<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=463105&amp;fmt=gif">
2017-04-04 | HR

3 bortglömda områden där HR-avdelningen kan digitaliseras

Lästid: 7 minuter
  • Blogg
  • |
  • 3 bortglömda områden där HR-avdelningen kan digitaliseras

 

Den gamla personalavdelningen har under flera år stöpts om till att bli allt mer strategisk med ett tydligare fokus på de affärsstödjande aktiviteterna. Idag talar vi om Human Resources, HR Business Partners och Head of Culture – men det är mer än bara smink. Idag ska HR bidra till företagets förmåga att attrahera kompetent personal, utveckla befintliga medarbetare, jobba med organisationsförändringar och även eventuella avvecklingar.

Nytt ansvarsområde för HR-avdelningen

Human Resources har positionerat sig som en värdeskapande funktion men frågan är ifall företagen har gjort de nödvändiga förbättringar som krävs när det gäller processer och arbetssätt. Nu när det samtidigt finns press kring digitalisering så skapas en fin möjlighet att slå två flugor i en smäll.

Med ett utökat ansvarsområde, som sträcker sig in över funktionsgränser så ökar kraven på att hitta nya smarta sätt att arbeta. Jag tänkte därför bjuda på ett antal områden där både nya arbetssätt och teknik kan kombineras för att skapa en vassare funktion.

1. Hantering av kandidater som inte fick jobbet

Företag och organisationer lägger ner enorma resurser för attrahera talanger, bygga varumärke och förtroende hos potentiella arbetssökande. Tid läggs på att identifiera kompetens, personlighet, intressen och nätverk i vilka vi kan finna framtida talanger.

Att då ta hand om samtliga kandidater blir otroligt viktigt, även de som inte fick den aktuella tjänsten. I de allra flesta fallen så är det trots allt de som fick nej som är i absolut majoritet. I en tid där digitalisering och sociala medier sprider nyheter (och gärna med dålig smak) i ett rasande tempo så blir det viktigt att sköta detta på ett bra sätt.

På HR-bloggen kunde vi exempelvis läsa att hanteringen av kandidater är ett mycket viktigt område, och det är tyvärr allt för få företag som fokuserat på processen som hanterar de personer som inte får tjänsten. I boken Happy Talent: rekrytering som marknadsföring (Daxberg & Wijkström) uppmärksammas att de som vi ett tillfälle fått ett nej vid en jobbansökan ytterst sällan söker andra tjänster på samma bolag. Detta trots att kandidaten kan ha varit ytterst nära att få den första tjänsten som man valde att söka.

Här finns en uppenbar risk, men också möjlighet att genomföra förbättringar med nya arbetssätt och digitala verktyg som ser till att processer och rutiner efterlevs.

En kvalitativ hantering av dessa kandidater kommer förbättra ert anseende, men kan samtidigt sänka kostnader för rekrytering över tid.

2. Från behov – till ny medarbetare på plats

För personalintensiva och rekryteringstunga arbetsplatser så kan det vara en tung arbetsbörda att administrera och stötta linjechefer med rekrytering. För många chefer så är rekrytering något som sker ganska sällan, och där rutiner och processer inte alltid ligger nära till hands. Detta leder till ett tungt och omständigt arbete som involverar ett stort antal personer.

Till en början kan det handla om att definiera behovsbild, få okej på budget, kolla av ifall det finns intern personal som skall flyttas, fackregler, omställningar, externa eller interna rekryteringsresurser osv. Många skall involveras, och behov av stöd varierar mellan olika personer och roller.

När väl en ny medarbetare har hittats så gäller det att ge bästa möjliga förutsättningar för att dessa personer ska kunna lyckas i sin nya roll. När anställningsavtalet är påkritat så börjar resan med att få ombord den nya kollegan. Arbetssätt och processer kan ibland vara bristfälliga, och tillsammans med eftersatt systemstöd så blir detta ofta en manuell process där saker ofta trillar mellan stolarna.

Nya medarbetare som inte känner sig väl bemötta, eller som saknar access till viktiga system kommer inte kunna vara produktiva.

Intresserad av hur ni kan digitalisera era processer och
skapa användarvänliga applikationer till er verksamhet?
Boka in en kostnadsfri demo av vårt verktyg redan idag!

3. Kompetensutveckling med självskattning

För att säkerställa att personalen har rätt kompetens så är det viktigt att kontinuerligt stämma av var medarbetarna står samt att säkerställa deras fortsatta kompetensutveckling. Utvecklingssamtal i all ära, men de brukar ofta ha en något annan och bredare karaktär. Där medarbetarskap, ledarskap och privatliv kan tas upp för att få en helhetsbild kring den anställde.

Kompetensutveckling däremot är lite mer rakt på sak – vilka kompetenser och förmågor innehar den anställde? Vad finns för förväntan ifrån er som arbetsgivare? På den här punkten brukar företag och organisationer skilja sig väldigt mycket – en del har avancerade systemstöd, en del har välutvecklade kompetensdagar och en del jobbar med detta löpande.

Men jag skulle vilja påstå att väldigt många inte gör något alls. Genom att införa en regelbunden kompetensutveckling med avstämningspunkter så skapas förutsättningar för att jobba med frågan. Om ni inte har ett systemstöd för ändamålet så är det ett första bra steg att ta.

Sammanfattning

Här bjuds på tre konkreta områden där nya arbetssätt i kombination med systemstöd kan bidra till det många kallar digital transformering. Digitalisering och verksamhetsutveckling i kombination som det är tänkt.

Här kan du läsa mer om arbetssätt och systemstöd som hjälper dig att förverkliga den digitala HR-avdelningen.

Att förbättra verksamheten med digitalt stöd

Som du vet finns processer överallt, i alla företag och organisationer. Allt arbete som utförs på ert företag ingår i en mer eller mindre specifik process och företagets verksamhet byggs av processer.

Det kan handla om allt från hur en besökare tas emot i receptionen till hur tjänster och/eller produkter utvecklas, supporteras och levereras mot kund. Därför finns en stor vinstpotential för företag i och med förbättringar av en eller flera processer. Både inom hårda och mjuka områden.

För att hjälpa er mot dessa förbättringar har vi skrivit ihop en nätt guide: Sex steg till processförbättring. Ladda ner och ta del av våra steg-för-steg-tips!

Guide: 6 steg till processförbättring

 

Edit: Bloggartiklen är en omskrivning från orginartikeln som publicerades 2016 med fokus på IT-chefen