3 tips för att ta dig från nuläge till önskat läge vid processförbättring

Lästid: 4 minuter
  • Blogg
  • |
  • 3 tips för att ta dig från nuläge till önskat läge vid processförbättring

as-is-to-be-faster

I många sammanhang när man pratar om processmodellering och processförbättring så är det vanligt att definiera ett nuläge, ett så kallat "As-Is" läge. Därefter definieras och modelleras ett "To-Be" läge där projekts uppdrag blir att förflytta verksamheten till det nya förbättrade och önskade läget. Den här förflyttningen är inte alltid helt lätt, men det finns en del goda råd på vägen. 

Oavsett om vi väljer att kalla förflyttningen ifrån nuläge till börläge eller As-Is till To-Be så handlar det om att förändra beteende, arbetssätt och systemstöd. Här kommer därför tre tips för er som jobbar med processförbättring för att förbättra verksamheter med stöd av IT.

Visualisera förflyttningen

Utan att göra anspråk på att vara en uttömmande guide för hur processförbättringsarbete kan gå till så vill jag här ge en kort summering på viktiga punkter att få med i förändringsarbetet. Först ut gäller att definiera nuläget. Det som ofta kallas "As-Is":

  • Ta reda på nuläget med hjälp av workshops, post-it lappar och brunpapper
  • Visualisera processen i ett digitalt processverktyg
  • Diagnostisera och identifiera problem och flaskhalsar
  • Ta fram idéer på lösningar, kopplade till verksamhetsmål

Med hjälp av insikterna, involvera verksamheten och identifiera flaskhalsar, problem och förändringar som måste göras för att uppnå verksamhetsmålen. Hör gärna ytterligare tips i videointervjun med Sofie Ljung på VGR IT.

Definiera ert nya önskade läget, det så kallade to-be läget och visualisera värdet av förflyttningen. Skapa en vision av målbilden.

  • Publicera den nya processen och arbetssättet med ett digitalt processverktyg
  • Skapa en prototyp av det IT-stöd som skall förankra och effektivisera det nya arbetssättet

Arbeta med förändringsledning

Att införandet av nya arbetssätt och processer kräver förändring i IT-landskapet är sällan en nyhet för dagens IT-chefer och digitala ledare. Men det som fortfarande glöms bort eller utförs med bristande kvalitet är just förändringsledningen.

Det är viktigt att inse att det inte räcker med en fläckfri implementation eller smarta funktioner för att få med verksamheten på spåret.

Vi har exempelvis tagit fram ett kostnadsfritt white paper "Så driver du som IT-chef förändring" där ni kan få tips som gör er till en bättre förändringsledare, men det finns även mängder med kurser, utbildningar, interna resurser och konsulter som kan vara behjälpliga. 

Stötta användarna med ett digitalt processtöd

Förställ er att ni har lyckats visualisera ett nytt önskat läge, ni har evangeliserat och förankrat resan hos era medarbetare och ni har etablerat en "sense of urgency" internt. Men när måndag morgon närmar sig, så ser IT-systemet och deras verktyg likadana ut, och det blir snabbt en suck - och vi återgår raskt tillbaka in i gamla hjulspår.

Här är det därför viktigt att med alla medel underlätta resan in i det nya arbetssättet genom att tillhandahålla ett användarvänligt IT-stöd som håller användarna i handen och leder in dem på rätt spår. På så vis kan vi säkerställa att slutanvändare jobbar enligt den tilltänkta processen med förväntat kvalité och spårbarhet.

För ytterligare tips i den ädla konsten att förbättra processer så rekommenderar jag vår guide i PDF-format med titeln: IT-chefens sex steg till processförbättring.

Guide: 6 steg till processförbättring