbare behöver IT avdelningen arbeta mer proaktivt om inte annat för att hantera eventuell Shadow-IT. För att lyckas med detta proaktiva arbete gäller det för IT avdelningen att förstå verksamhetens utmaningar i dagsläget men även de trender som är på gång och detta för de olika personas som finns inom den egna organisationen, men också vilka personas som företaget har som slutkunder. Med det som utgångspunkt kan man skapa en IT strategi på kort och lång sikt och göra sina arkitektuella val baserat på detta och därigenom optimera IT för stunden men också se hur den kan och måste förändras över tid det vill säga skapa den agilitet som är nödvändig. Det är med andra ord kanske dags för marknadsförare inom IT avdelningen?

2. Tagga system utifrån snabbhet och förändringsbarhet 

Det fanns en tid när det fullständiga IT landskapet hos en organisation endast var känt av ett fåtal och då inte som helhet utan som olika delområden. Kunskapen var ofta personberoende och delades liksom sagor och folkmusik genom muntlig tradition. I dag har de flesta organisationer en god överblick över sitt IT landskap antingen med hjälp av ett EA system eller dokumenterat på annat sätt. De är i regel inte bara enskilda system som beskrivs utan även integrationer och informationsflöden mellan system. Vad som ofta saknas är information om enskilda systems flexibilitet och förändringsbarhet. Fakta som redogör för hur system förändras, hur lång tid det tar i normalfallet, hur frekvent systemet behöver förändras och vad som är de bakomliggande orsakerna till förändringarna t.ex tekniska förändringar, krav på effektivisering, förändringar drivna av marknaden och så vidare. Om den informationen finns på plats blir det lättare att respondera på verksamhetens krav och förväntningar men också se vilka delar av arkitekturen som utgör "maratonsystem" eller "sprintersystem" i enlighet med den bimodala teorin. Genom denna typ av taggning skulle man snabbt identifiera om man har trögrörliga system inom områden som kräver snabb förändringstakt som t.ex drivs av marknaden.

3. Styr IT så att IT optimeras för verksamheten och inte för IT-avdelningen

Genom åren har jag kommit i kontakt med företag och organisationer där IT avdelningen i främsta hand försökt optimera IT landskapet så det skall vara optimalt för IT avdelningen. Under dessa förutsättningar blir naturligtvis kostnader och stabilitet det som står i fokus. IT avdelningen är inte alltid själva ansvariga för att man arbetar på detta sätt. Det är snarare en konsekvens av de KPI man valt att styra IT på. Den gamla klyschan "det som mäts blir gjort" gäller även här. Om man istället kompletterade med ett antal andra KPI såsom verksamhetsnöjdhet, tid för systemförändring, tid till ny lösning, antal innovationer/förbättringar som bidrar till verksamheten, skulle man säkert få ett helt annat fokus och prioriteringar. De nämnda KPI:erna är inte helt ovanliga att ha med om man "outsourcar" delar av IT avdelningen. Att man använder dom internt är dock ytterst ovanligt. I de fall man har en IT avdelning  som vill arbeta proaktivt och innovativt men inte har det med bland KPI:erna är risken snarare större att man blir straffad eftersom man kan få utmaningar med de traditionella KPIerna. En effektivare och mer adekvat styrning av IT har stor påverkan på förändringsförmågan och graden av optimering.

4. Anskaffa pusselbitar - verktyg eller plattformar - för att optimera IT och samtidigt hantera förändringsbarhet

Ett nytt synsätt på vad som är ett optimerat IT (mer bimodalt) ställer krav på verktygen och innebär till och med att man kanske bör och måste komplettera sin arkitektur med verktyg och plattformar med andra typer av förmågor. Optimera betyder inte per definition att vi har färre system utan att vi har optimala förmågor och funktioner vilket i sin tur styr vilken typ och antal system som krävs. Är förändringbarhet inom vissa områden av verksamheten prioriterat - är det optimalt om verksamheten har den typen av lösningar som besitter den typen av förmågor. Barium Live är en sådan plattform - en plattform som är agil och enkel att förändra in din takt som verksamheten stöter på nya behov drivna av marknaden, regelverk eller andra typ av funktioner. Snabbhet och enkelhet borgar också för att det inte är ett motsatsförhållande mellan förändringsbart och kostnadseffektivt. 

Sammanfattning

När man skall optimera sin IT-miljö är det av största vikt att inte bara fokusera på kostnader. I dagens samhälle är ett optimalt, dvs väl fungerande, IT-landskap av största vikt för att en organisation skall vara effektiv och ha en god konkurrenskraft. Att ha god kunskap om verksamhetens behov, rätt incitament för IT avdelningen, rätt information om respektive system samt rätt verktyg på plats är alla delar som bidrar till att skapa en optimerad IT-miljö som kan hantera förändringar. Vill du veta mer hur vi på Barium kan bidra till er optimerad miljö så boka ett möte med oss.

 

Boka din demo